Checklist pour organiser une soirée d’économie d’eau

Une soirée d’économie d’eau combine généralement une présentation, un quiz, des démonstrations et un atelier pratique. Pour que tout s’enchaîne, confirmez d’abord la salle et les intervenants, puis ouvrez les inscriptions et préparez le contenu. Les dernières vérifications concernent surtout la projection, l’accueil, le matériel de mesure et les boissons. Cette checklist regroupe les étapes à suivre avant le jour J et les éléments à ne pas laisser pour la dernière heure.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer le lieu et la salle
Définir le programme et les intervenants
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Confirmer les intervenants et les démonstrateurs
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Composer un quiz sur les économies d'eau
2 personnes
Préparer le matériel de l'atelier
2 personnes
Préparer les démonstrations
2 personnes
Planifier le catering et les courses
2 personnes
Tester le projecteur et l'ordinateur portable
Organiser l'accès et la remise des clés
Envoyer un rappel aux visiteurs
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel et l’équipement
2 personnes
Imprimer les présentations et les fiches de travail
Préparer la liste des visiteurs et les badges

Événement

Vérifier la salle et les issues de secours
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer la projection et le son
2 personnes
Aménager les tables de démonstration
3 personnes
Installer le comptoir d'inscription
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les fruits
3 personnes
Accueillir et enregistrer les visiteurs
3 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Animer l’atelier sur les économies d’eau
3 personnes
Servir un repas végétarien
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le quiz sur les économies d’eau
2 personnes
Assurer les démonstrations pratiques
3 personnes
Animer la séance de questions-réponses
2 personnes
Clôture et distribution du matériel
2 personnes

Suivi

Rassembler la vaisselle et le matériel de cuisine
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Ranger et nettoyer la salle
4 personnes
Éteindre et emballer le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger les courses restantes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Nappesqté 8
Comptoir d'inscription

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafes d’eauqté 8

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Bouilloireqté 2
Machine à caféqté 2
Paperboardqté 2
Supports pour paperboardqté 2
Débitmètres d’eauqté 4
Minuteries de doucheqté 6
Mousseurs économiseurs d'eauqté 6
Chargeurs d’ordinateur portableqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bacs de rangementqté 12
Louchesqté 8
Verres doseursqté 6
Seauxqté 6
Chronomètresqté 6

Décoration

Affiches sur les économies d'eauqté 12
Bannières réutilisablesqté 3
Badges nominatifsqté 80
Numéros de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs de recyclageqté 3
Bacs à vaisselleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12
Balai et pelleqté 2
Serpillière et seauqté 2

Courses

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant la soirée et demandez dès le formulaire les besoins alimentaires des participants. Cela évite de découvrir le jour même qu’il faut prévoir un menu ou une quantité différente.
Confirmez les intervenants et les démonstrateurs 10 à 14 jours avant l’événement. Demandez-leur le titre de leur intervention, la durée prévue et le matériel qu’ils apportent eux-mêmes.
Testez l’ordinateur portable, le vidéoprojecteur, l’écran et les enceintes au moins 48 heures avant. Prévoyez aussi des rallonges et des multiprises : les tables de démonstration ne sont pas toujours proches des prises.
Préparez les démonstrations avec les débitmètres d’eau et les minuteries de douche avant l’ouverture de la salle. Faites un essai complet pour vérifier les branchements, les mesures affichées et le temps nécessaire à chaque manipulation.
Imprimez les présentations, fiches de travail, liste des visiteurs et badges la veille. Installez le comptoir d’inscription, les tables de démonstration et les carafes d’eau au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Quand ouvrir les inscriptions pour une soirée d’économie d’eau ?: Ouvrez le formulaire environ 3 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions 2 à 3 jours avant afin de finaliser les badges, les fiches de travail et les quantités de café, thé et amuse-bouches.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 60 minutes avant l’accueil, et 90 minutes si vous installez une projection, du son et plusieurs tables de démonstration. Gardez 15 minutes supplémentaires pour tester chaque appareil une fois les tables en place.
Que faut-il tester avant une présentation sur les économies d’eau ?: Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les enceintes et toutes les rallonges 48 heures avant. Le jour même, faites un second test de 15 minutes avant l’arrivée des visiteurs, puis gardez les fichiers de présentation sur une clé USB ou un autre support.
Quand préparer les badges et la liste des visiteurs ?: Préparez-les la veille à partir des inscriptions confirmées. Imprimez ensuite une version actualisée le matin de l’événement si des participants se sont ajoutés ou désistés.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.