Checklist pour organiser une sortie escape room

Une sortie escape room réussie repose autant sur l’organisation que sur le jeu lui-même. Il faut réserver la salle et le restaurant assez tôt, connaître les allergies, répartir les participants et prévoir le trajet entre les lieux. Le jour venu, une liste imprimée, des cartes d’équipe et un accueil bien préparé évitent les retards. Cette checklist vous accompagne des premières invitations au dernier contrôle du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver une escape room
Réserver le restaurant
Répartir les participants
2 personnes
Définir l’itinéraire et les temps de trajet
Vérifier l’accessibilité
Recueillir les contacts d'urgence
Définir les frais et le mode de paiement
Vérifier les confirmations
Imprimer la liste des participants
Préparer les cartes d’équipe
Créer des étiquettes nominatives
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Composer les sachets de snacks
2 personnes
Recharger les batteries externes
Envoyer le dernier rappel
Emballer le matériel
2 personnes
Préparer le point de départ
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
2 personnes
Enregistrer la présence
Présenter le programme
Distribuer les sachets de snacks
2 personnes
Se rendre à l’escape room
3 personnes
Inscrire les groupes
Faire l’escape room
2 personnes
Prendre une photo de groupe
Se rendre au restaurant
3 personnes
Transmettre les besoins alimentaires
Encadrer le dîner
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Se rendre au point de départ
3 personnes
Échanger de façon informelle
2 personnes

Suivi

Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le point de départ
2 personnes
Déballer le matériel
Vérifier les stocks de courses
Traiter les frais
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Bureau

Liste des participantsqté 2
Itinéraires imprimésqté 6
Confirmations de réservation impriméesqté 4
Étiquettes nominativesqté 15
Stylos à billeqté 15
Marqueursqté 4
Presse-papiersqté 3
Enveloppesqté 15
Cartes d’équipeqté 4
Ruban adhésifqté 2
Ciseauxqté 2

Catering

Gobelets réutilisablesqté 20
Bouteilles isothermesqté 2
Glacièresqté 2
Pains de glaceqté 6
Barquettes à snacksqté 15
Porte-serviettesqté 2
Courses

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 20
Couverts réutilisablesqté 20

Équipement

Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Chargeurs USBqté 3

Transport

Sacs de transportqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours

Nettoyage

Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 6
Poubellesqté 2

Conseils

Réservez l’escape room et le restaurant dès que la date est fixée. Pour un groupe de 10 à 20 personnes, prévoyez au moins 3 à 4 semaines afin de trouver des créneaux compatibles.
Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant la sortie. Demandez en même temps les besoins alimentaires, les contacts d’urgence et le mode de paiement choisi.
Calculez l’itinéraire avec une marge d’au moins 20 minutes avant l’heure de réservation. Envoyez le point de rendez-vous, les temps de trajet et le programme dans le dernier rappel.
Préparez les équipes et les étiquettes nominatives la veille, puis imprimez la liste des participants et les confirmations de réservation. Gardez ces documents dans une enveloppe facilement accessible au point de départ.
Refroidissez les boissons au moins 6 heures à l’avance et chargez les batteries externes la veille. Répartissez les snacks dans les barquettes avant le départ pour ne pas perdre de temps entre deux activités.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance réserver une escape room pour un groupe ?: Réservez idéalement 3 à 4 semaines à l’avance pour un groupe. Prévoyez davantage de délai si vous avez besoin de plusieurs salles ou d’un horaire précis.
Quand envoyer les invitations pour une sortie escape room ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez la date limite de réponse 10 à 14 jours avant la sortie, afin de confirmer les équipes, le repas et le paiement.
Combien de temps prévoir entre l’escape room et le restaurant ?: Ajoutez au moins 20 minutes au temps de trajet annoncé, puis prévoyez 15 minutes pour réunir le groupe et quitter la salle. Pour un trajet de 15 minutes, bloquez donc environ 50 minutes au total.
Que préparer la veille d’une sortie escape room ?: La veille, imprimez la liste des participants, les itinéraires et les réservations, préparez les cartes d’équipe et les badges, chargez les batteries externes et refroidissez les boissons. Comptez 30 à 45 minutes pour ce contrôle final.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.