LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor een klimaatfilmavond organiseren

Een klimaatfilmavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een film kiezen. Je moet filmrechten regelen, een geschikte locatie en techniek vastleggen en bezoekers tijdig laten aanmelden. Daarna volgen praktische zaken zoals dieetwensen, catering, zaalindeling en een duidelijke ontvangst. Gebruik deze checklist in volgorde, zodat je niet op de dag zelf ontdekt dat een HDMI-adapter ontbreekt of het filmbestand niet afspeelt.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Filmprogramma samenstellen

    2 personen

  • Filmlocatie reserveren

  • Filmrechten aanvragen

  • Techniek reserveren

  • Aanmeldformulier maken

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Promotie online plaatsen

  • Posters verspreiden

    2 personen

  • Aanmeldingen verwerken

  • Dieetwensen verzamelen

  • Aanmeldingen bevestigen

  • Programma definitief maken

    2 personen

  • Catering bestellen

  • Techniek testen

    2 personen

  • Filmbestanden controleren

  • Presentatietekst voorbereiden

  • Draaiboek afdrukken

  • Bewegwijzering afdrukken

  • Boodschappen doen

    2 personen

  • Koelwaren koelen

    2 personen

  • Cateringportioneren

    2 personen

  • Materialen verzamelen

    2 personen

Event

  • Locatie openen

    2 personen

  • Techniek uitladen

    3 personen

  • Zaalindeling uitzetten

    2 personen

  • Tafels opstellen

    3 personen

  • Stoelen opstellen

    4 personen

  • Projectiescherm opbouwen

    2 personen

  • Projector aansluiten

    2 personen

  • Geluidsinstallatie aansluiten

    2 personen

  • Verlichting instellen

    2 personen

  • Kabels veilig afplakken

    2 personen

  • Informatietafel inrichten

    2 personen

  • Registratietafel inrichten

    2 personen

  • Cateringbuffet inrichten

    3 personen

  • Dranken koud zetten

    2 personen

  • Koffie en thee klaarzetten

    2 personen

  • Naambadges klaarleggen

  • Welkomstteam briefen

    2 personen

  • Technische eindtest uitvoeren

    2 personen

  • Bezoekers ontvangen

    3 personen

  • Aanmeldingen afvinken

    2 personen

  • Dranken en hapjes serveren

    4 personen

  • Dranken bijvullen

    2 personen

  • Hapjes bijvullen

    2 personen

  • Welkomstwoord verzorgen

  • Film starten

  • Filmvertoning bedienen

    2 personen

  • Pauze aankondigen

  • Pauzebuffet aanvullen

    3 personen

  • Vragen verzamelen

  • Nagesprek begeleiden

    2 personen

  • Actiematerialen uitdelen

    2 personen

  • Laatste vragen beantwoorden

    2 personen

  • Bezoekers uitzwaaien

    3 personen

  • Verloren voorwerpen verzamelen

Nazorg

  • Catering opruimen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Afval sorteren

    2 personen

  • Tafels en stoelen opruimen

    4 personen

  • Techniek uitschakelen

    2 personen

  • Techniek inpakken

    3 personen

  • Zaal schoonmaken

    3 personen

  • Toiletten controleren

  • Locatie afsluiten

    2 personen

  • Materialen retourneren

    2 personen

  • Restanten opbergen

    2 personen

  • Geleende spullen terugbrengen

    2 personen

  • Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Stoelenaantal 85
  • Tafelsaantal 8
  • Registratietafel
  • Informatietafel
  • Krukkenaantal 4

Apparatuur

  • Projector
  • Projectiescherm
  • Laptopsaantal 2
  • HDMI-kabelsaantal 3
  • HDMI-adaptersaantal 3
  • Speakersaantal 2
  • Mengpaneel
  • Microfoonsaantal 2
  • Microfoonstandaardsaantal 2
  • Verlengkabelsaantal 6
  • Stekkerdozenaantal 6
  • Kabelhaspelsaantal 2
  • Powerbanksaantal 2

Verlichting

  • LED-lampenaantal 6
  • Sfeerverlichtingaantal 4
  • Zaklampenaantal 4

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 100
  • Herbruikbare bordenaantal 100
  • Herbruikbaar bestekaantal 100
  • Koffiekopjesaantal 40
  • Theeglazenaantal 40
  • Serveerschalenaantal 10
  • Schenk kannenaantal 6
  • Thermoskannenaantal 4

Keuken

  • Koelboxenaantal 4
  • Waterkokersaantal 2
  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Snijplankenaantal 3
  • Broodmessenaantal 2
  • Serveerlepelsaantal 6

Decoratie

  • Postersaantal 12
  • Tafelkledenaantal 8
  • Naamstickersaantal 100
  • Pennenaantal 20
  • Informatiefoldersaantal 100
  • Actiekaartenaantal 100
  • Flip-over
  • Flip-overvellenaantal 30
  • Markeerstiftenaantal 12
  • Plakbandaantal 6
  • Papiertapeaantal 6

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 6
  • Stoffer en blikaantal 2
  • Bezemaantal 2
  • Dweilaantal 2
  • Emmersaantal 2
  • Schoonmaakdoekenaantal 12
  • Afwasborstelsaantal 3
  • Handzeepdispensersaantal 3

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Regel de filmrechten en controleer het filmbestand uiterlijk één week vooraf. Test de film daarna op de laptop, projector en het scherm waarmee je op de avond werkt.
  • Plan de techniektest niet pas bij aanvang. Trek minstens 90 minuten voor de start uit voor projector, speakers, mengpaneel, microfoons, kabels en stekkerdozen.
  • Sluit de aanmeldingen enkele dagen vooraf en verwerk dieetwensen meteen. Zo kun je het aantal porties bepalen en voorkom je dat catering of herbruikbaar servies te laat wordt geregeld.
  • Maak de zaalindeling vóór het openen van de locatie. Zet stoelen, registratie- en informatietafel klaar en zorg dat bewegwijzering vanaf de ingang zichtbaar is.
  • Zet een kort draaiboek klaar voor ontvangst, introductie, filmstart, pauze en afsluiting. Leg ook een zaklamp, powerbank en reservekabels binnen handbereik voor kleine problemen tijdens de avond.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een klimaatfilmavond organiseren?
Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Dan heb je tijd om een filmprogramma samen te stellen, de locatie en techniek te reserveren, filmrechten aan te vragen en uitnodigingen te versturen.
Wanneer moet ik de filmrechten voor een klimaatfilmavond regelen?
Vraag de filmrechten uiterlijk 4 weken voor de vertoning aan. Wacht niet tot het programma definitief is: de toestemming kan bepalend zijn voor de keuze van de film en de datum.
Hoeveel tijd heb ik nodig om de techniek klaar te zetten?
Reserveer minimaal 90 minuten op de locatie, boven op de tijd die nodig is om apparatuur uit te laden. Test beeld, geluid, microfoons en het volledige filmbestand vóór de eerste bezoekers binnenkomen.
Wanneer moet ik de catering voor een klimaatfilmavond bestellen?
Bestel de catering zodra de aanmeldingen en dieetwensen zijn verwerkt, meestal 3 tot 5 dagen vooraf. Houd daarnaast tijd vrij om koelwaren te koelen en de catering vóór de start te portioneren.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!