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Themenabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Themenabend mit Show, Kostümen und Publikum braucht einen festen Ablauf, damit am Veranstaltungstag nichts improvisiert werden muss. Lege zuerst Stück, Datum und Location fest und kläre Genehmigungen sowie Aufführungsrechte. Danach folgen Besetzung, Proben, Einladungen, Dekoration, Technik und Catering. Diese Checkliste führt dich von der ersten Entscheidung bis zur technischen Generalprobe und dem Aufbau vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Show und Datum festlegen

    2 Personen

  • Location reservieren

  • Genehmigungen prüfen

  • Aufführungsrechte regeln

  • Cast und Crew bestätigen

    2 Personen

  • Probenplan erstellen

  • Einladungen gestalten

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen öffnen

  • Werbung veröffentlichen

  • Dekorentwurf ausarbeiten

    2 Personen

  • Kostüme auswählen

    2 Personen

  • Requisitenliste erstellen

    2 Personen

  • Technikplan erstellen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen berechnen

    2 Personen

  • Programm drucken

  • Route- und Parkinformationen senden

  • Dekor aufbauen

    3 Personen

  • Requisiten kontrollieren

    2 Personen

  • Kostüme anprobieren

    3 Personen

  • Technische Generalprobe durchführen

    5 Personen

  • Letzte Probe durchführen

    8 Personen

  • Publikumsliste schließen

  • Catering bestätigen

  • Einkaufsliste prüfen

    2 Personen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Dekoration zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • Kostüme zum Veranstaltungsort bringen

    2 Personen

  • Publikumsempfang einrichten

    2 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    3 Personen

  • Bühnenelemente aufstellen

    4 Personen

  • Dekor aufbauen

    4 Personen

  • Licht aufhängen und ausrichten

    3 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Mikrofone testen

    2 Personen

  • Stehtische und Garderobe aufstellen

    2 Personen

  • Kaffee- und Barbereich einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Geschirr bereitstellen

    2 Personen

  • Programme bereitlegen

  • Umkleidekabinen einrichten

    2 Personen

  • Kostüme bereitlegen

    2 Personen

  • Requisiten bereitstellen

    2 Personen

  • Lichtstimmungen programmieren

    2 Personen

  • Technische Endkontrolle durchführen

    3 Personen

  • Briefing für das Empfangsteam geben

    2 Personen

  • Briefing backstage geben

    3 Personen

Event

  • Türen öffnen

    4 Personen

  • Besucher begrüßen

    4 Personen

  • Programme ausgeben

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    3 Personen

  • Besucher zur Halle begleiten

    2 Personen

  • Ankündigung übernehmen

  • Licht und Ton bedienen

    2 Personen

  • Requisiten austauschen

    2 Personen

  • Umschleiden hinter der Bühne begleiten

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausensnacks servieren

    4 Personen

  • Pause ankündigen

  • Rundgänge durch den Saal durchführen

    2 Personen

  • Applausmoment begleiten

  • Publikum zum Ausgang begleiten

    3 Personen

  • Garderobe besetzen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Getränke abschließen

    2 Personen

  • Deko abbauen

    4 Personen

  • Bühnenelemente abbauen

    4 Personen

  • Licht und Ton ausschalten

    2 Personen

  • Requisiten und Kostüme zusammensuchen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Umkleiden reinigen

    2 Personen

  • Ort abschließend kontrollieren

    2 Personen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Kostüme waschen und verstauen

    2 Personen

  • Requisiten zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • BühnenelementeAnz. 12
  • StühleAnz. 110
  • StehtischeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 3
  • KlappischeAnz. 6
  • BarhockerAnz. 4

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 120
  • GläserAnz. 150
  • TellerAnz. 120
  • GebäckgabelnAnz. 120
  • TeelöffelAnz. 120
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchälchenAnz. 12

Küche

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • ThermoskannenAnz. 6
  • KühlboxenAnz. 4
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 3
  • ServierbesteckAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8
  • ThermosflaschenAnz. 4

Ausstattung

  • Mischpult
  • LautsprecherAnz. 2
  • FunkmikrofoneAnz. 3
  • MikrofonständerAnz. 2
  • Laptop
  • DI-Box
  • Kassabox
  • Kartenterminal
  • Eingangsschild
  • Werkzeugkiste
  • AkkuschrauberAnz. 2
  • HämmerAnz. 2
  • MessbänderAnz. 2
  • TrittleiternAnz. 2
  • Gaffer TapeAnz. 6
  • KabelbinderAnz. 2

Beleuchtung

  • TheaterscheinwerferAnz. 8
  • LichtstativeAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8

Dekoration

  • Hintergrundvorhang
  • VorhängeAnz. 2
  • TischläuferAnz. 8
  • BlumenarrangementsAnz. 6
  • ProgrammständerAnz. 4
  • KreidetafelnAnz. 3
  • PfeiltafelnAnz. 8
  • GarderobenbügelAnz. 120
  • NamensschilderAnz. 20
  • ArmbänderAnz. 120

Reinigung

  • EimerAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • BesensetsAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die technische Generalprobe spätestens 24 Stunden vor dem Einlass. Prüfe dabei Mischpult, Lautsprecher, Funkmikrofone, DI-Box, Laptop sowie jedes Lichtstativ und Verlängerungskabel.
  • Schließe die Publikumsliste nicht erst am Veranstaltungstag. Beende die Anmeldungen mindestens 3 Tage vorher, damit du Cateringmengen, Sitzplätze und Ernährungswünsche zuverlässig berechnen kannst.
  • Schicke Route- und Parkinformationen spätestens 48 Stunden vor dem Themenabend. So musst du am Einlass nicht gleichzeitig Wegfragen beantworten und die Publikumsliste kontrollieren.
  • Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein, wenn Bühnenelemente, Stühle, Stehtische, Dekoration und Technik vor Ort eingerichtet werden. Kontrolliere Requisiten und Kostüme anschließend anhand eigener Listen.
  • Rechne Getränke getrennt nach Empfang und Programm. Für die erste Stunde kannst du 2 bis 3 Getränke pro Person ansetzen; halte Kaffee, Wasser, Gläser, Tassen und Thermoskannen vor Beginn vollständig bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich einen Themenabend planen?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Location, Aufführungsrechte, Cast und Crew sollten in den ersten 2 Wochen feststehen, damit Proben- und Einladungsplanung nicht ins Stocken geraten.
Wann sollte ich die Einladungen für einen Themenabend verschicken?
Verschicke die Einladungen etwa 6 Wochen vor dem Termin. Öffne die Anmeldungen direkt mit dem Versand und schließe die Publikumsliste spätestens 3 Tage vor der Veranstaltung.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Themenabend?
Plane für die erste Stunde 2 bis 3 Getränke pro Person und danach etwa 1 Getränk pro weiterer Stunde. Berechne Kaffee und Wasser zusätzlich, besonders wenn der Abend länger als 2 Stunden dauert.
Wann findet die Generalprobe für einen Themenabend statt?
Führe die technische Generalprobe spätestens 24 Stunden vor dem Einlass durch. Die letzte Probe sollte danach separat stattfinden, damit technische Fehler behoben werden können, ohne den Ablauf erneut zu belasten.

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