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Checklist para organizar una cumbre de innovación

Una cumbre de innovación necesita coordinación mucho antes de abrir las puertas. Esta checklist te ayuda a ordenar las 71 tareas del plan: desde reservar el lugar y cerrar el programa hasta confirmar ponentes, gestionar inscripciones y preparar la técnica. También contempla lo que suele quedarse para el final, como las dietas, las acreditaciones, los folletos y el ensayo técnico. Sigue el orden de preparación y asigna a una persona responsable de cada bloque.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

  • Reservar el lugar

  • Fijar la fecha y el programa

    2 personas

  • Contactar con los ponentes

    2 personas

  • Confirmar ponentes

  • Recopilar títulos de presentación

  • Enviar invitaciones

    2 personas

  • Abrir el formulario de inscripción

  • Gestionar inscripciones

    2 personas

  • Recoger preferencias dietéticas

  • Reservar el catering

  • Reservar proveedor de técnica

  • Recopilar información de aparcamiento

  • Actualizar la web del programa

  • Diseñar tarjetas de nombre

  • Diseñar folletos del programa

  • Enviar información de los ponentes

  • Solicitar presentaciones

  • Imprimir etiquetas con nombres

    2 personas

  • Imprimir folletos del programa

    2 personas

  • Comprobar la lista de participantes

  • Enviar la lista de dietas al catering

  • Planificar el ensayo técnico

  • Comprobar la lista de la compra

  • Hacer la compra

    2 personas

  • Reunir los materiales

    2 personas

  • Recopilar las presentaciones de los ponentes

  • Preparar mostrador de registro

    2 personas

  • Colocar mesas y sillas

    4 personas

  • Montar el escenario y el espacio para hablar

    3 personas

  • Colocar el proyector y la pantalla

    2 personas

  • Conectar el equipo de sonido

    2 personas

  • Probar los micrófonos

    2 personas

  • Probar presentaciones

    2 personas

  • Preparar el material de registro

    2 personas

  • Clasificar las tarjetas con nombres

    2 personas

  • Montar el punto de café

    2 personas

  • Montar las mesas de bufé y de aperitivo

    3 personas

  • Enfriar las bebidas

    2 personas

  • Preparar aperitivos

    3 personas

Evento

  • Recibir a los ponentes

    2 personas

  • Dar la briefing a los ponentes

    2 personas

  • Registrar a los participantes

    4 personas

  • Servir la bebida de bienvenida

    3 personas

  • Acompañar la inauguración

    2 personas

  • Coordinar presentaciones

    2 personas

  • Rellenar las bebidas

    2 personas

  • Servir la pausa para el café

    3 personas

  • Reponer los aperitivos

    2 personas

  • Moderar la ronda de preguntas

    2 personas

  • Coordinar sesiones paralelas

    5 personas

  • Abrir el bufé de la cena

    4 personas

  • Servir comidas especiales

    2 personas

  • Recoger la vajilla

    3 personas

  • Coordinar el programa de la noche

    2 personas

  • Guiar el cóctel de networking

    3 personas

  • Anunciar la última ronda

  • Despedir a los invitados

    2 personas

Seguimiento

  • Asegurar las presentaciones

  • Recoger comida y bebida

    3 personas

  • Lavar la vajilla

    3 personas

  • Recoger la basura

    3 personas

  • Limpiar la sala

    4 personas

  • Desmontar equipo técnico

    3 personas

  • Volver a colocar el mobiliario

    4 personas

  • Empaquetar materiales

    2 personas

  • Comprobar sobrantes

    2 personas

  • Devolver los objetos prestados

    2 personas

  • Entregar la ubicación

    2 personas

  • Enviar mensaje de agradecimiento

  • Compartir fotos y presentaciones

  • Revisar las facturas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

  • Mostrador de recepción
  • Mesas plegablescant. 18
  • Sillascant. 170
  • Mesa de oradores
  • Taburetes de barcant. 12
  • Mesas de buffetcant. 6
  • Burra de camerinocant. 2

