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Escape-Room-Ausflug organisieren: die praktische Checkliste

Ein Escape-Room-Ausflug steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Reservierung muss zur Gruppengröße passen, Teams müssen rechtzeitig feststehen und alle müssen den Startpunkt finden. Plane außerdem Restaurant, Anreise und Ernährungswünsche, bevor die letzten Tage beginnen. Am Veranstaltungstag helfen gedruckte Bestätigungen, Namensschilder und geladene Powerbanks dabei, Verzögerungen zu vermeiden. Diese Checkliste führt dich in der richtigen Reihenfolge durch die Organisation.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Escape Room reservieren

  • Restaurant reservieren

  • Teilnehmer einteilen

    2 Personen

  • Route und Reisezeiten festlegen

  • Barrierefreiheit prüfen

  • Notfallkontakte sammeln

  • Kosten und Zahlungsweise festlegen

  • Bestätigungen prüfen

  • Teilnehmerliste ausdrucken

  • Teamkarten vorbereiten

  • Namensschilder erstellen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

  • Snacktüten zusammenstellen

    2 Personen

  • Powerbanks aufladen

  • Letzte Erinnerung versenden

  • Materialien einpacken

    2 Personen

  • Startpunkt vorbereiten

    2 Personen

Event

  • Teilnehmende empfangen

    2 Personen

  • Anwesenheit erfassen

  • Programm vorstellen

  • Snackbeutel verteilen

    2 Personen

  • Zum Escape Room fahren

    3 Personen

  • Gruppen anmelden

  • Escape Room spielen

    2 Personen

  • Gruppenfoto machen

  • Zum Restaurant reisen

    3 Personen

  • Diätwünsche weitergeben

  • Dinner begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

  • Zum Startpunkt fahren

    3 Personen

  • Informell nach der Veranstaltung plaudern

    2 Personen

Nachbereitung

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Abfahrtsort reinigen

    2 Personen

  • Materialien auspacken

  • Einkaufsbestand prüfen

  • Ausgaben abrechnen

  • Fundsachen zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Büro

  • TeilnehmerlisteAnz. 2
  • Gedruckte WegbeschreibungenAnz. 6
  • Gedruckte BuchungsbestätigungenAnz. 4
  • NamensschilderAnz. 15
  • KugelschreiberAnz. 15
  • MarkerAnz. 4
  • KlemmbretterAnz. 3
  • UmschlägeAnz. 15
  • TeamkartenAnz. 4
  • KlebebandAnz. 2
  • SchereAnz. 2

Catering

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 20
  • ThermosflaschenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 2
  • KühlelementeAnz. 6
  • SnackschalenAnz. 15
  • ServiettenhalterAnz. 2
  • Einkäufe

Geschirr

  • Mehrweg-TellerAnz. 20
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 20

Ausstattung

  • PowerbanksAnz. 4
  • LadekabelAnz. 6
  • USB-LadegeräteAnz. 3

Transport

  • TragetaschenAnz. 6

Sicherheit

  • Erste-Hilfe-Set

Reinigung

  • Wiederverwendbare ReinigungstücherAnz. 6
  • AbfallbehälterAnz. 2

Tipps

  • Reserviere den Escape Room frühzeitig und bestätige die genaue Gruppengröße spätestens 7 Tage vorher. Prüfe dabei auch, ob mehrere Räume parallel gebucht werden müssen.
  • Teile die Teilnehmenden spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Ausflug in Teams ein und verschicke die Teamkarten nicht erst am Treffpunkt. So lassen sich Wünsche und Änderungen noch berücksichtigen.
  • Plane für Anreise und Orientierung mindestens 15 Minuten Puffer vor Beginn ein. Gedruckte Wegbeschreibungen und Buchungsbestätigungen sind hilfreich, falls unterwegs der Akku oder der Empfang ausfällt.
  • Erfasse Ernährungswünsche zusammen mit der Anmeldung und reserviere das Restaurant erst, wenn die Teilnehmerzahl möglichst feststeht. Für Snacks und Getränke solltest du pro Person mindestens eine Portion und einen Trinkbecher einplanen.
  • Lade Powerbanks und alle benötigten Geräte am Vorabend vollständig auf. Packe außerdem Teilnehmerliste, Notfallkontakte und Erste-Hilfe-Set gemeinsam ein, statt sie am Startpunkt zusammensuchen zu müssen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Escape-Room-Ausflug reservieren?
Reserviere den Escape Room möglichst 2 bis 4 Wochen vorher, bei größeren Gruppen noch früher. Spätestens 7 Tage vor dem Termin solltest du die Teilnehmerzahl und die gebuchten Räume bestätigen.
Wann sollte man die Teams für den Escape Room einteilen?
Teile die Teams 2 bis 3 Tage vor dem Ausflug ein. Dann kannst du Absagen, Ernährungswünsche und besondere Anforderungen noch in die Planung einarbeiten.
Wie viel Zeit sollte man für die Anreise zum Escape Room einplanen?
Plane zusätzlich zur eigentlichen Fahrzeit mindestens 15 Minuten Puffer ein. Die Gruppe sollte 10 bis 15 Minuten vor dem gebuchten Beginn am Treffpunkt eintreffen.
Was muss man am Tag des Escape-Room-Ausflugs dabeihaben?
Nimm Teilnehmerliste, Buchungsbestätigungen, Wegbeschreibungen, Namensschilder, Teamkarten und geladene Powerbanks mit. Ein kleines Erste-Hilfe-Set sowie Snacks und Getränke verhindern zusätzliche Unterbrechungen.

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