Checklist para organizar una noche de teatro sin olvidos

Organizar una noche de teatro requiere coordinar el recinto, la función, el público y la parte técnica en un orden claro. Empieza por confirmar la fecha, reservar el espacio y comprobar permisos y seguro; después cierra entradas, personal, catering y necesidades de producción. Durante la última semana conviene imprimir el programa y el plan de trabajo, preparar acreditaciones y revisar el plano del público. El día del evento, prueba luces y sonido, comprueba las rutas de evacuación y deja listas las bebidas y los aperitivos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Confirmar fecha y ubicación
Registrar la actuación y el programa
2 personas
Hacer la reserva del recinto
Comprobar permisos
Comprobar el seguro
Contratar personal para la noche
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir la venta de entradas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Comprobar las necesidades técnicas
2 personas
Hacer el plan de iluminación
2 personas
Crear el plan de decoración
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir folletos del programa
Hacer las acreditaciones para el personal
Crear el plano del público
Comprobar las rutas de evacuación
2 personas
Comprobar la decoración y el atrezo
3 personas
Probar el equipo de luz y sonido
2 personas
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas

Evento

Recoger las llaves del recinto
Montar el escenario y la zona de juego
4 personas
Colocar las sillas para el público
4 personas
Preparar la mesa de entrada
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la decoración
4 personas
Preparar los accesorios
2 personas
Orientar las luces
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar la música y las señales
2 personas
Preparar los vestuarios
2 personas
Preparar los disfraces
2 personas
Preparar aperitivos y bebidas
3 personas
Realizar la reunión informativa del personal
3 personas
Montar el buffet de catering
3 personas
Atender la entrada y el control de entradas
2 personas
Recibir al público
3 personas
Repartir folletos del programa
2 personas
Atender el guardarropa
2 personas
Operar técnicamente la función
2 personas
Servir bebidas del descanso
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer aperitivos
2 personas
Despedir al público
3 personas

Seguimiento

Vaciar el guardarropa
2 personas
Reunir los accesorios
3 personas
Desmontar la decoración
4 personas
Desmontar el equipo de luces y sonido
2 personas
Retirar sillas y mesas
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar las salas y los baños
3 personas
Empaquetar el material
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Cerrar el recinto
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Guardar los víveres no utilizados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Escenario
Asientos para el públicocant. 120
Mesas plegablescant. 8
Percheroscant. 2
Sillas del vestuariocant. 12
Papeleracant. 6

Vajilla

Vasoscant. 150
Tazas de cafécant. 100
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharonescant. 6
Jarras de cafécant. 4
Termoscant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Micrófonoscant. 3
Mesa de mezclas
Reproductor de música
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6

Iluminación

Focos de teatrocant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 4
Lámparas LEDcant. 8

Decoración

Telones de fondocant. 3
Cortinascant. 4
Paneles decorativoscant. 6
Cinta adhesivacant. 6
Bridascant. 100

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de cocinacant. 3
Pinzascant. 4
Paños de cocinacant. 12
Acumuladores de fríocant. 12

Catering

Compras

Consejos

Cierra el recinto y los permisos antes de abrir la venta de entradas. Deja al menos 3 semanas para resolver limitaciones de aforo, evacuación o seguro.
Pide las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el catering con varios días de antelación. Así no tendrás que rehacer el pedido cuando ya estén impresos los materiales.
Haz una prueba completa de sonido e iluminación antes de la llegada del público: micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, focos, cables y regletas deben funcionar juntos.
Prepara el plano del público, las acreditaciones del personal y el plan de trabajo en papel. Lleva copias suficientes para el equipo y deja una copia visible en la zona de coordinación.
Enfría las bebidas y prepara los aperitivos antes de abrir las puertas. Reserva tiempo para colocar mesas, vasos, tazas, platos y cubiertos sin interferir con la prueba técnica.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de teatro?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva primero el recinto y confirma la actuación; deja las comprobaciones técnicas, la decoración y la compra para la última semana.
¿Cuándo se deben abrir las entradas para una noche de teatro?: Abre la venta cuando la fecha, el lugar, el programa y el aforo estén confirmados, normalmente 3 o 4 semanas antes. Mantén un registro actualizado de las inscripciones hasta el día del evento.
¿Qué hay que comprobar el día antes de una función de teatro?: Revisa el equipo de luz y sonido, las rutas de evacuación, la decoración, el atrezo y el plano del público. También imprime el programa y el plan de trabajo y confirma la llegada del personal y del catering.
¿Cuántas bebidas hacen falta para una noche de teatro?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora, además de agua y café o té si están previstos. Ajusta la cantidad según la duración del evento y enfría las bebidas con varias horas de antelación.

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