Checklist pour organiser une soirée théâtre
Une soirée théâtre demande de coordonner le spectacle, le public, la technique et l’accueil dans le bon ordre. Commence par confirmer la date, le lieu et le programme, puis réserve les prestataires avant d’ouvrir la billetterie. Les dernières vérifications concernent surtout les issues de secours, les branchements, l’éclairage, les boissons et les besoins alimentaires. Cette checklist rassemble les 63 tâches et 37 fournitures à prévoir pour avancer sans oublier les détails de dernière minute.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Confirmer la date et le lieu
Fixer le spectacle et le programme
2 personnes
Faire la réservation du lieu
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Recruter du personnel pour la soirée
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir la billetterie
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Vérifier les besoins techniques
2 personnes
Établir le plan d’éclairage
2 personnes
Créer le plan de décoration
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer les programmes
Créer des badges nominatifs pour les employés
Créer le plan du public
Vérifier les issues de secours
2 personnes
Vérifier la décoration et les accessoires
3 personnes
Tester le matériel de lumière et de son
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Événement
Récupérer les clés du lieu
Monter la scène et la zone de jeu
4 personnes
Installer les sièges du public
4 personnes
Préparer la table d'entrée
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Installer les accessoires
2 personnes
Orienter les lampes
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester la musique et les cues
2 personnes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Préparer les snacks et les boissons
3 personnes
Effectuer le briefing des employés
3 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Tenir l’entrée et le contrôle des billets
2 personnes
Accueillir le public
3 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes
Assurer la technique du spectacle
2 personnes
Servir les boissons de pause
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Saluer le public au revoir
3 personnes
Suivi
Vider le vestiaire
2 personnes
Rassembler les accessoires
3 personnes
Démonter le décor
4 personnes
Démonter le matériel de lumière et de son
2 personnes
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les salles et les toilettes
3 personnes
Emballer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Fermer le lieu
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Scène de théâtre
- Chaises pour le publicqté 120
- Tables pliantesqté 8
- Portantsqté 2
- Chaises des vestiairesqté 12
- Poubellesqté 6
Vaisselle
- Verresqté 150
- Tasses à caféqté 100
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Louchesqté 6
- Pichets à caféqté 4
- Thermosqté 4
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Microphonesqté 3
- Table de mixage
- Lecteur audio
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
Éclairage
- Projecteurs de théâtreqté 6
- Pieds d’éclairageqté 4
- Lampes LEDqté 8
Décoration
- Toiles de fondqté 3
- Rideauxqté 4
- Panneaux décoratifsqté 6
- Ruban adhésifqté 6
- Serre-câblesqté 100
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteaux de cuisineqté 3
- Pincesqté 4
- Torchonsqté 12
- Pains de glaceqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque le lieu et le spectacle avant d’envoyer les invitations : prévois au moins 6 à 8 semaines pour régler les autorisations, l’assurance et les besoins techniques.
- Ouvre la billetterie seulement après avoir défini le plan du public et la capacité réelle de la salle. Garde quelques places pour les invités, l’équipe et les éventuels changements de dernière minute.
- Teste les haut-parleurs, microphones, table de mixage, lecteur audio et projecteurs au plus tard la veille. Vérifie aussi chaque rallonge, multiprise et serre-câble sur le parcours des câbles.
- Prépare l’accueil séparément de la scène : portants, chaises de vestiaire, badges nominatifs et programmes doivent être installés avant l’arrivée du public, idéalement 60 minutes à l’avance.
- Achète et refroidis les boissons la veille, puis prépare les encas avant l’ouverture des portes. Pour le café, compte environ une tasse par personne et prévois une marge de 10 % pour l’équipe et les imprévus.
Questions fréquentes
- Combien de temps à l’avance organiser une soirée théâtre ?
- Commence idéalement 6 à 8 semaines avant la représentation. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer le spectacle, vérifier les autorisations et l’assurance, recruter l’équipe et ouvrir la billetterie.
- Quand ouvrir la billetterie pour une soirée théâtre ?
- Ouvre-la dès que la date, le lieu, le programme et la capacité d’accueil sont confirmés, généralement 4 à 6 semaines avant la soirée. Traite ensuite les inscriptions chaque semaine pour repérer rapidement les besoins alimentaires ou les places restantes.
- Quand tester le son et les lumières avant une représentation ?
- Fais un premier test complet au plus tard la veille, puis une vérification finale 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Contrôle notamment les microphones, les haut-parleurs, la table de mixage, les projecteurs et les branchements.
- Combien de temps prévoir pour installer une soirée théâtre ?
- Prévois au moins 4 heures pour installer la scène, les chaises, les toiles de fond, les rideaux, l’éclairage et l’accueil. Ajoute 60 minutes avant l’ouverture des portes pour les derniers contrôles, les programmes, les badges et les boissons.
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