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Singer-Songwriter-Abend organisieren: die komplette Checkliste

Ein Singer-Songwriter-Abend steht und fällt mit guter Vorbereitung: Die Künstlerdaten müssen bestätigt, die Technik getestet und der Raum rechtzeitig eingerichtet sein. Plane nicht nur Bühne und Sound ein, sondern auch Anmeldungen, Ernährungswünsche, Getränke und die Ansagen zwischen den Auftritten. Diese Checkliste führt dich von den ersten Reservierungen bis zum letzten Soundcheck. Besonders Technik, gekühlte Getränke und separat verpackte Diätoptionen werden häufig zu spät erledigt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Künstlerdaten bestätigen

  • Tonanlage reservieren

  • Einladungen verschicken

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Cateringmengen berechnen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Reservierungen bestätigen

  • Programm drucken

  • Künstler-Ansagen schreiben

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Diätoptionen separat verpacken

    2 Personen

  • Geräte aufladen

  • Standortschlüssel abholen

  • Raum kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Bühnenbereich freimachen

    2 Personen

  • Beschallungsanlage aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofone anschließen

    2 Personen

  • Soundcheck durchführen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufbauen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Bar und Buffet einrichten

    3 Personen

  • Geschirr und Gläser bereitstellen

    2 Personen

  • Snacks auslegen

    3 Personen

  • Programme auslegen

  • Eingangsbereich prüfen

    2 Personen

Event

  • Künstler empfangen

  • Künstler zur Bühne begleiten

  • Gäste empfangen

    3 Personen

  • Getränke servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Eröffnungsrede halten

  • Erste Runde betreuen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Pausebuffet auffüllen

    2 Personen

  • Zweite Set begleiten

  • Publikumsfragen betreuen

  • Letztes Set begleiten

  • Abschied und Dankesrede

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Übrig gebliebenes Essen verpacken

    2 Personen

  • Geräte ausschalten

    2 Personen

  • Geschirr sammeln

    3 Personen

  • Abfall sammeln

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    3 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen sortieren

    2 Personen

  • Ausrüstung zurückgeben

    2 Personen

  • Locationschlüssel zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 6
  • StühleAnz. 55
  • BarhockerAnz. 4
  • BuffetischeAnz. 2

Geschirr

  • WassergläserAnz. 60
  • WeingläserAnz. 60
  • KaffeetassenAnz. 50
  • TellerAnz. 60
  • SchälchenAnz. 30
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServierplattenAnz. 8
  • KaraffeAnz. 4

Ausstattung

  • Aktive LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • GesangsmikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • DI-Box
  • XLR-KabelAnz. 4
  • InstrumentenkabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Gitarrenhocker
  • LesepulteAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-SpotsAnz. 4
  • StimmungsleuchtenAnz. 8
  • LichterkettenAnz. 3

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 6
  • Bühnenhintergrund
  • BlumenarrangementsAnz. 4
  • ProgrammständerAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 3
  • ThermoskannenAnz. 4
  • Kaffeemaschine
  • WasserkocherAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierzangenAnz. 6

Reinigung

  • SpülbeckenAnz. 2
  • Besen und Kehrblech
  • Wischmopp und Eimer

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Bestätige die Künstlerdaten und reserviere die Tonanlage frühzeitig. Spätestens 7 Tage vor dem Abend sollten Auftrittszeiten, benötigte Anschlüsse und die Ankunftszeit der Künstler feststehen.
  • Führe den Soundcheck nicht erst kurz vor Beginn durch. Plane mindestens 60 Minuten für aktive Lautsprecher, Mischpult, Mikrofone, DI-Box, XLR-Kabel und Instrumentenkabel ein.
  • Kühle die Getränke mehrere Stunden vorher und rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person. Karaffen und Wassergläser sollten bereits beim Einlass bereitstehen.
  • Erfasse Ernährungswünsche mit den Anmeldungen und verpacke Diätoptionen separat. So lassen sich die passenden Snacks beim Catering eindeutig zuordnen, statt am Buffet nachzufragen.
  • Hole den Standortschlüssel früh genug ab und kontrolliere den Raum vor dem Aufbau. Tische, Stühle und Barhocker brauchen Platz, damit Bühnenbereich, Buffet und Laufwege nicht miteinander kollidieren.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Singer-Songwriter-Abend organisieren?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Künstlerdaten, Tonanlage und Einladungen. In der letzten Woche bestätigst du Reservierungen, Anmeldungen, Cateringmengen und das Programm.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Singer-Songwriter-Abend?
Plane mindestens 2 bis 3 Stunden für Raum, Mobiliar, Bühne, Beleuchtung und Beschallungsanlage ein. Für den Soundcheck kommen anschließend mindestens 60 Minuten hinzu.
Wie viele Getränke brauche ich pro Person?
Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen, danach meist mit 1 bis 2 Getränken je weiterer Stunde. Wasser sollte zusätzlich jederzeit verfügbar sein.
Wann sollte der Soundcheck stattfinden?
Der Soundcheck sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein. So bleibt Zeit, Mikrofone, DI-Box, Lautsprecher und Beleuchtung nachzujustieren, ohne dass Gäste oder Künstler warten müssen.

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