Checklist voor een goed georganiseerde inloopavond
Een inloopavond vraagt vooral om een logische voorbereiding: eerst ruimte, datum en aanmeldingen, daarna vrijwilligers, catering en inrichting. Plan vaste momenten voor het verzamelen van dieetwensen en het bevestigen van leveringen, zodat je niet op de dag zelf hoeft te improviseren. Reken daarnaast tijd voor ontvangst, wegwijzers en een controle van koffie, thee, koude dranken en hapjes. Met deze checklist houd je overzicht over alle 50 taken en 39 benodigde spullen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Ruimte reserveren
Datum en tijden publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Aanmeldformulier openen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vrijwilligers inroosteren
Programma-informatie klaarzetten
Leveringen bevestigen
Voorraad controleren
2 personen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Verse producten inkopen
2 personen
Boodschappen sorteren
2 personen
Dranken koud zetten
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Broodjes voorbereiden
2 personen
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
Tafels opstellen
3 personen
Stoelen plaatsen
3 personen
Tafels aankleden
2 personen
Buffet opbouwen
3 personen
Ontvangsttafel inrichten
2 personen
Versiering ophangen
2 personen
Wegwijzers ophangen
Muziek en verlichting testen
2 personen
Toiletten controleren
Vluchtroutes vrijmaken
2 personen
Event
Gasten ontvangen
2 personen
Aanmeldingen afvinken
Nieuwe bezoekers registreren
Bezoekers wegwijs maken
2 personen
Koffie en thee serveren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Buffet netjes houden
Afvalbakken legen
Toiletten tussentijds controleren
Gasten uitzwaaien
2 personen
Nazorg
Eten en drinken opruimen
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Meubilair afbreken
3 personen
Decoratie verwijderen
2 personen
Ruimte schoonmaken
3 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Overgebleven eten koelen
Gevonden voorwerpen verzamelen
Materialen retourneren
2 personen
Restvoorraad opbergen
Locatiesleutels terugbrengen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 60
- Tafelsaantal 8
- Kapstokkenaantal 2
- Buffettafelsaantal 3
- Afvalbakkenaantal 5
Servies
- Koffiekopjesaantal 60
- Drinkglazenaantal 60
- Bordenaantal 60
- Besteksetsaantal 60
- Serveerbladenaantal 8
- Schaaltjesaantal 10
- Schenkkanenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Koelboxenaantal 3
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
- Bluetoothspeakersaantal 2
- Microfoon
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Serveertangenaantal 6
- Opscheplepelsaantal 4
- Broodmessenaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Welkomstbord
- Wegwijzerbordenaantal 6
- Naamstickersaantal 80
- Slingersaantal 8
- Viltstiftenaantal 12
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 4
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezemsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Open het aanmeldformulier zodra datum, tijden en locatie vaststaan. Controleer de aanmeldingen minimaal 7 dagen vooraf en noteer dieetwensen in één overzicht voor de boodschappen en hapjes.
- Bevestig leveringen en vrijwilligers uiterlijk 3 dagen vooraf. Maak een rooster met ontvangst, catering en opruimen, zodat niet iedereen tegelijk dezelfde taak verwacht.
- Doe houdbare boodschappen enkele dagen vooraf en koop verse producten op de dag zelf of maximaal 1 dag eerder. Sorteer alles direct per onderdeel: koffie en thee, buffet, broodjes en ontvangst.
- Zet de ruimte minimaal 2 uur voor de start klaar. Plaats stoelen en tafels, richt de ontvangsttafel in, hang wegwijzers op en controleer of koffiezetapparaten, waterkokers en verlengsnoeren werken.
- Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud en bouw het buffet pas op nadat de tafels staan. Leg servies, bestek, serveerbladen en opscheplepels per uitgiftepunt klaar, zodat gasten niet hoeven te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel tijd heb je nodig om een inloopavond klaar te zetten?
- Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en eindcontrole. Reserveer daarnaast ongeveer 30 minuten voor het ontvangen van leveringen en het oplossen van kleine problemen.
- Wanneer moet ik uitnodigingen voor een inloopavond versturen?
- Verstuur de uitnodigingen bij voorkeur 3 tot 4 weken vooraf. Sluit de aanmelding 5 tot 7 dagen voor de avond, zodat je aantallen, dieetwensen en boodschappen kunt controleren.
- Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een inloopavond?
- Reken bij een kleinschalige inloopavond op minimaal 3 vrijwilligers: één voor ontvangst, één voor catering en één voor praktische ondersteuning. Bij meerdere gelijktijdige ruimtes voeg je per ruimte minstens 1 persoon toe.
- Wanneer zet je koffie, thee en dranken klaar voor een inloopavond?
- Zet kopjes, glazen, thermoskannen en waterkokers ongeveer 30 minuten vooraf klaar. Zet koude dranken minstens 2 uur eerder koud, maar bereid koffie en thee zo dicht mogelijk op de starttijd.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!