Organiser le Sommet de l'innovation sans rien oublier

Le Sommet de l'innovation demande une coordination précise entre le programme, les intervenants, les participants et la technique. Cette checklist de 71 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, de la réservation du lieu aux derniers contrôles. Elle couvre aussi les inscriptions, les besoins alimentaires, les supports imprimés et l’installation sur place. Utilisez-la comme fil conducteur et adaptez les échéances au nombre de participants attendu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les intervenants
2 personnes
Confirmer les intervenants
Collecter les titres de présentation
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Réserver le prestataire technique
Collecter les informations de stationnement
Mettre à jour le site web du programme
Concevoir les badges nominatifs
Concevoir les brochures du programme
Envoyer les informations sur les intervenants
Demander les présentations
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les programmes
2 personnes
Vérifier la liste des participants
Envoyer la liste des régimes alimentaires au traiteur
Planifier la répétition technique
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Rassembler les présentations des intervenants
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la scène et le pupitre
3 personnes
Installer le projecteur et l'écran
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les présentations
2 personnes
Préparer le matériel d'inscription
2 personnes
Trier les badges nominatifs
2 personnes
Mettre en place le point café
2 personnes
Installer les buffets et les tables d’apéritif
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Faire le briefing des intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
4 personnes
Servir la boisson de bienvenue
3 personnes
Accompagner l'ouverture
2 personnes
Animer les présentations
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir la pause-café
3 personnes
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Animer les sessions en petits groupes
5 personnes
Ouvrir le buffet du dîner
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
Encadrer le programme du soir
2 personnes
Animer le cocktail networking
3 personnes
Annoncer le dernier tour
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Sécuriser les présentations
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer la salle
4 personnes
Démonter la technique
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Vérifier les restes
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Partager les photos et les présentations
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Comptoir d'accueil
Tables pliantesqté 18
Chaisesqté 170
Table de prise de parole
Tabourets de barqté 12
Tables de buffetqté 6
Portant de vestiaireqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portableqté 2
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentationqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Multiprisesqté 8
Rallongesqté 8
Hotspot Wi-Fi

Vaisselle

Verres à vinqté 180
Verres à eauqté 180
Tasses à caféqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Cuillères à caféqté 180
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Plateauxqté 8

Décoration

Badges nominatifsqté 180
Porte-badgesqté 180
Brochures du programmeqté 180
Stylosqté 180
Blocs-notesqté 180
Chemins de tableqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux directionnelsqté 12
Porte-noms des intervenantsqté 12

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Éclairage d’ambianceqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 8
Supports de sacs poubelleqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Balai et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Chiffons microfibresqté 20
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez d’abord le lieu, la date et le programme : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les intervenants, ouvrir les inscriptions et réserver le traiteur et la technique.
Demandez les titres et les présentations aux intervenants au plus tard 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour le site, les brochures et le programme imprimé.
Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant le sommet si possible. Vérifiez alors la liste des participants, les besoins alimentaires et le nombre de badges à imprimer.
Planifiez une répétition technique la veille ou au moins 2 heures avant l’accueil. Testez le vidéoprojecteur, les câbles HDMI, les microphones, les haut-parleurs, le Wi-Fi et les multiprises.
Préparez l’accueil avant l’arrivée du premier participant : installez le comptoir, les badges, le programme, le vestiaire et le buffet. Ajoutez une marge de 30 minutes pour les oublis et les livraisons.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser le Sommet de l'innovation ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le lieu, confirmer les intervenants, organiser les inscriptions et sécuriser les prestataires techniques et de restauration.
Quand confirmer les intervenants du Sommet de l'innovation ?: Demandez une première confirmation dès que la date et le programme sont fixés, puis validez définitivement les présences 4 à 6 semaines avant l’événement. Relancez les personnes qui n’ont pas envoyé leur titre ou leur présentation 10 jours avant.
Quand fermer les inscriptions et commander le catering ?: Fermez les inscriptions 3 à 5 jours avant le sommet pour vérifier les effectifs et les régimes alimentaires. Transmettez ensuite la liste finale au traiteur, avec une marge raisonnable pour les désistements de dernière minute.
Combien de temps prévoir pour la répétition technique ?: Réservez au moins 2 heures pour la répétition technique, davantage si plusieurs intervenants utilisent leur propre ordinateur. Testez chaque présentation, les microphones, le son, l’écran, le cliqueur et les solutions de secours avant l’ouverture des portes.

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