Organiser une soirée concert sans rien oublier

Une soirée concert se prépare dans un ordre précis : réserver le lieu et l’artiste, vérifier les besoins techniques, puis gérer les inscriptions, le catering et la sécurité. Cette checklist rassemble les 79 tâches et 56 fournitures nécessaires, des premières réservations à l’ouverture des portes. Elle aide aussi à repérer les oublis fréquents, comme la fiche technique, les autorisations, les câbles de secours ou le refroidissement des boissons. Suis le planning jusqu’au contrôle final du site le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Réserver le lieu
Réserver un artiste
Demander la fiche technique
Envoyer les invitations
2 personnes
Enregistrer les inscriptions
Confirmer les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver le catering
Vérifier les autorisations
Réserver la sécurité
Réserver la technique
Élaborer le programme
2 personnes
Imprimer le déroulé
Imprimer la liste de contacts
Créer le plan
Créer la signalisation
2 personnes
Préparer les badges et les bracelets
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier les stocks
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Aménager l’entrée
3 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer le buffet
3 personnes
Aménager le bar
3 personnes
Vérifier le podium
2 personnes
Installer le système de sonorisation
3 personnes
Brancher les microphones
2 personnes
Monter l’installation lumière
2 personnes
Installer les instruments
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Marquer les repas diététiques
2 personnes
Portionner le catering
3 personnes
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
Briefing du personnel d'entrée
2 personnes
Briefing du personnel du bar
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les invités
4 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Distribuer les bracelets
2 personnes
Servir l'apéritif
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Assurer le vestiaire
2 personnes
Présenter l’ouverture sur scène
Encadrer le concert
2 personnes
Vérifier l’espace public
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Servir le dernier tour
2 personnes
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes

Suivi

Fermer le bar
2 personnes
Débarrasser le service traiteur
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Trier les déchets
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Démonter l’équipement sonore
3 personnes
Démonter l’éclairage
2 personnes
Vider la scène
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Vérifier l'équipement
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 10
Tables de buffetqté 4
Chaisesqté 100
Portantsqté 3
Cintresqté 120
Poteaux de balisageqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 120
Verres à long drinkqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 120
Couvertsqté 120
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Intervenants actifsqté 4
Subwoofersqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 4
Câbles XLRqté 12
Câbles d'instrumentsqté 8
Multiprisesqté 10
Rallongesqté 12
Goulottes de câblesqté 20
Serre-câblesqté 100
Éléments de podiumqté 8
Pieds de microqté 5

Éclairage

Projecteurs LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes à batterieqté 12
Lampes de pocheqté 4

Décoration

Bâche de fond
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Nappesqté 14
Panneau d’entrée
Panneaux indicateursqté 8

Cuisine

Glacièresqté 6
Conteneurs à glaceqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Bacs à glaceqté 6

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balayette et pelleqté 3
Poubellesqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettes en papierqté 4

Catering

Courses

Conseils

Demande la fiche technique de l’artiste dès la réservation : elle précise la table de mixage, les subwoofers, les microphones, les boîtiers DI et les câbles nécessaires. Prévois ensuite une vérification complète avec le prestataire technique.
Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la soirée. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’ajuster le catering.
Ne réserve pas uniquement la sonorisation : vérifie aussi les éléments de podium, les projecteurs LED, les rallonges, les multiprises, les goulottes et les serre-câbles. Les câbles laissés au sol deviennent vite un problème de sécurité.
Prépare le déroulé, la liste de contacts, les badges, les bracelets et la signalisation avant le jour J. Imprime au moins 2 exemplaires du déroulé et de la liste de contacts pour l’équipe.
Le jour du concert, ouvre le lieu assez tôt pour installer l’entrée, les tables hautes, le vestiaire et le buffet avant l’arrivée du public. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et confirme les livraisons avant l’ouverture des portes.

Questions fréquentes

Quand réserver le lieu et l’artiste pour une soirée concert ?: Commence les réservations au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de comparer les disponibilités, de demander la fiche technique et de vérifier les autorisations nécessaires.
Combien de temps avant faut-il envoyer les invitations ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant la soirée, puis fixe une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement. Confirme ensuite les inscriptions et transmets les besoins alimentaires au catering.
Que faut-il vérifier avec le prestataire technique ?: Vérifie la fiche technique au moins 3 semaines avant le concert. Confirme la présence de la table de mixage, des subwoofers, des microphones, des pieds, des câbles XLR, des rallonges et de l’éclairage.
Quand préparer la salle le jour d’une soirée concert ?: Prévois l’ouverture du lieu 3 à 4 heures avant l’arrivée du public. Installe l’entrée, le balisage, le podium, les tables, le buffet et le vestiaire, puis effectue le contrôle de sécurité avant l’ouverture des portes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.