Checklist para una salida a una escape room sin imprevistos
Una salida a una escape room necesita más coordinación de la que parece: hay que cuadrar horarios, formar equipos y llegar a tiempo a la reserva. Esta checklist reúne la preparación desde las invitaciones hasta la recepción del grupo. Incluye también lo que suele quedarse para el último momento, como confirmar restricciones alimentarias, cargar las baterías externas o llevar impresas las indicaciones. Sigue el plan por orden y tendrás controlados participantes, costes, comida y desplazamientos.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar sala de escape
Reservar restaurante
Asignar participantes
2 personas
Determinar la ruta y los tiempos de viaje
Comprobar la accesibilidad
Recopilar contactos de emergencia
Registrar los costes y la forma de pago
Comprobar confirmaciones
Imprimir la lista de participantes
Preparar tarjetas del equipo
Hacer etiquetas con nombres
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
Preparar las bolsas de snack
2 personas
Cargar los powerbanks
Enviar el recordatorio final
Empaquetar materiales
2 personas
Preparar el punto de salida
2 personas
Evento
Recepción de participantes
2 personas
Registrar la asistencia
Presentar el programa
Repartir bolsas de snacks
2 personas
Viajar a la escape room
3 personas
Inscribir a los grupos
Jugar a la escape room
2 personas
Hacer una foto de grupo
Viajar al restaurante
3 personas
Comunicar necesidades dietéticas
Coordinar la cena
2 personas
Rellenar las bebidas
Viajar al punto de partida
3 personas
Charla informal después del evento
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
2 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar el punto de salida
2 personas
Desembalar los materiales
Comprobar el inventario de compras
Gestionar los gastos
Devolver los objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Oficina
- Lista de participantescant. 2
- Indicaciones impresas de rutacant. 6
- Confirmaciones de reserva impresascant. 4
- Etiquetas con nombrescant. 15
- Bolígrafoscant. 15
- Rotuladores fosforescentescant. 4
- Portapapelescant. 3
- Sobrescant. 15
- Tarjetas de equipocant. 4
- Cinta adhesivacant. 2
- Tijerascant. 2
Catering
- Vasos reutilizablescant. 20
- Botellas térmicascant. 2
- Neveras portátilescant. 2
- Acumuladores de fríocant. 6
- Bandejas para snackscant. 15
- Porta servilletascant. 2
- Compras
Vajilla
- Platos reutilizablescant. 20
- Cubiertos reutilizablescant. 20
Equipo
- Baterías externascant. 4
- Cables de cargacant. 6
- Cargadores USBcant. 3
Transporte
- Bolsas de manocant. 6
Seguridad
- Botiquín de primeros auxilios
Limpieza
- Paños de limpieza reutilizablescant. 6
- Papeleracant. 2
Consejos
- Cierra la reserva de la escape room y la del restaurante antes de enviar las invitaciones. Deja entre 20 y 30 minutos de margen entre el final previsto de la actividad y la hora de la mesa, especialmente si el grupo debe desplazarse.
- Pide las confirmaciones y las preferencias dietéticas con al menos 7 días de antelación. Con esa información puedes asignar participantes a los equipos y preparar las bolsas de snacks sin improvisar compras el mismo día.
- Calcula la ruta completa, incluidos los desplazamientos a pie y el tiempo para encontrar la entrada. Envía las indicaciones finales 24 horas antes y lleva una copia impresa para quien se quede sin batería o pierda la conexión.
- Prepara las tarjetas de equipo, las etiquetas con nombres y la lista de participantes el día anterior. Imprime también las confirmaciones de reserva y lleva bolígrafos, rotuladores y portapapeles para registrar la asistencia rápidamente.
- Enfría las bebidas y carga las baterías externas la víspera. Guarda snacks, vasos reutilizables, botiquín y materiales en bolsas separadas; así la recepción no se retrasa buscando cosas cuando lleguen los participantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que reservar una escape room para un grupo?
- Para un grupo, reserva con al menos 2 o 3 semanas de antelación. Si necesitas varias salas o una fecha muy solicitada, intenta cerrarlo 4 semanas antes para poder asignar equipos y confirmar el restaurante.
- ¿Cuándo hay que enviar el recordatorio final de una salida a una escape room?
- Envíalo entre 24 y 48 horas antes. Incluye la hora de salida, el punto de encuentro, la ruta, la duración aproximada, el restaurante y cualquier instrucción sobre pagos o equipaje.
- ¿Cuánto tiempo hay que dejar entre la escape room y el restaurante?
- Deja un margen mínimo de 20 minutos si el restaurante está cerca y de 30 a 45 minutos si hay que desplazarse. Ese tiempo cubre retrasos, fotos, el recuento del grupo y la llegada de participantes que salgan más tarde.
- ¿Cuándo se debe cerrar la lista de participantes?
- Cierra la lista entre 3 y 5 días antes de la actividad. Después de ese momento, comprueba las reservas, ajusta los equipos, registra los costes y prepara la lista impresa para la recepción.
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