Konzertabend organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Fordere den technischen Rider direkt nach der Künstlerbuchung an und gleiche ihn mit Mischpult, aktiven Lautsprechern, Subwoofer, Mikrofonen, DI-Boxen und vorhandenen Kabeln ab. Fehlendes Material sollte spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Konzert reserviert werden.
• Bestätige Anmeldungen und Ernährungswünsche nicht erst beim Einlass. Schließe die Gästeliste mindestens sieben Tage vorher und gib die endgültige Personenzahl anschließend an das Catering weiter.
• Plane den Aufbau rückwärts vom Einlass: Bühne, Kabelkanäle, Licht, Garderobe und Buffet brauchen am Veranstaltungstag mehrere Stunden. Öffne die Location mindestens vier Stunden vor Beginn, damit ein Soundcheck ohne Zeitdruck möglich ist.
• Prüfe bei der Technik nicht nur die Geräte, sondern auch die Wege: Verlängerungskabel, Kabelbinder und Kabelkanäle müssen für sichere Laufwege reichen. Markiere Stolperstellen vor dem Eintreffen der Gäste und halte Absperrpfosten für sensible Bereiche bereit.
• Lege Programm, Drehbuch, Kontaktliste und Lageplan jeweils gedruckt am Eingang und im Backstage-Bereich ab. Zwei Exemplare pro Bereich verhindern, dass bei Rückfragen alle nach dem einzigen Ausdruck suchen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Konzertabend organisieren?

Beginne idealerweise acht bis zwölf Wochen vorher mit Location und Künstlern. Technik, Catering, Genehmigungen und Sicherheitsdienst sollten spätestens zwei bis drei Wochen vor dem Termin verbindlich bestätigt sein.

Wann sollte man die Einladungen für einen Konzertabend verschicken?

Verschicke die Einladungen etwa sechs Wochen vor dem Konzert und setze eine Rückmeldefrist von ungefähr zwei Wochen. Die finale Gästezahl sollte sieben Tage vor der Veranstaltung feststehen, damit Catering und Einlass vorbereitet werden können.

Wie viele Stunden vorher sollte man die Location öffnen?

Plane mindestens vier Stunden zwischen dem Öffnen der Location und dem Einlass ein. Darin liegen Aufbau, Licht- und Technikcheck, Soundcheck, Sicherheitskontrolle sowie die Einrichtung von Garderobe und Eingangsbereich.

Was muss am Tag des Konzertabends zuletzt geprüft werden?

Prüfe 60 bis 90 Minuten vor dem Einlass die Lieferungen, den Getränkebestand, gekühlte Getränke, Beschilderung, Namens- oder Armbänder und die ausgedruckten Kontaktlisten. Danach sollte nur noch eine kurze Funktionsprobe der Technik und Mikrofone nötig sein.

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