Checklist pour organiser une soirée de vente aux enchères
Une soirée de vente aux enchères se prépare en plusieurs étapes : trouver le lieu, réunir les lots, inscrire les participants et organiser les paiements. Le catalogue, les numéros d’enchère et les bons de vente doivent être prêts avant l’arrivée des invités. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour étiqueter les articles, installer la salle et tester le microphone. Cette checklist rassemble les 43 tâches et 42 fournitures du plan, dans l’ordre où vous en aurez besoin.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver le lieu
Envoyer les invitations
2 personnes
Rassembler les articles de la vente aux enchères
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Enregistrer les articles de la vente aux enchères
2 personnes
Créer le catalogue de la vente aux enchères
2 personnes
Déterminer les mises à prix
2 personnes
Organiser le mode de paiement
Répartir le personnel d'enchères
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Vérifier les lots de la vente aux enchères
2 personnes
Étiqueter les articles de la vente aux enchères
2 personnes
Imprimer les catalogues et les formulaires
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Emballer les valises de vente aux enchères
2 personnes
Événement
Définir l'agencement de la salle
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Exposer les articles de la vente aux enchères
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Préparer le buffet et la table des boissons
3 personnes
Accueil et enregistrement
3 personnes
Distribuer les numéros d’enchère
2 personnes
Expliquer les règles de la vente aux enchères
Animer la vente aux enchères
Enregistrer les offres
2 personnes
Présenter les lots de la vente aux enchères
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Gérer les paiements
2 personnes
Distribuer les lots gagnés
3 personnes
Suivi
Emballer les restes
2 personnes
Démonter le mobilier
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la salle
3 personnes
Finaliser la gestion de la vente aux enchères
2 personnes
Relancer les montants impayés
Virer le produit
Retourner les matériels
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 70
- Porte-manteauxqté 2
- Table de présentation
- Tables de buffetqté 2
Vaisselle
- Verresqté 80
- Tasses à caféqté 70
- Assiettesqté 80
- Couvertsqté 80
- Plateaux de serviceqté 10
Équipement
- Microphone
- Haut-parleur
- Ordinateur portable
- Imprimante
- Terminal de paiement
- Glacièresqté 3
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
Administration
- Numéros d'enchèreqté 70
- Catalogues de vente aux enchèresqté 80
- Formulaires d’inscriptionqté 80
- Bons de venteqté 80
- Blocs-notesqté 6
- Stylos à billeqté 30
- Presse-papiersqté 6
- Calculatricesqté 2
- Caisse d'espèces
- Autocollants d’étiquettesqté 150
- Papier d’impressionqté 2
Décoration
- Nappesqté 10
- Badges nominatifsqté 80
- Panneau d’accueil
- Panneaux indicateursqté 6
Éclairage
- Lampes LEDqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Bacs à vaisselleqté 2
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 2
- Louchesqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par les lots : rassemblez-les, enregistrez chaque article et fixez les mises à prix avant de créer le catalogue. Gardez une fiche par lot avec son numéro, sa description et son propriétaire.
- Ne reportez pas les inscriptions au jour même. Préparez les formulaires, les numéros d’enchère et les stylos à l’avance, puis prévoyez une table dédiée avec des presse-papiers.
- Testez le paiement avant l’ouverture des portes : vérifiez le terminal, la caisse d’espèces, les bons de vente et la connexion éventuelle. Une calculatrice et du papier d’impression de rechange évitent de bloquer les ventes.
- Installez les articles de manière à ce que chaque lot soit visible et porte son étiquette. Placez le catalogue à proximité et laissez un passage suffisant entre les tables de présentation et les chaises.
- Refroidissez les boissons et préparez le buffet avant l’accueil. Vérifiez aussi le microphone, le haut-parleur, les rallonges et les multiprises au moins 60 minutes avant le début des enchères.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser une soirée de vente aux enchères ?
- Prévoyez au minimum 3 à 4 semaines pour réserver le lieu, envoyer les invitations, réunir les lots et recueillir les besoins alimentaires. Gardez les 2 derniers jours pour l’impression, l’étiquetage et les achats.
- Quand faut-il imprimer le catalogue de la vente aux enchères ?
- Imprimez le catalogue 2 à 3 jours avant la soirée, après avoir enregistré tous les articles et confirmé les mises à prix. Préparez au moins un exemplaire par foyer invité, avec 10 % d’exemplaires supplémentaires.
- Combien de temps prévoir pour installer la salle ?
- Comptez 2 à 3 heures pour installer les tables, les chaises, l’inscription, le buffet et l’exposition des lots. Faites le test du matériel sonore au moins 60 minutes avant l’arrivée des invités.
- Que faut-il préparer pour le paiement des enchères ?
- Préparez le terminal de paiement, la caisse d’espèces, les bons de vente, une calculatrice et du papier d’impression. Faites un essai complet avant l’ouverture et gardez une solution de secours pour les paiements si le terminal tombe en panne.
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