Checklist voor een goed georganiseerde veilingavond
Een veilingavond vraagt meer voorbereiding dan alleen items verzamelen en een veilingmeester regelen. Je moet bieders registreren, elk item een nummer en startprijs geven en betalingen na afloop vlot verwerken. Plan daarnaast tijd voor het testen van microfoon en luidspreker, het uitstallen van de veilingitems en het koelen van dranken. Met deze checklist werk je van locatie en uitnodigingen naar een duidelijke zaalindeling en een georganiseerde ontvangst.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Locatie reserveren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Veilingitems verzamelen
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Veilingitems registreren
2 personen
Veilingcatalogus maken
2 personen
Startprijzen bepalen
2 personen
Betaalwijze regelen
Veilingpersoneel indelen
Boodschappenlijst controleren
Boodschappen doen
2 personen
Veilingitems controleren
2 personen
Veilingitems labelen
2 personen
Catalogi en formulieren printen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Dranken koelen
2 personen
Veilingkoffers inpakken
2 personen
Event
Zaalindeling uitzetten
2 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Veilingitems uitstallen
3 personen
Registratietafel inrichten
2 personen
Geluidsapparatuur testen
2 personen
Buffet en dranktafel klaarzetten
3 personen
Ontvangst en registratie
3 personen
Biednummers uitdelen
2 personen
Veilingregels toelichten
Veiling leiden
Biedingen registreren
2 personen
Veilingitems presenteren
2 personen
Hapjes serveren
2 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Betalingen afhandelen
2 personen
Gewonnen items uitgeven
3 personen
Nazorg
Restanten verpakken
2 personen
Meubilair afbreken
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Afval verzamelen
2 personen
Zaal schoonmaken
3 personen
Veilingadministratie afronden
2 personen
Onbetaalde bedragen opvolgen
Opbrengst overboeken
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 70
- Kapstokkenaantal 2
- Presentatietafel
- Buffettafelsaantal 2
Servies
- Glazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 70
- Bordenaantal 80
- Besteksetsaantal 80
- Serveerschalenaantal 10
Apparatuur
- Microfoon
- Luidspreker
- Laptop
- Printer
- Betaalterminal
- Koelboxenaantal 3
- Verlengkabelsaantal 3
- Stekkerdozenaantal 3
Administratie
- Biednummersaantal 70
- Veilingcatalogiaantal 80
- Registratieformulierenaantal 80
- Verkoopbonnenaantal 80
- Notitieblokkenaantal 6
- Balpennenaantal 30
- Klembordenaantal 6
- Rekenmachinesaantal 2
- Contantgeldkist
- Labelstickersaantal 150
- Printpapieraantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 10
- Naambadgesaantal 80
- Welkomstbord
- Pijlbordenaantal 6
Verlichting
- Ledlampenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Afwasbakkenaantal 2
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 2
- Opscheplepelsaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Begin uiterlijk vier weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en het verzamelen van veilingitems. Zo houd je nog tijd over om ontbrekende items na te vragen en dieetwensen bij de aanmeldingen te verzamelen.
- Registreer elk veilingitem voordat je de catalogus maakt. Noteer minimaal een uniek nummer, een korte omschrijving en de startprijs; plak hetzelfde nummer ook zichtbaar op het item.
- Test microfoon, luidspreker, laptop en betaalterminal minstens 60 minuten voor ontvangst. Leg verlengkabels en stekkerdozen klaar, zodat je niet tijdens de eerste biedronde naar een vrije aansluiting hoeft te zoeken.
- Richt de registratietafel in met biednummers, formulieren, balpennen, klemborden en een printer. Zet deze tafel bij de ingang en deel biednummers uit vóór gasten naar hun stoel of het buffet gaan.
- Maak voor de laatste 90 minuten een aparte opbouwvolgorde: tafels en stoelen plaatsen, items uitstallen, catalogi en formulieren neerleggen, dranken koelen en het buffet klaarzetten. Houd de betaalplek apart van de ontvangst, zodat afrekenen de binnenkomst niet blokkeert.
Veelgestelde vragen
- Hoe ver van tevoren moet ik een veilingavond organiseren?
- Reserveer de locatie en verstuur uitnodigingen bij voorkeur 4 weken vooraf. Gebruik de laatste 7 dagen voor het registreren en labelen van items, het afdrukken van catalogi en het controleren van betalingen en boodschappen.
- Hoeveel tijd heb ik nodig voor de opbouw van een veilingavond?
- Plan minimaal 2 uur voor de opbouw en controle. Trek daarvan ongeveer 60 minuten uit voor zaal en buffet, 30 minuten voor het uitstallen en labelen van de items en 30 minuten voor geluid, registratie en betaalapparatuur.
- Wat moet er bij de registratie van een veilingavond klaarliggen?
- Leg per gast een biednummer, registratieformulier en pen klaar en zorg voor extra exemplaren. Neem daarnaast minimaal één laptop of printer, verkoopbonnen, een rekenmachine en een contantgeldkist of betaalterminal mee.
- Wanneer bepaal je de startprijzen van veilingitems?
- Bepaal de startprijzen nadat alle items zijn verzameld en gecontroleerd, bij voorkeur uiterlijk 3 dagen voor de veiling. Dan kunnen de prijzen nog in de catalogus, op labels en in de verkoopadministratie worden verwerkt.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!