Poetry-Abend organisieren: die vollständige Checkliste
Ein Poetry-Abend braucht mehr Vorbereitung als nur ein Mikrofon und eine Liste mit Gedichten. Bestätige zuerst Termin, Ort, Dichter und Moderation, bevor du Einladungen verschickst. Danach folgen Anmeldungen, Vorleseplan, Verpflegung und technische Anforderungen. Am Veranstaltungstag zählen ein getestetes Audiosystem, ein klarer Empfang und ein ausgedruckter Ablaufplan – besonders dann, wenn mehrere Personen auftreten und die Reihenfolge feststeht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Datum und Ort bestätigen
Reservierungen vornehmen
Programm und Zeitplan erstellen
2 Personen
Dichter und Moderator bestätigen
Einladungen verschicken
2 Personen
Werbung veröffentlichen
2 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Dichterinformationen sammeln
Technische Anforderungen erfassen
Vorleseplan verteilen
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
Einkaufen gehen
2 Personen
Getränke gekühlt lagern
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Ablaufplan und Kontaktliste ausdrucken
Location öffnen
2 Personen
Raum kontrollieren
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Sprecherpult vorbereiten
2 Personen
Garderobe einrichten
2 Personen
Dekoration aufhängen
2 Personen
Empfangstisch einrichten
2 Personen
Musikanlage anschließen
2 Personen
Mikrofone testen
2 Personen
Beleuchtung einrichten
2 Personen
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
Snacks und Getränke auslegen
3 Personen
Event
Dichter empfangen
2 Personen
Besucher empfangen
3 Personen
Programm öffnen
Dichter ankündigen
Snacks servieren
3 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Pause betreuen
2 Personen
Fragerunde moderieren
Verabschiedung und Dankeswort organisieren
2 Personen
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
Geschirr sammeln
3 Personen
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
Beschallungsanlage abbauen
2 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Raum reinigen
3 Personen
Dekoration entfernen
2 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände aufbewahren
Fotos und Dateien archivieren
Dankesnachrichten versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 70
- TischeAnz. 8
- Rednertisch
- GarderobenständerAnz. 2
- HockerAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 70
- TrinkgläserAnz. 70
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 10
- ServierzangenAnz. 6
- KaffeekannenAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 4
- WasserkannenAnz. 6
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Audiomischpult
- AudiokabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 5
- KlemmbretterAnz. 3
Beleuchtung
- StimmungsleuchtenAnz. 6
- BatterielampenAnz. 10
Dekoration
- TischdeckenAnz. 8
- MenükartenständerAnz. 8
- Programmatische PosterAnz. 6
- NamensschilderAnz. 20
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 5
- PutzeimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen und KehrblechAnz. 2
- SpülbürstenAnz. 3
Catering
- KühlboxenAnz. 3
- ServiertablettsAnz. 6
- EiswürfelbehälterAnz. 4
- KorkenzieherAnz. 2
- FlaschenöffnerAnz. 3
- KühlelementeAnz. 12
- Einkäufe
Tipps
- Lege den Vorleseplan spätestens 7 Tage vor dem Poetry-Abend fest und teile ihn anschließend an alle Dichter und die Moderation aus. So lassen sich fehlende Texte, Namen und technische Wünsche noch rechtzeitig klären.
- Plane für den Aufbau mindestens 2 Stunden ein: Raum kontrollieren, Tische und Stühle stellen, Rednertisch und Garderobe einrichten sowie Dekoration und Empfangstisch vorbereiten.
- Teste aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Audiomischpult und Kabel spätestens 60 Minuten vor Einlass. Ein zweites Mikrofon und passende Verlängerungskabel verhindern Verzögerungen bei wechselnden Vortragenden.
- Kühle Getränke am Veranstaltungstag frühzeitig und stelle Wasser für die Vortragenden bereit. Erfasse Ernährungswünsche spätestens 3 Tage vorher, damit Snacks und Geschirr nicht erst während des Empfangs organisiert werden müssen.
- Drucke Ablaufplan und Kontaktliste zweimal aus: eine Ausgabe bleibt am Empfangstisch, die zweite kommt zur Moderation. Lege Namensschilder, Klemmbretter und Programmplakate vor dem Einlass sichtbar bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Poetry-Abend organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Datum, Ort, Reservierungen und der Bestätigung von Dichtern und Moderation. Einladungen und Werbung können danach direkt veröffentlicht werden.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau für einen Poetry-Abend?
- Plane mindestens 2 Stunden für Möbel, Empfang, Garderobe, Dekoration und Technik ein. Der Mikrofontest sollte spätestens 60 Minuten vor dem Einlass abgeschlossen sein.
- Wann sollte der Vorleseplan für einen Poetry-Abend fertig sein?
- Der Vorleseplan sollte mindestens 7 Tage vor der Veranstaltung verteilt werden. So bleiben noch einige Tage, um Reihenfolge, Aussprache von Namen und technische Anforderungen zu korrigieren.
- Wie viele Getränke braucht man für einen Poetry-Abend?
- Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit 2 bis 3 Getränken pro Person und plane zusätzlich Wasser für die Dichter ein. Bei längeren Abenden solltest du pro weiterer Stunde etwa 1 bis 2 Getränke pro Person ergänzen.
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