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Klimafilmabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Klimafilmabend braucht mehr Vorbereitung als nur eine Filmauswahl und einen Beamer. Du musst Vorführrechte klären, die Technik testen, Anmeldungen und Ernährungswünsche erfassen und den Raum passend für Film, Gespräch und Catering vorbereiten. Beginne mehrere Wochen vorher mit Programm, Location und Anmeldung. In den letzten Tagen prüfst du Filmdateien, Kabel und Präsentation; am Veranstaltungstag bleiben Aufbau, Registrierung und die Verpflegung.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Filmprogramm zusammenstellen

    2 Personen

  • Filmlocation reservieren

  • Filmrechte beantragen

  • Technik reservieren

  • Anmeldeformular erstellen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung online stellen

  • Poster verteilen

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Anmeldungen bestätigen

  • Programm finalisieren

    2 Personen

  • Catering bestellen

  • Technik testen

    2 Personen

  • Filmdateien überprüfen

  • Präsentationstext vorbereiten

  • Drehbuch ausdrucken

  • Beschilderung drucken

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Kühlwaren kühlen

    2 Personen

  • Catering portionieren

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

Event

  • Location öffnen

    2 Personen

  • Technik ausladen

    3 Personen

  • Raumaufteilung aufbauen

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    3 Personen

  • Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Projektionsleinwand aufbauen

    2 Personen

  • Projektor anschließen

    2 Personen

  • Musikanlage anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Kabel sicher abkleben

    2 Personen

  • Infotisch einrichten

    2 Personen

  • Registrierungstisch einrichten

    2 Personen

  • Cateringbuffet einrichten

    3 Personen

  • Getränke kalt stellen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Begrüßungsteam einweisen

    2 Personen

  • Technischen Abschlusstest durchführen

    2 Personen

  • Besucher empfangen

    3 Personen

  • Anmeldungen abhaken

    2 Personen

  • Getränke und Snacks servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks nachfüllen

    2 Personen

  • Begrüßungswort übernehmen

  • Film starten

  • Filmvorführung bedienen

    2 Personen

  • Pause ankündigen

  • Pausebuffet auffüllen

    3 Personen

  • Fragen sammeln

  • Nachgespräch moderieren

    2 Personen

  • Aktionsmaterialien verteilen

    2 Personen

  • Letzte Fragen beantworten

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    3 Personen

  • Fundsachen sammeln

Nachbereitung

  • Catering aufräumen

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Abfall trennen

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Technik ausschalten

    2 Personen

  • Technik einpacken

    3 Personen

  • Saal reinigen

    3 Personen

  • Toiletten kontrollieren

  • Veranstaltungsort abschließen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Reste verstauen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückbringen

    2 Personen

  • Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 85
  • TischeAnz. 8
  • Registrierungstisch
  • Infotisch
  • HockerAnz. 4

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • LaptopsAnz. 2
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • HDMI-AdapterAnz. 3
  • LautsprecherAnz. 2
  • Mischpult
  • MikrofoneAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabeltrommelnAnz. 2
  • PowerbanksAnz. 2

Beleuchtung

  • LED-LampenAnz. 6
  • StimmungsbeleuchtungAnz. 4
  • TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 40
  • TeegläserAnz. 40
  • ServierschalenAnz. 10
  • AusgießkannenAnz. 6
  • ThermoskannenAnz. 4

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • SchneidebretterAnz. 3
  • BrotmesserAnz. 2
  • ServierlöffelAnz. 6

Dekoration

  • PosterAnz. 12
  • TischdeckenAnz. 8
  • NamensaufkleberAnz. 100
  • StifteAnz. 20
  • InformationsbroschürenAnz. 100
  • AktionskartenAnz. 100
  • Flipchart
  • FlipchartblätterAnz. 30
  • MarkerAnz. 12
  • KlebebandAnz. 6
  • PapierklebebandAnz. 6

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 6
  • Handfeger und KehrblechAnz. 2
  • BesenAnz. 2
  • WischmoppAnz. 2
  • EimerAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • SpülbürstenAnz. 3
  • HandseifenspenderAnz. 3

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Kläre die Filmrechte mindestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin. Prüfe außerdem, ob jede Filmdatei auf dem vorgesehenen Laptop läuft und ob Untertitel korrekt angezeigt werden.
  • Plane für den Einlass einen eigenen Registrierungstisch ein und bestätige Anmeldungen spätestens 3 Tage vorher. So kannst du Absagen, Nachmeldungen und Ernährungswünsche noch berücksichtigen.
  • Teste die komplette Technik nicht nur einzeln, sondern als Ablauf: Laptop, HDMI-Adapter, Projektor, Leinwand, Mischpult, Lautsprecher und Mikrofone müssen gemeinsam funktionieren. Plane dafür mindestens 60 Minuten vor Beginn ein.
  • Lege Kabeltrommeln und Verlängerungskabel so, dass keine Wege zur Leinwand oder zum Catering gekreuzt werden. Taschenlampen und LED-Lampen helfen beim Aufbau und beim sicheren Verlassen des Raums, ohne die Filmvorführung zu stören.
  • Kühle verderbliche Lebensmittel früh genug und portioniere das Catering erst nach der finalen Anmeldezahl. Rechne für Getränke mit etwa 2 bis 3 Portionen pro Person für die erste Stunde und stelle wiederverwendbare Becher, Teller und Besteck bereit.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte ich einen Klimafilmabend organisieren?
Starte idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Location, Filmprogramm und Vorführrechten. Anmeldung, Werbung und Technikreservierung sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin laufen.
Wann muss ich die Filmrechte für einen Klimafilmabend beantragen?
Beantrage die Rechte mindestens 4 bis 6 Wochen vor der Vorführung. Warte mit der öffentlichen Bewerbung, bis geklärt ist, dass der Film am geplanten Ort gezeigt werden darf.
Wie viel Zeit brauche ich für den Techniktest?
Plane einen vollständigen Test mindestens 60 Minuten vor dem Einlass und einen kurzen Funktionstest am Vortag ein. Prüfe dabei besonders HDMI-Adapter, Ton, Untertitel, Mikrofone und die Stromversorgung.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Klimafilmabend?
Für die erste Stunde kannst du mit 2 bis 3 Getränken pro Person rechnen. Bei einem längeren Abend oder warmem Raum solltest du zusätzlich Wasser bereitstellen und die Kühlkapazität mit Kühlboxen oder Kühlschränken vorher prüfen.

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