Checklist pour organiser une soirée film sur le climat

Une soirée film sur le climat demande plus qu’une sélection de documentaires et un projecteur. Il faut obtenir les droits de diffusion, construire un programme cohérent et suivre les inscriptions assez tôt pour prévoir la salle et le catering. Cette checklist vous accompagne de la préparation au rangement, avec un point particulier sur les vérifications techniques souvent repoussées au dernier moment. Vous saurez aussi quand tester les fichiers vidéo, préparer la signalétique et organiser l’accueil du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Composer le programme de films
2 personnes
Réserver le lieu de tournage
Demander les droits de diffusion du film
Réserver la technique
Créer le formulaire d’inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion en ligne
Distribuer les affiches
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les inscriptions
Finaliser le programme
2 personnes
Commander le catering
Tester la technique
2 personnes
Vérifier les fichiers vidéo
Préparer le texte de présentation
Imprimer le déroulé
Impression de la signalétique
Faire les courses
2 personnes
Réfrigérer les denrées fraîches
2 personnes
Portionner le catering
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel technique
3 personnes
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
4 personnes
Monter l’écran de projection
2 personnes
Brancher le projecteur
2 personnes
Raccorder la sonorisation
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Aménager le stand d’information
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Briefer l’équipe d’accueil
2 personnes
Effectuer le test technique final
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Servir les boissons et les en-cas
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Lancer le film
Gérer la projection du film
2 personnes
Annoncer la pause
Réapprovisionner le buffet de pause
3 personnes
Recueillir les questions
Animer le débriefing
2 personnes
Distribuer le matériel d’action
2 personnes
Répondre aux dernières questions
2 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Rassembler les objets perdus

Suivi

Ranger le service traiteur
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Éteindre la technique
2 personnes
Ranger le matériel technique
3 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Vérifier les toilettes
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Ranger les restes
2 personnes
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 85
Tablesqté 8
Table d'inscription
Table d'information
Tabouretsqté 4

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 2
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Rallonges à enrouleurqté 2
Batteries externesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes de pocheqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 40
Verres à théqté 40
Plateaux de serviceqté 10
Pichets de serviceqté 6
Thermosqté 4

Cuisine

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Machines à caféqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2
Cuillères de serviceqté 6

Décoration

Affichesqté 12
Nappesqté 8
Étiquettes nominativesqté 100
Stylosqté 20
Brochures d’informationqté 100
Cartes d'actionqté 100
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 30
Marqueursqté 12
Ruban adhésifqté 6
Ruban de papierqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Brosses à vaisselleqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les droits de diffusion et le programme : prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour obtenir les autorisations et confirmer les films. Vérifiez aussi le format et la langue de chaque fichier avant de communiquer le programme.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant la projection. Utilisez les réponses pour confirmer les places, recueillir les besoins alimentaires et commander des portions adaptées plutôt que de deviner les quantités.
Testez toute la chaîne vidéo au moins 48 heures avant l’événement : ordinateur, câbles HDMI, adaptateurs, projecteur, écran et son. Ouvrez chaque fichier du début à la fin et gardez une copie de secours sur un second ordinateur.
Prévoyez l’accueil avant l’ouverture des portes : une table d’inscription, une table d’information et une signalétique visible dès l’entrée réduisent les files. Imprimez le déroulé et le texte de présentation avant le jour même.
Réservez un créneau d’installation d’au moins 2 heures le jour de la soirée. Déchargez d’abord le matériel technique, définissez l’agencement de la salle, puis installez les chaises, les tables, l’éclairage et le catering.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une soirée film sur le climat ?: Commencez 4 à 6 semaines avant la date prévue. Ce délai permet de demander les droits de diffusion, réserver le lieu et la technique, lancer les inscriptions, puis finaliser le catering et le programme.
Quand tester le projecteur et les fichiers vidéo ?: Faites un premier test complet 48 heures avant la soirée, puis un contrôle rapide à l’ouverture du lieu. Vérifiez le son, les câbles HDMI, les adaptateurs, les sous-titres et la compatibilité de chaque fichier.
Quand fermer les inscriptions pour une soirée film ?: Fermez-les idéalement 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le nombre de participants, les besoins alimentaires et le temps nécessaire pour confirmer les inscriptions et commander le catering.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Comptez ce temps pour décharger la technique, placer l’écran et le projecteur, organiser les sièges, installer l’accueil et effectuer un dernier test.

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