Checklist pour organiser une soirée climat

Une soirée climat demande plus qu’un programme et quelques chaises. Il faut coordonner les intervenants, les ateliers, les inscriptions, les besoins alimentaires et la technique, souvent avec plusieurs personnes différentes. Cette checklist rassemble les 66 tâches et 53 éléments à prévoir, dans l’ordre où ils deviennent utiles. Vous pouvez ainsi commencer par cadrer la soirée, puis sécuriser les participants, les contenus et l’accueil le jour venu.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir le programme et le thème
2 personnes
Contacter les intervenants et les animateurs d’atelier
2 personnes
Confirmer définitivement les intervenants
Réserver l’espace et l’agencement de la salle
Vérifier les autorisations et les déclarations
Concevoir les invitations
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
Distribuer les affiches
3 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les besoins en transport
Envoyer le programme aux participants
Rassembler les informations sur les intervenants
Rassembler les présentations et les vidéos
Tester techniquement les présentations
2 personnes
Préparer le matériel d’atelier
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Imprimer la liste de présence
Imprimer le déroulé
Commander le catering
Faire les courses
3 personnes
Emballer séparément les repas diététiques
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier la technique et les câbles
2 personnes
Mettre les présentations sur une clé USB
Nettoyer le site et les toilettes
3 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir d’accueil
2 personnes
Installer les tables de l'atelier
3 personnes
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
Brancher le micro et l'enceinte
2 personnes
Régler l’éclairage
2 personnes
Placer les panneaux d’information
2 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer le matériel d’information
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Préparer le café et le thé
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Vérifier les itinéraires de circulation sûrs
2 personnes

Événement

Accueillir les intervenants
2 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
Accompagner les intervenants
Gérer la technique pendant les présentations
2 personnes
Recueillir les questions de la salle
Préparer la pause café
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Aménager les salles d’atelier
4 personnes
Distribuer le matériel d’atelier
3 personnes
Encadrer les ateliers
6 personnes
Servir un repas végétarien
5 personnes
Trier les déchets au fur et à mesure
2 personnes
Animer l’entretien de clôture
2 personnes
Distribuer les cartes de départ et de retour d’avis
2 personnes
Reconduire les visiteurs
2 personnes

Suivi

Démonter le mobilier
4 personnes
Débrancher et emballer le matériel technique
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Évacuer les déchets
2 personnes
Retourner les matériels
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables pliantesqté 4
Nappesqté 10
Tabouretsqté 8
Porte-manteauxqté 3

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 3
Microphonesqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Cliqueur de présentation
Clés USBqté 3
Piles rechargeablesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Cuillères à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 10
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Louchesqté 6
Saladiersqté 4
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6

Décoration

Affiches sur le climatqté 12
Guirlandes en papierqté 8
Décoration de tableqté 10
Badges nominatifsqté 100
Panneaux d'informationqté 8
Tableau blancqté 2
Chevalets de conférenceqté 3
Papier pour chevaletqté 6
Marqueursqté 24

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 6
Lampes de table LEDqté 8
Lampes de pocheqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez par définir le thème et le déroulé avant de contacter les intervenants : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les confirmations et ajuster les ateliers.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est assez précis, puis demandez au même moment les besoins alimentaires et les besoins en transport. Relancez les inscrits 7 jours avant la soirée.
Ne gardez pas les présentations pour le dernier jour : rassemblez les fichiers au plus tard 5 jours avant et testez chaque vidéo, câble HDMI, microphone et ordinateur portable.
Prévoyez l’accueil séparément de la salle : badges nominatifs, liste de présence, porte-manteaux et déroulé imprimé doivent être prêts avant l’arrivée du premier participant.
Le catering doit tenir compte des réponses alimentaires recueillies. Emballez les repas adaptés séparément et refroidissez les boissons plusieurs heures avant le début, plutôt qu’au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une soirée climat ?: Comptez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer les intervenants, réserver l’espace, publier les inscriptions et tester les présentations.
Quand envoyer les invitations pour une soirée climat ?: Envoyez-les dès que le lieu, le thème et le programme provisoire sont fixés, généralement 4 à 6 semaines avant. Faites un rappel 7 jours avant avec les horaires et les informations pratiques.
Combien de temps avant faut-il tester le matériel audiovisuel ?: Rassemblez et testez le projecteur, l’écran, les câbles, les microphones et les vidéos au moins 5 jours avant. Refaites un contrôle sur place le jour même, environ 2 heures avant l’accueil.
Quand commander le catering pour une soirée climat ?: Passez la commande après la clôture ou la première consolidation des inscriptions, idéalement 7 à 10 jours avant. Vérifiez ensuite les régimes alimentaires et séparez les repas concernés avant le service.

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