Innovationsgipfel organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane die Referenten mit Vorlauf: Frage sie früh an, bestätige ihre Zusage schriftlich und fordere Präsentationstitel sowie fertige Dateien spätestens 7 Tage vor dem Gipfel an.
• Schließe die Anmeldung nicht erst am Veranstaltungstag ab. Prüfe die Teilnehmerliste 3 bis 5 Tage vorher und sende die Diätliste anschließend gesammelt an den Caterer.
• Plane eine technische Generalprobe mindestens 1 Tag vorher. Teste Beamer, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Klicker, Funkmikrofone, Lautsprecher und WLAN-Hotspot mit den tatsächlichen Präsentationen.
• Drucke Namensschilder und Programmhefte erst nach der letzten Teilnehmer- und Programmprüfung, idealerweise 2 bis 3 Tage vor dem Termin. So vermeidest du Nachdrucke wegen fehlender Namen oder geänderter Vortragstitel.
• Kontrolliere beim Zusammenstellen nicht nur Mobiliar und Technik, sondern auch den Empfang und die Versorgung: Gläser, Tassen, Teller, Besteck, Servierzangen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Thermoskannen werden häufig zu spät gezählt.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Innovationsgipfel organisieren?

Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Location, Datum, Programm und Referenten. Für gefragte Referenten oder eine aufwendige Technik sind 4 bis 6 Monate Vorlauf sinnvoll.

Wann sollte die Anmeldung für einen Innovationsgipfel geöffnet werden?

Öffne das Anmeldeformular etwa 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Beende die Anmeldung 3 bis 5 Tage vorher, damit Teilnehmerliste, Ernährungswünsche und Catering final geprüft werden können.

Wann müssen die Präsentationen für einen Innovationsgipfel vorliegen?

Fordere die Präsentationen spätestens 7 Tage vor dem Innovationsgipfel an. Plane die technische Generalprobe mindestens 24 Stunden vorher und teste dabei jede Datei auf dem vorgesehenen Laptop.

Was muss man bei der Technik eines Innovationsgipfels prüfen?

Prüfe mindestens 1 Tag vorher Beamer, Projektionsleinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Präsentationsklicker, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult, Verlängerungskabel und WLAN-Hotspot. Halte außerdem Ersatzkabel und eine Offline-Kopie der Präsentationen bereit.

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