Checklist pour organiser une soirée silent disco

Une silent disco se prépare surtout autour du matériel audio et de la circulation des invités. Il faut réserver les casques assez tôt, prévoir les canaux musicaux, tester chaque émetteur et organiser la recharge des batteries. Le lieu doit aussi permettre une installation claire du bar, du buffet et des zones de danse. Cette checklist suit l’ordre pratique des préparatifs, des premières réservations jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Vérifier les règles de bruit
Réserver des casques audio
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Composer les canaux musicaux
2 personnes
Télécharger les playlists
Vérifier les points d'alimentation
Rédiger les consignes de sécurité
Créer le plan du lieu
Planifier les livraisons
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Tester les casques et les émetteurs
2 personnes
Charger complètement les batteries
Refroidir les courses
Imprimer la liste d’inscription
Étiqueter les canaux de musique

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Installer le mobilier
4 personnes
Installer le bar et le buffet
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Régler les canaux musicaux
2 personnes
Préparer les casques audio
2 personnes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Tester entièrement la technique
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les casques audio
3 personnes
Expliquer le mode d'emploi
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
Vérifier la technique et le volume
Évacuer les déchets au fur et à mesure
Récupérer les casques audio
3 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Charger les casques
Inventorier l’équipement
Rendre le matériel loué
2 personnes
Rapporter les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Tables hautesqté 6
Chaisesqté 20
Portant à vêtements
Poubellesqté 6

Équipement

Casques sans filqté 70
Émetteursqté 3
Contrôleur DJ
Ordinateur portable
Amplificateur pour casque
Stations de rechargeqté 4
Piles de rechangeqté 20
Microphone
Clés USBqté 2
Multiprisesqté 6
Rallonges électriquesqté 4
Câbles audioqté 8
Support pour ordinateur portable

Éclairage

Kits d’éclairage LEDqté 4
Lumières discoqté 2
Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Bâtons lumineuxqté 80
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Nappesqté 12
Braceletsqté 80

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Verres à vinqté 50

Cuisine

Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 10
Cuillères de serviceqté 6
Tire-bouchonsqté 3
Conteneurs à glaceqté 3

Nettoyage

Balaiqté 2
Raclette de sol
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réserve les casques et les émetteurs au moins 3 à 4 semaines avant la soirée, surtout si tu prévois plusieurs canaux musicaux. Demande aussi combien de casques peuvent être rechargés simultanément.
Prépare 2 ou 3 canaux musicaux et étiquette clairement chaque canal sur les casques ou à leur point de distribution. Télécharge les playlists avant le jour J pour ne pas dépendre d’une connexion internet.
Teste 100 % des casques et des émetteurs la veille, puis charge complètement les batteries. Prévois des piles de rechange et au moins 2 multiprises par zone technique si plusieurs stations de recharge sont utilisées.
Vérifie les points d’alimentation et dessine le plan du lieu avant l’installation. Laisse les rallonges et les câbles audio hors des passages, avec une zone distincte pour le bar, le buffet et la remise des casques.
Imprime la liste d’inscription et prépare les consignes de sécurité avant l’arrivée des invités. Compte 10 à 15 minutes pour l’accueil, l’explication des canaux et la distribution des casques, même si les participants sont déjà inscrits.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une silent disco ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, les casques et les émetteurs. Garde les 3 derniers jours pour les courses, les playlists, les tests techniques et le plan d’installation.
Combien de casques faut-il prévoir pour une silent disco ?: Prévois au minimum un casque par participant attendu, plus 5 à 10 % de marge. Pour 40 invités, cela représente 42 à 44 casques afin de gérer une panne ou une inscription supplémentaire.
Combien de canaux musicaux faut-il pour une silent disco ?: Deux ou trois canaux suffisent généralement pour une soirée privée. Prépare les playlists au moins 24 heures à l’avance et vérifie que chaque canal est clairement identifié avant l’ouverture du lieu.
Combien de temps faut-il pour installer une silent disco ?: Réserve au moins 2 heures pour installer le mobilier, l’éclairage, le bar, le buffet et le matériel audio. Ajoute 30 minutes pour tester les casques, régler les canaux et corriger les câbles ou les problèmes d’alimentation.

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