Checklist para organizar una noche de subasta
Una noche de subasta necesita más preparación que reunir artículos y convocar a los invitados. Hay que registrar cada lote, preparar el catálogo, definir los precios de salida y dejar listo el sistema de cobro. También conviene organizar con tiempo el registro, la distribución de la sala, el sonido, la comida y las bebidas. Esta checklist reúne 43 tareas y 42 materiales para avanzar en el orden adecuado y evitar problemas durante la puja y la entrega de las compras.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Enviar invitaciones
2 personas
Reunir los artículos de la subasta
3 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Registrar los artículos de la subasta
2 personas
Preparar el catálogo de la subasta
2 personas
Determinar los premios de salida
2 personas
Organizar el método de pago
Asignar al personal de la subasta
Comprobar la lista de la compra
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los artículos de la subasta
2 personas
Etiquetar los artículos de la subasta
2 personas
Imprimir catálogos y formularios
Preparar aperitivos
3 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Empacar las cajas para la subasta
2 personas
Evento
Marcar la distribución de la sala
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Exponer los artículos de la subasta
3 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Probar el equipo de sonido
2 personas
Preparar el bufé y la mesa de bebidas
3 personas
Recepción y registro
3 personas
Repartir los números de puja
2 personas
Explicar las reglas de la subasta
Dirigir la subasta
Registrar pujas
2 personas
Presentar los artículos de la subasta
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Gestionar los pagos
2 personas
Entregar los artículos ganados
3 personas
Seguimiento
Empacar lo sobrante
2 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Limpiar la sala
3 personas
Finalizar la administración de la subasta
2 personas
Dar seguimiento a los importes pendientes
Transferir los ingresos
Devolver los materiales
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillascant. 70
- Percheroscant. 2
- Mesa de presentación
- Mesas de buffetcant. 2
Vajilla
- Vasoscant. 80
- Tazas de cafécant. 70
- Platoscant. 80
- Cubiertoscant. 80
- Bandejas de servircant. 10
Equipo
- Micrófono
- Altavoz
- Portátil
- Impresora
- Terminal de pago
- Neveras portátilescant. 3
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Administración
- Números de pujacant. 70
- Catálogos de subastacant. 80
- Formularios de registrocant. 80
- Recibos de ventacant. 80
- Bloc de notascant. 6
- Bolígrafoscant. 30
- Portapapelescant. 6
- Calculadorascant. 2
- Caja para efectivo
- Pegatinas de etiquetascant. 150
- Papel de impresióncant. 2
Decoración
- Mantelescant. 10
- Credencialescant. 80
- Cartel de bienvenida
- Carteles direccionalescant. 6
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregaderoscant. 2
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 2
- Cucharonescant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de artículos al menos 7 días antes. Registra cada lote con una descripción, su número, el precio de salida y cualquier condición relevante para poder imprimir el catálogo sin cambios de última hora.
- Prepara el registro con 2 mesas, formularios, números de puja, bolígrafos y portapapeles. Si esperas más de 50 personas, asigna al menos 2 personas para recibir a los invitados y entregar los números.
- Prueba el micrófono, el altavoz y el portátil 2 horas antes de abrir las puertas. Comprueba también los cables alargadores y las regletas: un fallo de sonido puede detener toda la subasta.
- Enfría las bebidas y prepara los aperitivos como mínimo 60 minutos antes de la recepción. Deja vasos, platos, cubiertos y bandejas en la mesa para que el servicio no dependa del equipo de registro.
- Define el método de pago antes de enviar las invitaciones y prepara terminal, recibos, calculadoras y caja para efectivo. Reserva los últimos 30 minutos del evento para cobrar, entregar las compras y resolver diferencias en los importes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de subasta?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el lugar, enviar invitaciones y reunir los artículos. Durante la última semana debes cerrar el catálogo, confirmar las preferencias dietéticas y revisar el material de registro y cobro.
- ¿Cuántos artículos necesito para una noche de subasta?
- No hay una cantidad fija, pero conviene cerrar una lista numerada antes de imprimir los catálogos. Como referencia operativa, asigna entre 3 y 5 minutos por lote; 40 artículos requieren aproximadamente entre 2 y 3 horas de pujas, sin contar pausas.
- ¿Cuándo preparo el catálogo de la subasta?
- Registra y comprueba todos los artículos entre 7 y 10 días antes. Imprime los catálogos y formularios cuando la lista esté cerrada, y prepara algunos ejemplares adicionales para cubrir pérdidas o invitados sin copia.
- ¿Qué debo preparar el día de la subasta?
- Marca la distribución de la sala y coloca mesas, sillas y la exposición de artículos al menos 3 horas antes. Deja lista la mesa de registro, prueba el sonido 2 horas antes y termina el bufé y las bebidas 60 minutos antes de recibir a los invitados.
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