Checklist pour organiser une soirée poésie

Une soirée poésie demande plus qu’une liste de lecteurs et quelques chaises. Il faut coordonner les poètes, le présentateur, les inscriptions, le programme de lecture et les besoins techniques avant le jour J. Cette checklist vous guide de la confirmation du lieu jusqu’au test des microphones et à l’accueil du public. Elle vous aide aussi à ne pas oublier les boissons fraîches, les badges, le vestiaire et les informations utiles pour les intervenants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Faire les réservations
Établir le programme et le planning
2 personnes
Confirmer les poètes et le présentateur
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations des poètes
Recenser les besoins techniques
Diffuser le planning de lecture
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Stocker les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Imprimer le déroulé et la liste de contacts
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier l’espace
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Préparer la table de parole
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Aménager la table d'accueil
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les en-cas et les boissons
3 personnes

Événement

Accueillir les poètes
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Ouvrir le programme
Annoncer les poètes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Encadrer la pause
2 personnes
Animer la séance de questions-réponses
Organiser les adieux et les remerciements
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Démonter le système de sonorisation
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Conserver les objets trouvés
Archiver les photos et les fichiers
Envoyer les messages de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Table de prise de parole
Portant à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verres à boireqté 70
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 10
Pinces de serviceqté 6
Cafetièreqté 3
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Mixeur audio
Câbles audioqté 6
Rallonges électriquesqté 3
Multiprisesqté 5
Presse-papiersqté 3

Éclairage

Lampes d'ambianceqté 6
Lampes à batterieqté 10

Décoration

Nappesqté 8
Supports de menuqté 8
Affiches du programmeqté 6
Badges nominatifsqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 5
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Glacièresqté 3
Plateaux de serviceqté 6
Bacs à glaçonsqté 4
Tire-bouchonqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Pains de glaceqté 12
Courses

Conseils

Confirmez les poètes, le présentateur et leurs besoins techniques au moins 2 semaines avant la soirée. Demandez notamment qui utilise un microphone, un pied de micro ou un support particulier.
Envoyez le programme de lecture dès qu’il est stabilisé, idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Précisez l’ordre de passage, les horaires d’arrivée et la durée prévue pour chaque lecture.
Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires 3 à 5 jours avant la soirée. Prévoyez une marge pour les changements de dernière minute et vérifiez que les boissons sont stockées au frais avant l’arrivée du public.
Ouvrez le lieu au moins 2 heures avant le début. Ce délai permet d’installer les tables et les chaises, d’aménager la table de parole, de préparer l’accueil et de tester les microphones avec la sonorisation.
Imprimez le déroulé et la liste de contacts en plusieurs exemplaires le jour même. Gardez-en un à l’accueil, un près de la table de parole et un avec la personne responsable de la technique.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée poésie ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Les réservations, les confirmations des poètes, les invitations et le programme peuvent ainsi être finalisés sans devoir tout régler dans les derniers jours.
Quand envoyer les invitations pour une soirée poésie ?: Envoyez-les 2 à 3 semaines avant la date prévue. Relancez les personnes inscrites environ 3 jours avant, avec l’adresse, l’horaire et le programme de lecture.
À quelle heure installer une soirée poésie ?: Commencez l’installation au moins 2 heures avant l’ouverture au public. Gardez ensuite 30 minutes pour régler la sonorisation et tester chaque microphone dans la salle.
Combien de boissons prévoir pour une soirée poésie ?: Comptez environ 2 à 3 verres par personne pour les deux premières heures, puis ajustez selon la durée et la présence d’un buffet. Prévoyez aussi de l’eau en carafe et du café dans un thermos.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.