Checklist pour organiser une soirée théâtre

Une soirée théâtre demande de coordonner le spectacle, la salle, l’équipe artistique et l’accueil du public. Commencez par fixer la date et réserver le lieu, puis avancez vers les autorisations, les répétitions et la technique. Les derniers jours servent surtout à vérifier le décor, les accessoires, les costumes et les informations pratiques envoyées aux spectateurs. Cette checklist rassemble 81 tâches et 58 fournitures pour suivre l’organisation dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent la représentation.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer le spectacle et la date
2 personnes
Réserver le lieu
Vérifier les autorisations
Gérer les droits de représentation
Confirmer le cast et l'équipe
2 personnes
Créer le planning des répétitions
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions
Publier la promotion
Élaborer le design du décor
2 personnes
Sélectionner les costumes
2 personnes
Faire la liste des accessoires
2 personnes
Élaborer le plan technique
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Imprimer le programme
Envoyer les informations d'accès et de parking
Construire le décor
3 personnes
Vérifier les accessoires
2 personnes
Essayer les costumes
3 personnes
Réaliser la répétition technique
5 personnes
Effectuer la répétition finale
8 personnes
Clôturer la liste du public
Confirmer le catering
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheminer le décor sur le lieu
3 personnes
Acheminer les costumes sur le site
2 personnes
Aménager l’accueil du public
2 personnes
Définir l'agencement de la salle
3 personnes
Installer les éléments de scène
4 personnes
Monter la décoration
4 personnes
Suspendre et orienter les lumières
3 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Installer les mange-debout et le vestiaire
2 personnes
Aménager le point café et bar
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les programmes
Aménager les vestiaires
2 personnes
Préparer les costumes
2 personnes
Installer les accessoires
2 personnes
Programmer les réglages d’éclairage
2 personnes
Effectuer le contrôle technique final
3 personnes
Faire le briefing de l’équipe d’accueil
2 personnes
Donner le briefing backstage
3 personnes

Événement

Ouvrir les portes
4 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Distribuer les programmes
2 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
Assurer l’annonce
Gérer la lumière et le son
2 personnes
Changer les accessoires
2 personnes
Accompagner le changement en coulisses
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir les en-cas de pause
4 personnes
Annoncer la pause
Effectuer les visites de salle
2 personnes
Animer le moment des applaudissements
Accompagner le public vers la sortie
3 personnes
Tenir le vestiaire
2 personnes

Suivi

Mettre les boissons à l’abri
2 personnes
Démonter le décor
4 personnes
Démonter les éléments de scène
4 personnes
Éteindre la lumière et le son
2 personnes
Rassembler les accessoires et les costumes
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les vestiaires
2 personnes
Vérifier la salle une dernière fois
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Rapporter le matériel
2 personnes
Laver et ranger les costumes
2 personnes
Retourner les accessoires
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Chaisesqté 110
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 3
Tables pliantesqté 6
Tabourets de barqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couverts de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8
Bouteilles isothermesqté 4

Équipement

Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Boîtier DI
Caisse
Terminal de paiement
Panneau d’entrée
Boîte à outils
Perceuses-visseuses sans filqté 2
Marteauxqté 2
Mètres rubansqté 2
Escabeauxqté 2
Ruban gafferqté 6
Attaches-câblesqté 2

Éclairage

Projecteurs de théâtreqté 8
Pieds d’éclairageqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Décoration

Fond de scène
Rideauxqté 2
Chemins de tableqté 8
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Panneaux en ardoiseqté 3
Panneaux de directionqté 8
Cintres de vestiaireqté 120
Badges nominatifsqté 20
Braceletsqté 120

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Réservez la salle dès que la date du spectacle et les besoins techniques sont connus. Demandez immédiatement quelles autorisations et quels droits de représentation sont nécessaires : ces démarches peuvent prendre plusieurs semaines.
Prévoyez le calendrier des répétitions avant d’annoncer la soirée. Gardez une répétition technique et une répétition finale séparées, afin de tester les projecteurs, la sonorisation, les microphones et les changements de décor.
Fermez la liste du public quelques jours avant la représentation. Utilisez le nombre confirmé d’inscrits pour calculer le catering, préparer les chaises et envoyer les informations d’accès et de parking.
Ne laissez pas l’impression du programme au dernier moment : faites-la au moins 2 jours avant l’accueil du public. Vérifiez aussi que les accessoires, costumes et éléments de podium sont regroupés au même endroit avant la répétition finale.
Pour l’accueil, comptez les verres, tasses, assiettes et couverts selon le nombre final de spectateurs, puis prévoyez une marge de 10 %. Testez les machines à café, bouilloires, thermos, rallonges et multiprises avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée théâtre ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la représentation. Cela laisse le temps de réserver la salle, vérifier les autorisations, gérer les droits de représentation et planifier les répétitions.
Combien de répétitions faut-il prévoir pour une soirée théâtre ?: Prévoyez au minimum une répétition technique et une répétition finale, en plus des répétitions artistiques. Faites la répétition technique 3 à 7 jours avant le spectacle et la répétition finale dans les 24 à 48 heures précédentes.
Quand envoyer les invitations pour une soirée théâtre ?: Envoyez les invitations environ 4 à 6 semaines avant la date. Fixez une date limite d’inscription 3 à 5 jours avant la représentation pour finaliser les quantités de catering et l’installation de la salle.
Que faut-il vérifier le jour d’une soirée théâtre ?: Vérifiez avant l’arrivée du public le décor, les accessoires, les costumes, les projecteurs, les haut-parleurs et les microphones sans fil. Prévoyez une vérification complète au moins 2 heures avant l’ouverture des portes.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.