Checklist para organizar una noche de teatro

Una noche de teatro necesita coordinar mucho más que una actuación y un escenario. Esta checklist te ayuda a ordenar la preparación: primero la obra, la fecha y el lugar; después los permisos, el reparto, los ensayos y la comunicación con el público. En las últimas semanas tendrás que cerrar la parte técnica, los disfraces, la decoración, el atrezzo y el catering. También incluye los detalles que suelen quedarse para el final, como la ruta, el aparcamiento y el cierre de inscripciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Definir la actuación y la fecha
2 personas
Reservar el lugar
Comprobar permisos
Gestionar los derechos de actuación
Confirmar el reparto y el equipo
2 personas
Hacer el horario de ensayos
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir inscripciones
Publicar la promoción
Desarrollar el diseño de la decoración
2 personas
Seleccionar disfraces
2 personas
Hacer la lista de accesorios
2 personas
Elaborar el plan técnico
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Calcular las cantidades de catering
2 personas
Imprimir el programa
Enviar información sobre la ruta y el aparcamiento
Construir la decoración
3 personas
Comprobar los atrezos
2 personas
Probarse los disfraces
3 personas
Realizar el ensayo técnico
5 personas
Realizar el último ensayo
8 personas
Cerrar la lista de público
Confirmar el catering
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
3 personas
Llevar la decoración al lugar
3 personas
Transportar los trajes al lugar
2 personas
Organizar la recepción del público
2 personas
Marcar la distribución de la sala
3 personas
Colocar las piezas del escenario
4 personas
Montar la decoración
4 personas
Colgar y orientar las luces
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Colocar las mesas altas y el guardarropa
2 personas
Montar el punto de café y bar
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Preparar la vajilla
2 personas
Preparar los programas
Preparar los vestuarios
2 personas
Preparar los disfraces
2 personas
Preparar los accesorios
2 personas
Programar los modos de iluminación
2 personas
Realizar la revisión técnica final
3 personas
Dar briefing al equipo de recepción
2 personas
Dar briefing en backstage
3 personas

Evento

Abrir las puertas
4 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
Repartir programas
2 personas
Servir café y té
3 personas
Guiar a los visitantes al salón
2 personas
Realizar el anuncio
Manejar luces y sonido
2 personas
Cambiar los atrezos
2 personas
Acompañar el cambio de ropa en backstage
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
4 personas
Anunciar el descanso
Realizar rondas por la sala
2 personas
Coordinar el momento de aplausos
Guiar al público hacia la salida
3 personas
Atender el guardarropa
2 personas

Seguimiento

Cerrar las bebidas
2 personas
Desmontar la decoración
4 personas
Desmontar las partes del escenario
4 personas
Apagar la luz y el sonido
2 personas
Reunir el atrezzo y los disfraces
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Separar y desechar los residuos
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Limpiar los vestuarios
2 personas
Hacer la revisión final del lugar
2 personas
Recoger objetos perdidos
Devolver los materiales
2 personas
Lavar y guardar los disfraces
2 personas
Devolver los accesorios
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Piezas de escenariocant. 12
Sillascant. 110
Mesas altascant. 8
Percheroscant. 3
Mesas plegablescant. 6
Taburetes de barcant. 4

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 150
Platoscant. 120
Tenedores de postrecant. 120
Cucharillascant. 120
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de pancant. 3
Cubiertos de serviciocant. 8
Jarras de aguacant. 8
Botellas térmicascant. 4

Equipo

Mesa de mezclas
Altavocescant. 2
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 2
Portátil
Caja DI
Caja registradora
Máquina de sellado
Cartel de entrada
Caja de herramientas
Taladros de bateríacant. 2
Martilloscant. 2
Cintas métricascant. 2
Escaleras de tijeracant. 2
Cinta gaffercant. 6
Bridascant. 2

Iluminación

Focos de teatrocant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8

Decoración

Telón de fondo
Cortinascant. 2
Manteles runnerscant. 8
Arreglos floralescant. 6
Atriles para programascant. 4
Pizarrascant. 3
Paneles de flechascant. 8
Perchas para el guardarropacant. 120
Credencialescant. 20
Pulserascant. 120

Limpieza

Cuboscant. 3
Fregonascant. 3
Sets de escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Guantes de limpiezacant. 6

Catering

Compras

Consejos

Reserva el lugar antes de cerrar la fecha: comprueba aforo, horarios de montaje y desmontaje, permisos y condiciones técnicas. Deja por escrito quién aporta sillas, mesas y equipamiento.
Programa los ensayos con margen para un ensayo técnico y otro general. Haz la prueba de sonido, micrófonos, focos, mesa de mezclas y cables antes del último ensayo, no el día de la función.
Cierra el reparto y el equipo antes de diseñar el calendario de ensayos. Confirma también quién se ocupa de los disfraces, la decoración, los accesorios y el control de inscripciones.
Calcula el catering a partir del número final de asistentes y recoge las preferencias dietéticas antes de comprar. Las tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, cafeteras, termos y neveras suelen olvidarse hasta la última semana.
Envía con antelación la información sobre la ruta y el aparcamiento, e imprime el programa antes del día del evento. Cierra la lista de público cuando falte aproximadamente una semana para ajustar catering y distribución de asientos.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que reservar el lugar para una noche de teatro?: Resérvalo en cuanto tengas definida la actuación y una fecha provisional, idealmente con varias semanas de margen. Antes de confirmar, verifica el aforo, los horarios de acceso, los permisos y las necesidades técnicas.
¿Cuándo se hace el ensayo técnico de una obra de teatro?: Hazlo después de montar la decoración y comprobar el atrezzo, y antes del último ensayo. Reserva al menos una sesión completa para probar sonido, micrófonos, focos, portátil, mesa de mezclas, cables y entradas y salidas del reparto.
¿Cuándo cerrar las inscripciones para una noche de teatro?: Cierra la lista de público aproximadamente una semana antes de la función. Así puedes calcular las cantidades de catering, organizar las sillas y preparar la información de acceso sin trabajar con cifras provisionales.
¿Qué hay que preparar para el catering de una noche de teatro?: Calcula las cantidades con el número final de asistentes y recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra. Prepara también el servicio: tazas, vasos, platos, cubiertos, bandejas, cuencos, cafeteras, teteras, termos y neveras portátiles.

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