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Wassersparabend organisieren: die praktische Checkliste

Ein Wassersparabend braucht mehr Vorbereitung als ein kurzer Vortrag: Anmeldung, Quiz, Workshops und Vorführungen müssen zeitlich und technisch zusammenpassen. Bestätige zuerst Saal, Programm und Mitwirkende, bevor du Einladungen verschickst. In der letzten Woche prüfst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Technik; am Veranstaltungstag zählen klare Wege, vorbereitete Demotische und eine funktionierende Registrierung. Diese Checkliste hilft dir, nichts Wesentliches zu spät zu erledigen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Ort und Saal bestätigen

  • Programm und Sprecher festlegen

    2 Personen

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Referenten und Demonstratoren bestätigen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Wasserspar-Quiz zusammenstellen

    2 Personen

  • Workshopmaterial vorbereiten

    2 Personen

  • Vorführungen vorbereiten

    2 Personen

  • Catering und Einkäufe planen

    2 Personen

  • Projektor und Laptop testen

  • Zugang und Schlüsselübergabe organisieren

  • Erinnerung an Besucher senden

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien und Geräte zusammenstellen

    2 Personen

  • Präsentationen und Arbeitsblätter drucken

  • Besucherlisten und Badges bereitlegen

Event

  • Saal und Fluchtwege kontrollieren

    2 Personen

  • Tische und Stühle aufstellen

    4 Personen

  • Projektions- und Tonanlage anschließen

    2 Personen

  • Demotische aufbauen

    3 Personen

  • Registrierungstheke vorbereiten

    2 Personen

  • Kaffee und Tee zubereiten

    2 Personen

  • Snacks und Obst bereitstellen

    3 Personen

  • Besucher empfangen und registrieren

    3 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Wasserspar-Workshop begleiten

    3 Personen

  • Vegetarische Mahlzeit servieren

    4 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Wassersparquiz betreuen

    2 Personen

  • Praxisdemonstrationen durchführen

    3 Personen

  • Fragerunde moderieren

    2 Personen

  • Abschluss und Materialien austeilen

    2 Personen

Nachbereitung

  • Geschirr und Küchenmaterial einsammeln

    3 Personen

  • Abfall trennen und entsorgen

    2 Personen

  • Saal aufräumen und reinigen

    4 Personen

  • Geräte ausschalten und einpacken

    2 Personen

  • Geliehene Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebene Einkäufe einlagern

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StühleAnz. 70
  • TischeAnz. 8
  • TischdeckenAnz. 8
  • Registrierungstheke

Geschirr

  • Wiederverwendbare GläserAnz. 80
  • Mehrweg-TellerAnz. 80
  • Wiederverwendbares BesteckAnz. 80
  • KaffeetassenAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 8
  • WasserkannenAnz. 8

Ausstattung

  • Laptop
  • Beamer
  • Projektionsleinwand
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 2
  • KaffeemaschineAnz. 2
  • FlipchartAnz. 2
  • Flipchart-StänderAnz. 2
  • WasserdurchflussmesserAnz. 4
  • Dusch-TimerAnz. 6
  • Wassersparende PerlatorenAnz. 6
  • Laptop-LadegeräteAnz. 2

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • Koch- und BrotmesserAnz. 6
  • AufbewahrungsboxenAnz. 12
  • ServierlöffelAnz. 8
  • MessbecherAnz. 6
  • EimerAnz. 6
  • StoppuhrenAnz. 6

Dekoration

  • Plakate zum WassersparenAnz. 12
  • Wiederverwendbare BannerAnz. 3
  • NamensschilderAnz. 80
  • TischnummernAnz. 8

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 4
  • RecyclingbehälterAnz. 3
  • SpülwannenAnz. 2
  • PutzlappenAnz. 12
  • Besen und KehrblechAnz. 2
  • Wischmopp und EimerAnz. 2

Einkäufe

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Sprecher mindestens 3 Wochen vorher fest. Bestätige Referenten und Demonstratoren schriftlich und gib ihnen eine feste Dauer sowie die benötigten Materialien.
  • Veröffentliche das Anmeldeformular früh und verschicke die Einladungen mindestens 14 Tage vor dem Termin. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen, damit Catering und Einkäufe nicht erst am Vortag angepasst werden müssen.
  • Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Verlängerungskabel 3 bis 5 Tage vorher gemeinsam mit den Präsentationen. Ein einzelner Funktionstest ohne die tatsächlichen Dateien entdeckt fehlende Adapter oder Darstellungsprobleme oft nicht.
  • Bereite Quiz, Arbeitsblätter und Vorführungen spätestens am Vortag vollständig vor. Lege Wasserdurchflussmesser und Dusch-Timer an den Demotischen bereit und beschrifte die Stationen, damit Besucher ohne lange Erklärung starten können.
  • Plane den Aufbau mit mindestens 90 Minuten Puffer vor dem Einlass. Kontrolliere zuerst Fluchtwege und Zugang, stelle dann Tische und Stühle auf, schließe die Technik an und richte zuletzt Registrierung, Kaffee, Tee und Snacks ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Wassersparabend planen?
Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Saal, Programm und Referenten. Die Einladungen sollten spätestens 14 Tage vor dem Termin verschickt werden.
Wann muss die Technik für den Wassersparabend getestet werden?
Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Lautsprecher und Kabel 3 bis 5 Tage vorher mit den echten Präsentationen. Am Veranstaltungstag reicht dann eine kurze Kontrolle von Strom, Ton und Bild.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Wassersparabends?
Plane mindestens 90 Minuten vor dem Einlass ein. Für Demotische, Registrierungstheke, Projektion, Sitzordnung und Catering sind zwei Stunden entspannter, besonders bei mehreren Vorführungen.
Wann sollte man Anmeldungen und Ernährungswünsche abschließen?
Bearbeite Anmeldungen laufend und setze eine interne Abschlussfrist 3 bis 5 Tage vor dem Wassersparabend. Dann kannst du Mengen für Snacks, Obst, Kaffee und Tee passend einkaufen.

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