Organiser une sortie d’entreprise, étape par étape

Une sortie d’entreprise se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme une journée conviviale. Commencez par fixer le nombre de participants et leurs contraintes, avant de réserver le bus, le lieu, la visite et le restaurant. Le programme doit tenir compte des temps de trajet et des repas, pas seulement des activités. Les dernières vérifications concernent les badges, les listes, les repas spéciaux, le matériel et les informations envoyées aux participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer l’invitation
2
Ouvrir les inscriptions
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Recueillir les contacts d'urgence
6
Établir la liste des participants
7
Réserver un bus
8
Réserver le lieu de l'excursion
9
Réserver une visite guidée
10
Réserver le restaurant
11
Vérifier l'itinéraire et le temps de trajet
12
Élaborer le programme
13
Fixer le point de rassemblement
14
Envoyer les informations de transport
15
Mettre à jour la liste des participants
16
Confirmer la commande du déjeuner
17
Communiquer les repas spéciaux
18
Envoyer le programme au lieu
19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
20
Vérifier les données des participants
21
Imprimer le programme
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les paniers-repas
3 personnes
25
Préparer le matériel
2 personnes
26
Confirmer le bus et les réservations
27
Vérifier les prévisions météo

Événement

28
Aménager le point de rassemblement
2 personnes
29
Enregistrer la présence
2 personnes
30
Distribuer les badges
2 personnes
31
Accompagner les participants au bus
2 personnes
32
Distribuer les paniers-repas
2 personnes
33
Présenter le programme
34
Compter les présents aux escales
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Accueillir le groupe d'excursion
2 personnes
37
Animer la visite guidée
2 personnes
38
Prendre une photo de groupe
39
Encadrer le dîner
2 personnes
40
Vérifier les repas adaptés
41
Annoncer l'heure de départ
42
Compter les présents avant le départ
2 personnes
43
Rassembler les déchets
2 personnes
44
Ravitailler en boissons pour le trajet retour
2 personnes
45
Compter les présents à l'arrivée
2 personnes

Suivi

46
Décharger le matériel
2 personnes
47
Ranger les restes au frais
2 personnes
48
Faire la vaisselle
2 personnes
49
Jeter les déchets
2 personnes
50
Nettoyer le matériel
2 personnes
51
Restituer le matériel emprunté
52
Enregistrer les objets trouvés
53
Envoyer un e-mail de remerciement
54
Rassembler les frais

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Fournitures de bureau

Badges nominatifsqté 55
Porte-badgesqté 55
Lanyardsqté 55
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Programmes imprimésqté 60
Listes de participantsqté 4
Enveloppesqté 10

Catering

Glacièresqté 4
Pains de glaceqté 16
Thermosqté 4
Courses

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Plateaux de serviceqté 6
Cuillères de serviceqté 6

Équipement

Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 8
Lampes de pocheqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets réfléchissantsqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 4

Nettoyage

Chiffons microfibresqté 8
Bacs à vaisselleqté 2
Pinces à déchetsqté 2

Ranger

Caisses pliablesqté 6
Classeurs étanchesqté 4

Conseils

Ouvrez les inscriptions avant de confirmer les réservations et prévoyez une date limite de réponse au moins 3 semaines avant la sortie. Demandez en même temps les besoins alimentaires et un contact d’urgence par participant.
Réservez le transport, le lieu de l’excursion, la visite guidée et le restaurant dans cet ordre de dépendance. Vérifiez ensuite que les horaires laissent une marge d’au moins 15 minutes pour chaque déplacement.
Envoyez les informations de transport dès que le point de rassemblement est fixé : adresse, heure de rendez-vous, heure de départ et numéro de contact. Renvoyez le programme final 48 heures avant la sortie.
Traitez les repas spéciaux au plus tard 5 jours avant l’événement et transmettez une liste claire au restaurant. Confirmez aussi la commande du déjeuner après la dernière mise à jour des participants.
Préparez les badges, porte-badges, listes et programmes imprimés la veille. Refroidissez les boissons, chargez les batteries externes et regroupez le matériel dans des caisses pliables pour éviter les recherches au départ.

Questions fréquentes

Quand envoyer l’invitation pour une sortie d’entreprise ?: Envoyez l’invitation 6 à 8 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant, afin d’avoir le temps de confirmer le bus, les repas et les réservations.
Quand réserver le bus pour une sortie d’entreprise ?: Réservez le bus dès que vous connaissez une estimation fiable du nombre de participants, idéalement 4 à 6 semaines à l’avance. Confirmez ensuite l’itinéraire, le point de rassemblement et les horaires avec le transporteur.
Quand confirmer les repas spéciaux au restaurant ?: Communiquez les repas végétariens, allergies et autres besoins particuliers au restaurant au moins 5 jours avant la sortie. Utilisez la liste finale des participants pour éviter les oublis et les doublons.
Que préparer la veille d’une sortie d’entreprise ?: Préparez les badges, les listes de participants, les programmes imprimés et les paniers-repas la veille. Refroidissez les boissons, chargez les batteries externes et placez les fournitures dans des caisses faciles à transporter.

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