Checklist para organizar una noche de concierto
Organizar una noche de concierto requiere coordinar el lugar, el artista, la parte técnica, los invitados y el servicio de comida y bebida. Esta checklist reúne 79 tareas y 56 elementos para seguir el trabajo en el orden correcto, desde las primeras reservas hasta la apertura del recinto. Incluye también los puntos que suelen retrasarse: permisos, rider técnico, confirmación de inscripciones, señalización y comprobación del inventario. Úsala como plan de trabajo para que el montaje y la recepción no dependan de decisiones de última hora.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Reservar el lugar
Reservar artista
Solicitar el rider técnico
Enviar invitaciones
2 personas
Registrar inscripciones
Confirmar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar el catering
Comprobar permisos
Reservar seguridad
Reservar técnica
Elaborar el programa
2 personas
Imprimir el plan de trabajo
Imprimir la lista de contactos
Hacer el plano
Crear la señalización
2 personas
Preparar tarjetas de nombre y pulseras
2 personas
Confirmar entregas
Comprobar el inventario
2 personas
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar catering no perecedero
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Montar la entrada
3 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar la barra
3 personas
Comprobar el escenario
2 personas
Montar el sistema de sonido
3 personas
Conectar los micrófonos
2 personas
Montar la instalación de iluminación
2 personas
Preparar los instrumentos
2 personas
Realizar la prueba de sonido
3 personas
Realizar la prueba de luces
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Colgar señalización
2 personas
Marcar las comidas de dieta
2 personas
Porcionar el catering
3 personas
Probar la caja registradora y el terminal de pago
2 personas
Reunión informativa para el personal de entrada
2 personas
Briefing del personal del bar
2 personas
Evento
Abrir las puertas
3 personas
Recibir a los invitados
4 personas
Marcar las inscripciones
2 personas
Repartir pulseras
2 personas
Servir el aperitivo
3 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Reponer el bufé
3 personas
Servir comidas especiales
2 personas
Gestionar el guardarropa
2 personas
Encargarse de la presentación en el escenario
Acompañar el concierto
2 personas
Inspeccionar el área de público
2 personas
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Comprobar los baños
2 personas
Servir la última ronda
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Finalizar la entrega del guardarropa
2 personas
Seguimiento
Cerrar el bar
2 personas
Retirar el catering
3 personas
Recoger la vajilla
3 personas
Clasificar residuos
2 personas
Recoger mesas y sillas
3 personas
Retirar la decoración
2 personas
Desmontar el equipo de sonido
3 personas
Desmontar el equipo de iluminación
2 personas
Despejar el escenario
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Limpiar los baños
2 personas
Inventariar materiales
2 personas
Comprobar el equipo
2 personas
Devolver el material prestado
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 10
- Mesas de buffetcant. 4
- Sillascant. 100
- Percheroscant. 3
- Perchascant. 120
- Postes separadorescant. 8
Vajilla
- Copas de vinocant. 120
- Vasos altoscant. 120
- Tazas de cafécant. 100
- Platoscant. 120
- Platos de postrecant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cucharonescant. 8
- Bandejas de serviciocant. 8
Equipo
- Altavoces activoscant. 4
- Subwooferscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Cajas DIcant. 4
- Cables XLRcant. 12
- Cables de instrumentoscant. 8
- Regletascant. 10
- Cables alargadorescant. 12
- Canaletas para cablescant. 20
- Bridascant. 100
- Piezas de escenariocant. 8
- Atrilescant. 5
Iluminación
- Focos LEDcant. 8
- Guirnaldas de lucescant. 6
- Lámparas de bateríacant. 12
- Linternascant. 4
Decoración
- Lona de fondo
- Guirnaldascant. 6
- Globoscant. 100
- Mantelescant. 14
- Cartel de entrada
- Carteles direccionalescant. 8
Cocina
- Neveras portátilescant. 6
- Contenedores para hielocant. 3
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchilloscant. 6
- Pinzas de servircant. 8
- Cuencoscant. 12
- Cuencos fríoscant. 6
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Recogedor y escobacant. 3
- Papeleracant. 8
- Escobillas de bañocant. 4
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Dispensadores de toallas de papelcant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Pide el rider técnico al reservar al artista, no durante la semana del concierto. Te permitirá comprobar con tiempo si necesitas altavoces activos, subwoofers, mesa de mezclas, micrófonos, cajas DI, cables y alimentación eléctrica adicionales.
- Cierra las inscripciones antes de confirmar el catering. Como referencia operativa, confirma el número final de asistentes y sus preferencias dietéticas al menos 3 días antes para ajustar platos, cubiertos, bandejas y bebidas.
- Prepara un plano de la entrada, la zona del escenario, el buffet y las rutas de cableado antes del montaje. Las canaletas, bridas y cables alargadores deben estar previstos para no dejar cables sueltos en las zonas de paso.
- Imprime el plan de trabajo y la lista de contactos antes de abrir el recinto. Lleva copias físicas para el equipo de entrada, técnica, seguridad, catering y entregas, porque durante el montaje no siempre habrá tiempo para buscar la información en el teléfono.
- Enfría las bebidas y prepara el catering no perecedero antes de que lleguen los invitados. Para el primer tramo del concierto, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona y reserva un margen adicional para el equipo y los artistas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de concierto?
- Empieza las reservas principales entre 8 y 12 semanas antes: lugar, artista, técnica, catering y seguridad. Comprueba los permisos y solicita el rider técnico en cuanto se confirme el artista, porque esos trámites pueden condicionar el montaje.
- ¿Cuándo hay que confirmar el número de asistentes para el catering?
- Confirma las inscripciones y las preferencias dietéticas entre 3 y 5 días antes del concierto. Comunica entonces el número final al catering y deja previsto un margen del 5 al 10 % para el equipo, artistas y cambios de última hora.
- ¿A qué hora debe empezar el montaje de un concierto?
- Programa la apertura del recinto al menos 4 horas antes de la llegada del público cuando haya escenario, sonido e iluminación. Reserva tiempo para colocar los focos LED, conectar la mesa de mezclas, probar micrófonos y revisar que los cables queden protegidos.
- ¿Qué hay que revisar justo antes de abrir las puertas?
- Haz una revisión final entre 30 y 45 minutos antes: control de seguridad, entrada montada, señalización visible, pulseras y tarjetas de nombre preparadas, bebidas frías y contactos disponibles. Comprueba también que las entregas hayan llegado y que el inventario coincida con lo previsto.
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