Checklist para una noche de ahorro de agua
Una noche de ahorro de agua combina charlas, demostraciones y actividades prácticas, así que conviene organizarla por fases. Primero confirma la sala, el programa y los ponentes; después abre las inscripciones y prepara los materiales. Durante la última semana tendrás que cerrar el catering, probar la proyección y enviar un recordatorio. Esta checklist también contempla lo que suele fallar el mismo día: acreditaciones, acceso, conexiones, mesas de demostración, café y rutas de evacuación.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar el lugar y la sala
Fijar el programa y los ponentes
2 personas
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Confirmar ponentes y demostradores
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Preparar un quiz sobre ahorro de agua
2 personas
Preparar el material del taller
2 personas
Preparar demostraciones
2 personas
Planificar el catering y las compras
2 personas
Probar el proyector y el portátil
Gestionar el acceso y la entrega de llaves
Enviar recordatorio a los visitantes
Hacer la compra
2 personas
Recoger materiales y equipo
2 personas
Imprimir presentaciones y hojas de trabajo
Preparar la lista de visitantes y las acreditaciones
Evento
Comprobar la sala y las rutas de evacuación
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Conectar proyección y sonido
2 personas
Montar las mesas de demostración
3 personas
Preparar el mostrador de registro
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos y fruta
3 personas
Recibir y registrar a los visitantes
3 personas
Presentar la apertura
2 personas
Coordinar el taller de ahorro de agua
3 personas
Servir comida vegetariana
4 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Coordinar el quiz sobre ahorro de agua
2 personas
Realizar demostraciones prácticas
3 personas
Moderar la ronda de preguntas
2 personas
Clausura y reparto de materiales
2 personas
Seguimiento
Recopilar la vajilla y el material de cocina
3 personas
Clasificar y retirar residuos
2 personas
Recoger y limpiar la sala
4 personas
Apagar y empaquetar el equipo
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar los víveres sobrantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 70
- Mesascant. 8
- Mantelescant. 8
- Mostrador de registro
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 80
- Platos reutilizablescant. 80
- Cubiertos reutilizablescant. 80
- Tazas de cafécant. 60
- Bandejas de servircant. 8
- Jarras de aguacant. 8
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavoces portátilescant. 2
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Hervidor de aguacant. 2
- Cafeteracant. 2
- Pizarra de hojascant. 2
- Atriles de rotafoliocant. 2
- Caudalímetros de aguacant. 4
- Temporizadores de duchacant. 6
- Perladores de ahorro de aguacant. 6
- Cargadores de portátilcant. 2
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chef y de pancant. 6
- Cajas de almacenamientocant. 12
- Cucharonescant. 8
- Jarras medidorascant. 6
- Cuboscant. 6
- Cronómetroscant. 6
Decoración
- Carteles sobre el ahorro de aguacant. 12
- Banners reutilizablescant. 3
- Credencialescant. 80
- Números de mesacant. 8
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Contenedores de reciclajecant. 3
- Cubetas para lavarcant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregona y cubocant. 2
Compras
- Compras
Consejos
- Cierra el programa y los ponentes antes de publicar el formulario de inscripción. Deja al menos 7 días para recoger inscripciones y preferencias dietéticas.
- Prepara las demostraciones con los caudalímetros de agua y los temporizadores de ducha con varios días de margen. Comprueba que cada actividad pueda hacerse delante del grupo y que los materiales estén completos.
- Haz una prueba técnica de 30 minutos en la sala, con el portátil, el proyector, los altavoces, los alargadores y las regletas que se usarán durante el evento.
- Envía el recordatorio a los visitantes entre 24 y 48 horas antes. Incluye la hora de apertura, el acceso, las indicaciones sobre la sala y cualquier información necesaria para el registro.
- Calcula el café, el té, los aperitivos y la fruta según las inscripciones confirmadas, y prepara las jarras, vasos, platos y cubiertos reutilizables antes de que lleguen los primeros asistentes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación debo organizar una noche de ahorro de agua?
- Empieza al menos 3 semanas antes para confirmar la sala, fijar el programa y contactar con los ponentes. Reserva los últimos 7 días para inscripciones, compras, materiales y pruebas técnicas.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones y abrir las inscripciones?
- Abre el formulario cuando el lugar y el programa básico estén confirmados, idealmente 2 o 3 semanas antes. Envía un recordatorio entre 24 y 48 horas antes del evento.
- ¿Cuándo hay que probar el proyector y el portátil?
- Haz una prueba completa entre 2 y 3 días antes y repítela el mismo día, al menos 60 minutos antes de la llegada del público. Comprueba también el sonido, los cables, las regletas y la pantalla.
- ¿Qué debo preparar para las demostraciones de ahorro de agua?
- Reúne los caudalímetros, temporizadores de ducha y materiales del taller como mínimo 3 días antes. Monta cada mesa de demostración con antelación y verifica que las actividades puedan realizarse sin improvisar.
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