Checklist para organizar una noche de poesía sin olvidos
Una noche de poesía necesita más coordinación de la que parece: participantes confirmados, un programa con horarios y sonido probado antes de que llegue el público. Esta checklist reúne 49 tareas y 40 materiales para avanzar desde la reserva del espacio hasta el cierre del evento. También contempla detalles que suelen llegar tarde, como las necesidades técnicas de cada poeta, las preferencias alimentarias y la distribución de las lecturas. Sigue el plan por fases y tendrás claro qué preparar primero y qué revisar el mismo día.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Hacer reservas
Elaborar el programa y el horario
2 personas
Confirmar a los poetas y al presentador
Enviar invitaciones
2 personas
Publicar la promoción
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar información de los poetas
Recopilar los requisitos técnicos
Distribuir el horario de lectura
Comprobar la lista de la compra
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Guardar las bebidas refrigeradas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Imprimir el programa y la lista de contactos
Abrir la ubicación
2 personas
Comprobar el espacio
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar la mesa de oradores
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Colgar la decoración
2 personas
Montar la mesa de recepción
2 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Configurar la iluminación
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Disponer aperitivos y bebidas
3 personas
Evento
Recibir a los poetas
2 personas
Recibir a los visitantes
3 personas
Abrir el programa
Anunciar a los poetas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Gestionar la pausa
2 personas
Moderar la ronda de preguntas
Organizar la despedida y el agradecimiento
2 personas
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Desmontar el sistema de sonido
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar los objetos perdidos
Archivar fotos y archivos
Enviar mensajes de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 8
- Mesa de oradores
- Percherocant. 2
- Taburetescant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 70
- Vasoscant. 70
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 10
- Pinzas de servircant. 6
- Jarras de cafécant. 3
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Soportes para micrófonocant. 2
- Mesa de mezclas
- Cables de audiocant. 6
- Enrollacablescant. 3
- Regletascant. 5
- Portapapelescant. 3
Iluminación
- Luces decorativascant. 6
- Lámparas de bateríacant. 10
Decoración
- Mantelescant. 8
- Atriles para menúcant. 8
- Pósteres del programacant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 5
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Escoba y recogedorcant. 2
- Cepillos para fregarcant. 3
Catering
- Neveras portátilescant. 3
- Bandejas de serviciocant. 6
- Cubiterascant. 4
- Sacacorchoscant. 2
- Abrebotellascant. 3
- Acumuladores de fríocant. 12
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha y el espacio antes de anunciar el evento. Después confirma a los poetas y al presentador para poder publicar un programa real, no provisional.
- Pide con antelación la información de cada poeta y sus requisitos técnicos. Reserva tiempo para probar los micrófonos inalámbricos, los altavoces y la mesa de mezclas antes de abrir las puertas.
- Envía las invitaciones y gestiona las inscripciones con margen para recoger las preferencias dietéticas. Haz la compra después de conocer el número previsto de asistentes y prepara los aperitivos antes del inicio.
- Imprime el programa y la lista de contactos el día anterior. Ten copias disponibles en recepción y coloca los pósteres del programa donde se vean al entrar.
- Llega antes de la apertura para comprobar el espacio, colocar sillas y mesas, montar la mesa de oradores y preparar el guardarropa. Deja las bebidas refrigeradas y revisa que haya vasos, tazas, platos y cubiertos en las zonas de servicio.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de poesía?
- Empieza al menos 4 semanas antes para reservar el espacio, confirmar a los poetas y enviar las invitaciones. Deja la última semana para cerrar inscripciones, preferencias dietéticas, programa y requisitos técnicos.
- ¿Cuándo se debe probar el sonido en una noche de poesía?
- Haz una prueba completa el mismo día, como mínimo 60 minutos antes de la llegada del público. Comprueba cada micrófono, los altavoces activos, los cables y la mesa de mezclas con el presentador o un poeta.
- ¿Cuántas sillas y vasos necesito para una noche de poesía?
- Prepara una silla por asistente confirmado y añade entre 5 y 10 sillas extra si el espacio lo permite. Para los vasos, calcula 2 por persona si habrá bebidas y añade un margen del 10 % para reposición.
- ¿Cuándo preparo la comida y las bebidas?
- Haz la compra después de cerrar las inscripciones y guarda las bebidas refrigeradas al menos 4 horas antes del comienzo. Prepara los aperitivos entre 60 y 90 minutos antes, para que estén listos sin perder frescura.
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