Checklist pour organiser une soirée déguisée

Une soirée déguisée demande plus qu’un thème et quelques costumes. Il faut gérer les inscriptions, les besoins alimentaires, le vestiaire, l’éclairage, le buffet et le concours de costumes dans le bon ordre. Commencez par envoyer les invitations et fixer le dress code, puis confirmez les participants avant de faire les achats. La checklist ci-dessous rassemble 56 tâches et 39 fournitures pour préparer la salle, accueillir les invités et terminer la soirée sans courir après le matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des visiteurs
Partager le thème et le dress code
Préparer le concours de costumes
2 personnes
Prévoir le jury pour le concours de costumes
Acheter les prix du concours
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel réutilisable
2 personnes
Vérifier les costumes et les accessoires
2 personnes
Composer la sélection musicale
Imprimer les formulaires de match
Préparer les badges nominatifs
Nettoyer le lieu
2 personnes
Installer les tables et les chaises
3 personnes
Installer les tables de buffet
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer l'éclairage
2 personnes
Aménager l’espace photo
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Préparer les accessoires de costume
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer les desserts et les fruits
2 personnes
Mettre en place le coin café et thé
Brancher le matériel de sonorisation
2 personnes
Tester la musique et le micro
2 personnes
Vérifier les toilettes
Installer les points de collecte des déchets

Événement

Accueillir les invités
3 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les badges
Expliquer la compétition
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le café et le thé
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Gérer la musique
Encadrer l’espace photo
Juger le concours de costumes
3 personnes
Annonce des gagnants
Rassembler les déchets et les verres vides
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
Rassembler les objets trouvés
Vérifier et ranger le matériel
2 personnes
Conserver les restes en toute sécurité
Retourner les costumes et accessoires
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Porte-manteauxqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Tables de buffetqté 3

Vaisselle

Verresqté 70
Verres à vinqté 40
Assiettesqté 70
Petits bolsqté 50
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 50
Louchesqté 8

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Nappesqté 6
Canons à confettisqté 6
Fond photo
Accessoires photoqté 20
Accessoires de costumeqté 30

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Glacièresqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Plateaux de serviceqté 10
Plateaux de serviceqté 6
Machine à café
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 2

Catering

Prix du concours de déguisementsqté 3
Courses

Conseils

Envoyez les invitations assez tôt pour laisser au moins 2 semaines aux invités afin de préparer leur costume. Demandez dès l’inscription les allergies, intolérances et régimes alimentaires.
Finalisez la liste des visiteurs quelques jours avant la soirée, puis préparez les badges nominatifs et le vestiaire. Prévoyez un portemanteau ou un portant distinct pour éviter que les accessoires ne soient écrasés.
Installez les tables du buffet, les chaises, l’éclairage et l’espace photo avant l’arrivée des invités. Testez l’enceinte Bluetooth, le microphone, les rallonges et les multiprises pendant l’installation, pas au début de la fête.
Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et préparez les en-cas, desserts et fruits avant l’accueil. Gardez les plateaux de service, bols, couverts et louches à proximité du buffet pour éviter les allers-retours en cuisine.
Préparez le concours de costumes avant le jour J : jury, prix, formulaires de match et accessoires doivent être regroupés au même endroit. Annoncez les règles et l’horaire du concours dès le début de la soirée pour que les participants restent disponibles.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour une soirée déguisée ?: Envoyez-les idéalement 2 à 3 semaines avant la soirée. Ce délai laisse aux invités le temps de choisir ou de fabriquer leur costume et vous permet de relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer une soirée déguisée ?: Prévoyez environ 3 heures pour nettoyer le lieu, installer les tables et chaises, suspendre la décoration, régler l’éclairage et aménager le buffet. Ajoutez 30 minutes pour tester la musique et le microphone.
Quand acheter les prix du concours de costumes ?: Achetez les prix au plus tard 5 à 7 jours avant la soirée, une fois le format du concours décidé. Vous aurez ainsi le temps de vérifier qu’il ne manque aucun prix et de préparer les formulaires nécessaires.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une soirée déguisée ?: Comptez environ 2 à 3 verres par personne pendant la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire. Prévoyez aussi des boissons sans alcool et mettez une partie des bouteilles au frais plusieurs heures avant l’arrivée des invités.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.