Auktionsabend organisieren: die praktische Checkliste
Ein Auktionsabend steht und fällt mit einer sauberen Reihenfolge: Erst werden Location, Einladungen und Auktionsartikel geklärt, danach Katalog, Preise und Personal. Plane die Registrierung und Zahlungsabwicklung nicht erst am Veranstaltungstag. Für den Aufbau brauchst du getrennte Bereiche für Empfang, Ausstellung, Buffet und Auktion sowie getestete Tontechnik. Diese Checkliste führt dich durch die Vorbereitung und zeigt, welche Details häufig zu spät auffallen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Location reservieren
Einladungen verschicken
2 Personen
Auktionsartikel sammeln
3 Personen
Anmeldungen bearbeiten
Ernährungswünsche erfassen
Auktionsartikel registrieren
2 Personen
Auktionskatalog erstellen
2 Personen
Startpreise festlegen
2 Personen
Zahlungsmethode regeln
Auktionspersonal einteilen
Einkaufsliste prüfen
Einkaufen gehen
2 Personen
Auktionsartikel prüfen
2 Personen
Auktionsartikel beschriften
2 Personen
Kataloge und Formulare drucken
Snacks vorbereiten
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Auktionskoffer packen
2 Personen
Event
Raumaufteilung aufbauen
2 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Auktionsartikel ausstellen
3 Personen
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
Tonanlage testen
2 Personen
Buffet und Getränketisch vorbereiten
3 Personen
Empfang und Registrierung
3 Personen
Auktionsnummern ausgeben
2 Personen
Auktionsregeln erläutern
Auktion leiten
Gebote erfassen
2 Personen
Auktionsartikel präsentieren
2 Personen
Snacks servieren
2 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Zahlungen abwickeln
2 Personen
Gewonnene Artikel ausgeben
3 Personen
Nachbereitung
Restbestände verpacken
2 Personen
Möbel abbauen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Abfall sammeln
2 Personen
Saal reinigen
3 Personen
Auktionsverwaltung abschließen
2 Personen
Offene Beträge nachverfolgen
Einnahmen überweisen
Materialien zurückgeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 70
- KleiderständerAnz. 2
- Präsentationstisch
- BuffetischeAnz. 2
Geschirr
- GläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 70
- TellerAnz. 80
- BestecksetsAnz. 80
- ServierschalenAnz. 10
Ausstattung
- Mikrofon
- Lautsprecher
- Laptop
- Drucker
- Kartenterminal
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 3
Verwaltung
- AuktionsnummernAnz. 70
- AuktionskatalogeAnz. 80
- RegistrierungsformulareAnz. 80
- VerkaufsbelegeAnz. 80
- NotizblöckeAnz. 6
- KugelschreiberAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 6
- TaschenrechnerAnz. 2
- Bargeldkasse
- EtikettenaufkleberAnz. 150
- DruckpapierAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 10
- NamensschilderAnz. 80
- Willkommensschild
- WegweiserAnz. 6
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 4
- SpülbeckenAnz. 2
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 2
- ServierlöffelAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Sammle die Auktionsartikel frühzeitig und registriere jeden Gegenstand mit Nummer, Beschreibung und Besitzer. Beschrifte die Artikel spätestens am Vortag, damit beim Aufbau nichts verwechselt wird.
- Erstelle den Auktionskatalog erst, wenn die Artikel geprüft und die Startpreise festgelegt sind. Drucke Kataloge, Registrierungsformulare und Verkaufsbelege mit einem Puffer von etwa 10 Prozent.
- Plane den Registrierungstisch direkt am Eingang ein und halte Auktionsnummern, Klemmbretter, Kugelschreiber und Taschenrechner bereit. So vermeidest du eine Warteschlange, sobald die Gäste eintreffen.
- Teste Mikrofon, Lautsprecher und Laptop mindestens 60 Minuten vor Beginn am vorgesehenen Platz. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und die Verständlichkeit in allen Sitzbereichen.
- Kühle Getränke rechtzeitig und bereite Snacks vor, ohne den Empfang zu blockieren. Richte Buffet und Getränketisch spätestens 30 Minuten vor dem Einlass ein und trenne sie klar vom Ausstellungstisch.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man einen Auktionsabend organisieren?
- Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit der Location, den Einladungen und dem Sammeln der Auktionsartikel. Die Registrierung, Katalogerstellung und Preisfestlegung sollten spätestens 7 Tage vor dem Termin abgeschlossen sein.
- Wie viele Helfer braucht man für einen Auktionsabend?
- Plane mindestens 4 bis 6 Personen ein: zwei für Empfang und Registrierung, eine Person für die Auktion, eine für Zahlungen und ein bis zwei für Buffet und Ablauf. Bei mehr als 50 Gästen solltest du zusätzlich eine Person für die Artikelverwaltung einteilen.
- Wann sollte man die Auktionsartikel beschriften?
- Beschrifte und prüfe alle Artikel spätestens am Vortag. Am Veranstaltungstag bleibt dann nur noch die Kontrolle der Ausstellung und der Abgleich mit dem Katalog.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau vor einem Auktionsabend?
- Rechne für Raumaufteilung, Tische und Stühle, Ausstellung, Registrierung, Buffet und Technik mit mindestens 2 Stunden. Der Techniktest sollte etwa 60 Minuten vor dem Einlass erfolgen, nicht erst während der Registrierung.
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