Organiser un concours de talents sans rien oublier

Un concours de talents demande plus qu’un programme et quelques micros. Il faut coordonner les inscriptions, le jury, l’animation, les fichiers musicaux et les besoins techniques, puis transmettre les bonnes informations aux participants. Cette checklist suit l’ordre logique de préparation, de la réservation du lieu au contrôle final. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : branchements, temps de passage, accueil des candidats et matériel en coulisses.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer le programme
2 personnes
Établir le formulaire d'inscription
Contacter les membres du jury
2 personnes
Réserver un animateur
Organiser l'accompagnement musical
2 personnes
Recruter des bénévoles
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
2 personnes
Accrocher les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les participants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Sélectionner les spectacles
4 personnes
Planifier les spectacles
2 personnes
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
Recenser les besoins techniques
2 personnes
Préparer les formulaires du jury
Imprimer le déroulé
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Confirmer les réservations
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le lieu
2 personnes
Préparer la liste d’inscription
Charger le matériel technique
3 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Monter la scène
4 personnes
Installer les sièges du public
3 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Raccorder l’installation d’éclairage
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les fichiers musicaux
2 personnes
Aménager les coulisses
3 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Briefing du jury
2 personnes
Accueillir les participants
3 personnes
Enregistrer les participants
2 personnes
Faire un bref point sur les spectacles
2 personnes
Accueillir le public
4 personnes
Enregistrer l’entrée
2 personnes
Présenter l’ouverture
Accompagner les spectacles
4 personnes
Passer de la musique
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Démonter le buffet
2 personnes
Collecter les évaluations du jury
2 personnes
Annoncer les finalistes
Encadrer la finale
4 personnes
Déterminer le gagnant
4 personnes
Animer la remise des prix
3 personnes
Présenter la clôture
Accompagner le public à la sortie
3 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Emballer le matériel
3 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 6
Table du jury
Tables de buffetqté 4
Table d'inscription
Chaisesqté 120
Tabouretsqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Ordinateur portable
Boîtiers DIqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Rallonges pour l’éclairageqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Fond de scène
Nappesqté 8
Panneaux de directionqté 8
Colle repositionnableqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 120
Couverts réutilisablesqté 150
Tasses à caféqté 80
Verres à théqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Couverts de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Seaux à glaceqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Pinces et spatulesqté 6
Bac à vaisselleqté 2
Carafes d’eauqté 6
Distributeurs de boissonsqté 3

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Papeterie

Fiches de juryqté 40
Brochures du programmeqté 150
Étiquettes nominativesqté 150
Formulaires d'inscriptionqté 80
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 10

Prix

Trophée
Rubans de médailleqté 3
Chèques-cadeauxqté 3

Sécurité

Passe-câblesqté 8
Tapis antidérapantsqté 6
Lampes de pocheqté 4

Ranger

Bacs en plastiqueqté 12
Housses à vêtementsqté 20
Chariots de transportqté 2

Conseils

Bloquez la date, le lieu et le format au moins 6 à 8 semaines avant l’événement. Prévoyez dès le départ l’espace pour la scène, la table du jury, l’inscription, les coulisses et le buffet.
Fixez une date limite d’inscription 3 à 4 semaines avant le concours. Demandez le nom du numéro, sa durée, les besoins alimentaires et les fichiers musicaux dans un formulaire unique.
Ne vous contentez pas de réserver des microphones : testez aussi la table de mixage, les haut-parleurs, les boîtiers DI, l’ordinateur, les rallonges et les multiprises. Faites un essai complet au moins 2 heures avant l’arrivée du public.
Envoyez aux participants leur ordre de passage, l’heure d’arrivée, la durée prévue et les consignes techniques 5 à 7 jours avant le concours. Prévoyez un accueil séparé pour éviter que les candidats cherchent leur place au dernier moment.
Préparez le déroulé imprimé, les formulaires du jury, les panneaux de direction et le matériel d’accueil la veille. Refroidissez les boissons au moins 6 heures à l’avance et vérifiez le lieu avec une personne de l’équipe le jour même.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concours de talents ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, constituer le jury, ouvrir les inscriptions, sélectionner les spectacles et régler les besoins techniques.
Quand faut-il clôturer les inscriptions à un concours de talents ?: Fermez les inscriptions 3 à 4 semaines avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de sélectionner les numéros, construire le programme et confirmer les participants.
Que faut-il prévoir pour la sonorisation d’un concours de talents ?: Prévoyez des haut-parleurs, une table de mixage, des microphones sans fil, des pieds de micro, un ordinateur, des boîtiers DI, des rallonges et des multiprises. Réservez au moins 2 heures avant le début pour les essais.
Quand envoyer les informations aux participants ?: Envoyez l’ordre de passage, l’heure d’arrivée et les consignes techniques 5 à 7 jours avant le concours. Renvoyez un rappel la veille avec l’adresse et le contact de l’organisation.

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