Soirée mehndi : la checklist d’organisation

Une soirée mehndi demande de coordonner les invités, les artistes au henné, le traiteur et l’aménagement de la salle. Commence par confirmer le lieu et les prestataires, puis verrouille les réponses, les besoins alimentaires et le programme. Les rendez-vous de henné doivent être répartis avant le jour J pour éviter les files d’attente. Cette checklist rassemble les tâches et le matériel à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire RSVP
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les artistes au henné
Confirmer les prestations de catering
Réserver le lieu
Réserver le mobilier
Réserver le matériel de musique
Définir le programme
2 personnes
Sélectionner les motifs de henné
2 personnes
Établir le plan de table
Réserver des places pour la mariée
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Établir la liste définitive des invités
Confirmer les livraisons
Imprimer le déroulé
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Répartir les rendez-vous de henné
2 personnes
Vérifier la décoration
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier les cônes de henné
Préparer le service traiteur
4 personnes
Créer la playlist musicale
Récupérer les clés du lieu
Recevoir les livraisons
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager l’espace au henné
3 personnes
Décorer la chaise de la mariée
2 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Accrocher les lumières
2 personnes
Tester le système de sonorisation
2 personnes
Préparer la table de présentation
2 personnes
Installer le point boisson
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer la table d’accueil
2 personnes
Briefer les artistes au henné
2 personnes
Briefing de l’équipe traiteur
2 personnes

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Recevoir les cadeaux
Animer les inscriptions au henné
2 personnes
Faire appliquer le henné
4 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réserver la chaise de la mariée
Fournir la musique
Animer le coin photo
Annoncer le mot de bienvenue
Animer la cérémonie traditionnelle
3 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Servir le dîner
5 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Expliquer les soins après henné
2 personnes
Dire au revoir aux invités
2 personnes

Suivi

Emballer les restes
3 personnes
Rassembler la vaisselle
4 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Démonter la décoration
3 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
Retourner le matériel loué
2 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Chaise de mariée
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 2
Table pour le hennéqté 4
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poubellesqté 5

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Petits bolsqté 60
Cuillères à soupeqté 60
Fourchettesqté 60
Couteauxqté 60
Verres à théqté 60
Verres à eauqté 60
Tasses à caféqté 50
Plateaux de serviceqté 16
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 8

Décoration

Nappesqté 8
Chemins de tableqté 8
Coussinsqté 30
Tissus décoratifsqté 12
Fleurs artificiellesqté 30
Vases à fleursqté 10
Bougies LEDqté 30
Lanternesqté 8
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Panneau d’accueil
Mur photo
Accessoires photoqté 20
Badges nominatifsqté 60
Boîte à cartes
Panneau de table cadeaux
Cartes d'inspiration hennéqté 30

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 6
Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bacs à glaçonsqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2
Carafes de serviceqté 6
Théièresqté 4
Pichets à laitqté 4
Sucriersqté 4
Carafe réfrigéréeqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Pilesqté 24
Lampes de nuitqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Chiffons microfibresqté 12

Catering

Cônes de hennéqté 80
Flacons applicateurs de hennéqté 20
Huile de soin post-hennéqté 6
Serviettes jetablesqté 300
Pailles en papierqté 100
Barquettes à emporterqté 60
Bougies chauffe-platqté 40
Couteau de gâteau de mariage
Courses

Conseils

Répartis les rendez-vous de henné avant l’événement, en prévoyant un créneau par personne et une marge pour les retards. Garde des places réservées pour la mariée afin qu’elle ne soit pas déplacée par le planning.
Ferme les inscriptions plusieurs jours avant la soirée pour établir la liste définitive et calculer les quantités du traiteur. Vérifie aussi les besoins alimentaires avant de confirmer le menu.
Prévois une table dédiée au henné, des tabourets et un éclairage confortable. Les cônes de henné sont faciles à oublier : vérifie leur quantité et leur état avant l’arrivée des artistes.
Organise la salle en trois zones distinctes : accueil, buffet et henné. Installe les tables de buffet et les tables hautes sans bloquer la circulation entre les chaises, les poubelles et les portants à vêtements.
La veille, refroidis les boissons et prépare la vaisselle, les plateaux et les pinces de service. Le jour même, récupère les produits frais après avoir confirmé les horaires de livraison.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée mehndi ?: Envoie-les idéalement 6 à 8 semaines avant la soirée. Ouvre le formulaire RSVP en même temps et fixe une date limite de réponse environ 2 semaines avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour les rendez-vous de henné ?: Prévois généralement 30 à 45 minutes par personne, selon le motif choisi. Ajoute au moins 15 minutes de marge par heure pour les retards, les retouches et l’installation des artistes.
Quand confirmer le nombre de convives au traiteur ?: Confirme la liste définitive et les besoins alimentaires 7 à 10 jours avant la soirée. Utilise ce nombre pour calculer les portions, les boissons, la vaisselle et les places assises.
Que préparer la veille d’une soirée mehndi ?: La veille, vérifie la décoration, les cônes de henné, le mobilier et le déroulé imprimé. Refroidis les boissons et prépare la vaisselle ; récupère les produits frais le jour même, selon l’horaire prévu.

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