Themenabend organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige Location und Programm mindestens 6 bis 8 Wochen vorher. Prüfe dabei nicht nur die Raumgröße, sondern auch Bühne, Publikumsbestuhlung, Garderobe und vorhandene Fluchtwege.
• Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Technik und Catering grob geklärt sind. So kannst du Ernährungswünsche und die erwartete Personenzahl spätestens 7 Tage vor dem Abend an die Küche weitergeben.
• Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden ein. Lichtstative, Scheinwerfer, Lautsprecher, Mikrofone und Mischpult sollten vor dem Einlass vollständig getestet werden – nicht erst während der Generalprobe.
• Drucke Drehbuch, Programmhefte und Namensschilder spätestens am Vortag. Lege zusätzlich Klebeband und Kabelbinder für lose Kabel, Vorhänge und Dekorplatten griffbereit an die Aufbauzone.
• Kühle Getränke mindestens 4 Stunden vor Beginn und bereite Snacks vor dem Einlass vor. Stelle Gläser, Teller, Besteck, Kaffeekannen sowie Thermoskannen gesammelt bereit, damit das Team nicht während des Programms suchen muss.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen Themenabend organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Termin, Location, Programm und Genehmigungen. Catering, Mitarbeitende und Technik sollten spätestens 3 Wochen vor dem Abend feststehen.

Wann sollte ich die Einladungen für einen Themenabend verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa 4 bis 6 Wochen vorher. Schließe die Anmeldungen 7 bis 10 Tage vor dem Termin, damit du Ernährungswünsche, Sitzplan, Catering und Getränkemengen verlässlich planen kannst.

Wie viel Zeit brauche ich für den Aufbau eines Themenabends?

Plane mindestens 3 Stunden für Bühne, Sitze, Deko, Licht und Ton ein. Für einen ersten Techniktest sollten noch 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass frei bleiben.

Was muss ich am Tag vor dem Themenabend erledigen?

Drucke Drehbuch, Programmhefte und Namensschilder, prüfe Dekor und Requisiten und kontrolliere die Einkaufsliste. Getränke kannst du bereits am Vortag einkaufen und 4 Stunden vor Beginn kühlen.

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