Organiser une soirée portes ouvertes sans rien oublier

Une soirée portes ouvertes demande surtout une bonne coordination entre les inscriptions, l’accueil et la préparation de la salle. Commence par fixer les horaires et suivre les participants inscrits, puis organise les bénévoles et les besoins alimentaires. Le jour même, prévois le temps nécessaire pour installer les tables, le buffet, les boissons et la signalétique. Cette checklist rassemble les étapes du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver la salle
Publier la date et les horaires
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les bénévoles
Préparer les informations du programme
Confirmer les livraisons
Vérifier les stocks
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Trier les courses
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les sandwichs
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Dresser les tables
2 personnes
Monter le buffet
3 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Suspendre la décoration
2 personnes
Installer les panneaux indicateurs
Tester la musique et l’éclairage
2 personnes
Vérifier les toilettes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
2 personnes
Cocher les inscriptions
Enregistrer les nouveaux visiteurs
Orienter les visiteurs
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
Vider les poubelles
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Démonter le mobilier
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Réfrigérer les restes
Rassembler les objets trouvés
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les stocks restants
Rapporter les clés du lieu

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Porte-manteauxqté 2
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 5

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 10
Carafesqté 6
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 4
Couteaux à painqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6
Étiquettes nominativesqté 80
Guirlandesqté 8
Feutresqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Ouvre le formulaire d’inscription assez tôt pour connaître le nombre de participants et les besoins alimentaires avant de faire les courses. Une estimation tardive complique surtout les sandwichs, les boissons et les places assises.
Prévois les bénévoles par créneaux plutôt qu’une seule équipe pour toute la soirée. Il faut notamment des personnes à l’accueil, au buffet et pour réapprovisionner les boissons.
Achète les produits frais le plus près possible de l’événement, idéalement le jour même ou la veille. Mets ensuite les boissons au frais et sépare les produits à conserver des éléments qui peuvent être installés plus tôt.
Garde une vraie marge pour l’installation : les tables, chaises, porte-manteaux, buffet et table d’accueil prennent plus de temps lorsqu’ils doivent être déplacés ou réorganisés. Installe les panneaux directionnels avant l’arrivée des premiers visiteurs.
Vérifie le matériel électrique avant de brancher les machines à café, bouilloires ou haut-parleurs. Compte les rallonges et multiprises disponibles, puis place les câbles hors des zones de passage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser une soirée portes ouvertes ?: Commence au moins 4 semaines avant la date pour réserver la salle, publier les horaires et envoyer les invitations. Garde les 3 derniers jours pour confirmer les livraisons, vérifier les stocks et acheter les produits frais.
Combien de temps prévoir pour installer une soirée portes ouvertes ?: Prévois environ 2 à 3 heures avant l’ouverture pour installer les tables et les chaises, dresser le buffet, préparer l’accueil et suspendre la décoration. Ajoute 30 minutes pour une vérification finale de la signalétique et du matériel.
Combien de bénévoles faut-il pour une soirée portes ouvertes ?: Pour un groupe d’environ 30 à 50 visiteurs, prévois au moins 4 bénévoles par créneau : deux à l’accueil et à l’orientation, un au buffet et un pour les boissons ou le réassort. Prévois des créneaux de 2 heures afin d’éviter qu’une seule personne reste mobilisée toute la soirée.
Que faut-il prévoir pour le buffet d’une soirée portes ouvertes ?: Prévois des assiettes, couverts, verres, petits bols, plateaux et pinces de service, ainsi que des carafes et des thermos pour les boissons. Prépare les sandwichs et les encas après avoir traité les inscriptions et les besoins alimentaires, idéalement dans les 2 heures précédant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.