Checklist pour organiser une soirée singer-songwriter

Une soirée singer-songwriter repose sur une préparation précise : les artistes doivent connaître les horaires, le matériel doit être testé et l’accueil doit rester fluide. Cette checklist regroupe les 55 tâches et 41 fournitures nécessaires, de la confirmation des inscriptions au rangement de la salle. Prévoyez notamment un vrai temps pour le soundcheck, le refroidissement des boissons et l’installation des microphones. Les détails souvent oubliés, comme les besoins alimentaires ou les câbles de secours, sont intégrés au plan.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer les informations des artistes
Réserver la sono
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Calculer les quantités de catering
Vérifier la liste des courses
Confirmer les réservations
Imprimer le programme
Rédiger les présentations des artistes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Emballer séparément les options diététiques
2 personnes
Recharger les appareils
Récupérer les clés du lieu
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dégager la zone du podium
2 personnes
Installer le système de sonorisation
2 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Effectuer la vérification du son
2 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le bar et le buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle et les verres
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Déposer les programmes
Vérifier l’espace d’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir l'artiste
Accompagner l’artiste jusqu’à la scène
Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Faire le discours d’ouverture
Encadrer le premier set
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet de pause
2 personnes
Animer la deuxième manche
Animer les questions du public
Accompagner le dernier set
Discours d’adieu et de remerciement
Accompagner les invités à la sortie
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
2 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 55
Tabourets de barqté 4
Tables de buffetqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 60
Petits bolsqté 30
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones de chantqté 2
Pieds de microqté 2
Boîtier DI
Câbles XLRqté 4
Câbles d'instrumentsqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Tabouret de guitare
Pupitresqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Lampes d'ambianceqté 8
Guirlandes lumineusesqté 3

Décoration

Nappesqté 6
Fond de scène
Compositions floralesqté 4
Pupitres de programmeqté 4

Cuisine

Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Machine à café
Bouilloiresqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Pinces de serviceqté 6

Nettoyage

Bacs à vaisselleqté 2
Balai et pelle
Serpillière et seau

Catering

Courses

Conseils

Confirmez les informations de chaque artiste au moins 7 jours avant : horaire d’arrivée, durée du passage, instruments utilisés et besoins techniques. Vous éviterez de découvrir un besoin de boîtier DI le jour même.
Fixez une date limite pour les inscriptions et les besoins alimentaires, idéalement 5 à 7 jours avant la soirée. Emballez ensuite séparément les options végétariennes, sans allergènes ou adaptées à un régime particulier.
Gardez au moins 90 minutes avant l’arrivée du public pour installer les tables, les chaises, l’éclairage et la sonorisation. Réservez ensuite 30 minutes au branchement des microphones et à la vérification du son.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et préparez les encas avant l’ouverture des portes. Une carafe d’eau et des verres placés près de la scène évitent les interruptions pendant les chansons.
Récupérez les clés et vérifiez la salle le jour même avant de déplacer le mobilier. Dégagez une zone de podium suffisamment large pour les artistes, les pieds de micro, le tabouret de guitare et les câbles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée singer-songwriter ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la soirée si les places sont limitées. Fixez la date de clôture des inscriptions 5 à 7 jours avant afin de calculer le catering et de recueillir les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer la sonorisation ?: Prévoyez au minimum 90 minutes pour installer la table de mixage, les microphones, les pieds, les câbles et les rallonges. Ajoutez 30 minutes pour le soundcheck avec les artistes, plutôt que de tester le matériel pendant l’accueil.
Quand faire les courses et préparer les boissons ?: Faites les courses 1 à 2 jours avant pour les produits stables et le jour même pour les produits frais. Placez les boissons au frais au moins 4 heures avant le début et préparez les encas avant l’arrivée des invités.
Que faut-il vérifier dans la salle avant une soirée musicale ?: Vérifiez la salle le jour de l’événement, au moins 2 heures avant l’ouverture. Contrôlez l’espace disponible pour le podium, les prises électriques, les rallonges, l’éclairage, les tables et les chaises avant de commencer l’installation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.