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Offener Abend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein offener Abend wirkt unkompliziert, braucht aber klare Zuständigkeiten und einen festen Zeitplan. Reserviere den Raum zuerst, veröffentliche Datum und Uhrzeit und öffne danach die Anmeldung. Zwei bis drei Wochen vorher solltest du Ernährungswünsche, Helfer und Programminformationen zusammentragen. In den letzten Tagen folgen Einkäufe, Aufbau und die Kontrolle von Geschirr, Technik und Wegweisern. Die Checkliste führt dich in dieser Reihenfolge durch alle 50 Aufgaben und 39 benötigten Dinge.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Raum reservieren

  • Datum und Uhrzeiten veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldeformular öffnen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Freiwillige einteilen

  • Programminformationen bereitstellen

  • Lieferungen bestätigen

  • Bestand prüfen

    2 Personen

  • Einkaufsliste prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Frische Produkte einkaufen

    2 Personen

  • Einkäufe sortieren

    2 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Snacks vorbereiten

    3 Personen

  • Brötchen vorbereiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Tische eindecken

    2 Personen

  • Buffet aufbauen

    3 Personen

  • Empfangstisch einrichten

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Wegweiser aufhängen

  • Musik und Beleuchtung testen

    2 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Fluchtwege freihalten

    2 Personen

Event

  • Gäste empfangen

    2 Personen

  • Anmeldungen abhaken

  • Neue Besucher registrieren

  • Besucher orientieren

    2 Personen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Buffet ordentlich halten

  • Mülleimer leeren

  • Toiletten zwischendurch kontrollieren

  • Gäste verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Essen und Getränke aufräumen

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Möbel abbauen

    3 Personen

  • Dekoration entfernen

    2 Personen

  • Raum reinigen

    3 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Essen kühlen

  • Fundsachen sammeln

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Restbestand verstauen

  • Locationschlüssel zurückbringen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 60
  • TischeAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 2
  • BuffetischeAnz. 3
  • AbfallbehälterAnz. 5

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 60
  • TrinkgläserAnz. 60
  • TellerAnz. 60
  • BestecksetsAnz. 60
  • ServiertablettsAnz. 8
  • SchälchenAnz. 10
  • KaraffenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 3
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierzangenAnz. 6
  • ServierlöffelAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 2

Dekoration

  • TischdeckenAnz. 8
  • Willkommensschild
  • Wegweiser-SchilderAnz. 6
  • NamensaufkleberAnz. 80
  • GirlandenAnz. 8
  • FilzstifteAnz. 12

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 4
  • LED-LampenAnz. 6

Reinigung

  • EimerAnz. 2
  • WischmopsAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege die Anmeldung mindestens zwei Wochen vor dem offenen Abend an. So kannst du Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche noch rechtzeitig für Einkauf und Buffet auswerten.
  • Teile Freiwillige spätestens sieben Tage vorher ein. Plane getrennte Personen für Empfang, Buffet, Getränke und den Abbau ein, damit am Eingang niemand gleichzeitig Kaffee kochen muss.
  • Prüfe drei bis fünf Tage vorher Bestand und Einkaufsliste. Vergessene Kleinigkeiten wie Servierzangen, Karaffen, Namensaufkleber oder Abfallbehälter fallen sonst oft erst beim Aufbau auf.
  • Kaufe frische Produkte am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher. Getränke können früher kalt gestellt werden; Kaffee, Tee, Brötchen und Snacks sollten erst kurz vor Beginn bereitstehen.
  • Beginne den Aufbau etwa zwei Stunden vorher. Stelle zuerst Tische, Stühle und Buffet auf, richte danach Empfangstisch und Wegweiser ein und teste Lautsprecher, Mikrofon sowie Verlängerungskabel vor dem Eintreffen der Gäste.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen offenen Abend planen?
Beginne mindestens vier Wochen vorher mit der Raumreservierung und der Terminabstimmung. Öffne die Anmeldung etwa zwei bis drei Wochen vor dem Termin, damit du Essen, Getränke und Helfer planen kannst.
Wann sollte man die Einkäufe für einen offenen Abend erledigen?
Trockene Waren und Getränke kannst du zwei bis drei Tage vorher besorgen. Frische Produkte kaufst du am selben Tag oder maximal einen Tag vorher; stelle Getränke rechtzeitig kalt und bereite Snacks sowie Brötchen kurz vor Beginn vor.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen offenen Abend?
Plane mindestens zwei Stunden für Tische, Stühle, Buffet, Empfang, Dekoration und Wegweiser ein. Technik und Verlängerungskabel solltest du spätestens 30 Minuten vor dem Einlass testen.
Was wird bei einem offenen Abend oft vergessen?
Häufig fehlen Namensaufkleber, Servierbesteck, Karaffen, Abfallbehälter oder klare Wegweiser. Prüfe diese Dinge drei bis fünf Tage vorher anhand der Ausstattungsliste und kontrolliere sie beim Aufbau noch einmal.

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