Equipo

  • Proyector
  • Pantalla de proyección
  • Portátilcant. 2
  • Cables HDMIcant. 3
  • Clic de presentacióncant. 2
  • Micrófonos inalámbricoscant. 3
  • Soportes para micrófonocant. 2
  • Altavocescant. 2
  • Mesa de mezclas
  • Regletascant. 8
  • Cables alargadorescant. 8
  • Punto de acceso Wi-Fi

Vajilla

  • Copas de vinocant. 180
  • Vasos para aguacant. 180
  • Tazas de cafécant. 180
  • Platoscant. 180
  • Cubiertoscant. 180
  • Cucharillas de cafécant. 180
  • Bandejas de servircant. 16
  • Pinzas de servircant. 10

Cocina

  • Máquinas de cafécant. 3
  • Teterascant. 2
  • Termoscant. 6
  • Neveras portátilescant. 4
  • Cubiterascant. 6
  • Tablas de cortarcant. 4
  • Cuchillos de chef y de pancant. 6
  • Bandejascant. 8

Decoración

  • Tarjetas de nombrecant. 180
  • Portabadgescant. 180
  • Folletos del programacant. 180
  • Bolígrafoscant. 180
  • Bloc de notascant. 180
  • Manteles runnerscant. 12
  • Arreglos floralescant. 8
  • Señales direccionalescant. 12
  • Carteles con nombres de los ponentescant. 12

Iluminación

  • Focos LEDcant. 8
  • Iluminación ambientalcant. 6

Limpieza

  • Papeleracant. 8
  • Soportes para bolsas de basuracant. 8
  • Cubos de limpiezacant. 3
  • Escoba y recogedorcant. 3
  • Fregonascant. 3
  • Paños de microfibracant. 20
  • Dispensadores de jabón de manoscant. 4

Catering

  • Compras

Consejos

  • Cierra la fecha, el lugar y el programa antes de enviar invitaciones. Intenta tener confirmados los ponentes y sus títulos al menos 6 semanas antes para que la web y el formulario de inscripción no cambien continuamente.
  • Abre el formulario de inscripción cuando ya puedas informar del programa básico. Pide las preferencias dietéticas desde el primer día y envía la lista definitiva al catering entre 5 y 7 días antes del evento.
  • No dejes la técnica para la víspera. Programa un ensayo con el proyector, la pantalla, el portátil, los cables HDMI, los micrófonos, los altavoces y la mesa de mezclas al menos 1 día antes.
  • Prepara los materiales impresos cuando la lista de participantes esté casi cerrada. Imprime las etiquetas con nombres y los folletos del programa con 2 o 3 días de margen, y lleva algunas unidades en blanco para cambios de última hora.
  • Comprueba la logística de llegada antes de publicar la información final. Incluye aparcamiento, recepción, Wi-Fi y la distribución de mesas, sillas, buffet y mesa de oradores; una revisión final de 60 minutos evita montar con piezas olvidadas.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que empezar a organizar una cumbre de innovación?
Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Ese margen permite reservar el lugar, fijar el programa, contactar y confirmar ponentes, abrir inscripciones y contratar catering y técnica sin trabajar siempre con urgencias.
¿Cuándo se deben confirmar los ponentes de una cumbre?
Procura confirmarlos 6 semanas antes y pedir los títulos de sus presentaciones en ese mismo momento. Solicita las presentaciones definitivas entre 3 y 5 días antes para probarlas durante el ensayo técnico.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones y las dietas?
Cierra la lista de participantes entre 5 y 7 días antes, si el catering lo permite. Envía entonces el número final de comensales y las preferencias dietéticas, pero conserva una lista de cambios hasta la recepción.
¿Qué hay que revisar el día antes de una cumbre de innovación?
Haz un ensayo técnico completo de al menos 60 minutos y comprueba proyector, pantalla, portátil, cables, micrófonos, altavoces, Wi-Fi y regletas. Reúne también acreditaciones, folletos, materiales y la información de aparcamiento.

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