Klimaatavond organiseren: checklist en planning
Een klimaatavond vraagt meer voorbereiding dan alleen een programma en een zaal. Je moet sprekers tijdig vastleggen, techniek testen, aanmeldingen verwerken en rekening houden met dieet- en vervoerswensen. Begin met het thema en de opbouw, regel daarna de ruimte en communicatie en werk in de laatste week alle praktische details af. Met deze checklist houd je overzicht over de 66 taken en 53 spullen die bij het plan horen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
Programma en thema vastleggen
2 personen
Sprekers en workshopbegeleiders benaderen
2 personen
Sprekers definitief bevestigen
Ruimte en zaalindeling reserveren
Vergunningen en meldingen controleren
Uitnodigingen ontwerpen
Aanmeldformulier publiceren
Uitnodigingen versturen
2 personen
Promotie op sociale media plaatsen
Posters verspreiden
3 personen
Aanmeldingen verwerken
Dieetwensen verzamelen
Vervoerswensen inventariseren
Programma naar deelnemers sturen
Sprekersinformatie verzamelen
Presentaties en video's verzamelen
Presentaties technisch testen
2 personen
Workshopmaterialen samenstellen
2 personen
Naamkaartjes voorbereiden
Aanwezigheidslijst printen
Draaiboek printen
Catering bestellen
Boodschappen doen
3 personen
Dieetmaaltijden apart verpakken
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Techniek en kabels controleren
2 personen
Presentaties op USB-stick zetten
Locatie en toiletten schoonmaken
3 personen
Tafels en stoelen klaarzetten
4 personen
Ontvangstbalie opstellen
2 personen
Workshoptafels klaarzetten
3 personen
Projector en scherm opstellen
2 personen
Microfoon en speaker aansluiten
2 personen
Verlichting instellen
2 personen
Informatieborden plaatsen
2 personen
Decoratie ophangen
2 personen
Infomateriaal uitstallen
2 personen
Naamkaartjes klaarleggen
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
Hapjes klaarzetten
3 personen
Afvalpunten inrichten
2 personen
Veilige looproutes controleren
2 personen
Event
Sprekers ontvangen
2 personen
Deelnemers registreren
3 personen
Welkomstdranken serveren
2 personen
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
Sprekers begeleiden
Techniek tijdens presentaties bedienen
2 personen
Vragen uit de zaal verzamelen
Koffiepauze klaarzetten
3 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Hapjes serveren
3 personen
Workshopruimtes ombouwen
4 personen
Workshopmaterialen uitdelen
3 personen
Workshops begeleiden
6 personen
Vegetarische maaltijd serveren
5 personen
Afval tussentijds sorteren
2 personen
Slotgesprek begeleiden
2 personen
Afscheid en feedbackkaartjes uitdelen
2 personen
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
Meubilair afbreken
4 personen
Techniek afkoppelen en inpakken
2 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
4 personen
Afval wegbrengen
2 personen
Materialen retourneren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 10
- Stoelenaantal 90
- Klaptafelsaantal 4
- Tafelkleedjesaantal 10
- Krukkenaantal 8
- Kapstokkenaantal 3
Apparatuur
- Projector
- Projectiescherm
- Laptop
- HDMI-kabelsaantal 3
- Microfoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
- Microfoonstandaardsaantal 2
- Stekkerdozenaantal 6
- Verlengkabelsaantal 6
- Presentatieklikker
- USB-sticksaantal 3
- Oplaadbare batterijenaantal 12
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 100
- Koffiekopjesaantal 60
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Theelepelsaantal 60
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Karaffenaantal 10
- Thermoskannenaantal 6
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Opscheplepelsaantal 6
- Mengkommenaantal 4
- Waterkokersaantal 3
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Koelboxenaantal 4
- IJsblokbakkenaantal 6
Decoratie
- Klimaatpostersaantal 12
- Papieren slingersaantal 8
- Tafeldecoratieaantal 10
- Naamkaartjesaantal 100
- Informatiebordenaantal 8
- Whiteboardaantal 2
- Flip-overbordenaantal 3
- Flip-overpapieraantal 6
- Stiftenaantal 24
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 6
- LED-tafellampenaantal 8
- Zaklampenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 8
- Schoonmaakemmersaantal 3
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Handschoenenaantal 12
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg het programma en thema minimaal 8 weken vooraf vast. Benader sprekers en workshopbegeleiders direct daarna, zodat je uiterlijk 4 weken voor de avond definitieve bevestigingen hebt.
- Open het aanmeldformulier zodra programma, locatie en tijden vaststaan. Vraag meteen naar dieetwensen en vervoerswensen; verwerk die gegevens uiterlijk 1 week vooraf in de catering en ontvangst.
- Plan een technische test 3 tot 5 dagen vooraf. Controleer projector, scherm, laptop, HDMI-kabels, microfoons, luidsprekers en presentatiebestanden samen met de sprekers.
- Maak de zaalindeling niet pas op de dag zelf. Zet tafels en stoelen op basis van het programma klaar en controleer of er ruimte is voor workshops, kapstokken en kabels zonder struikelroutes.
- Werk met een aparte ontvangstset: aanwezigheidslijst, naamkaartjes, programma en een geprinte versie van het draaiboek. Leg ook reservekabels, USB-sticks en oplaadbare batterijen klaar; die worden vaak pas gemist als de avond al begonnen is.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een klimaatavond organiseren?
- Begin ongeveer 8 weken vooraf met thema, programma en sprekers. Reserveer de ruimte zo snel mogelijk en stuur uitnodigingen zodra datum, locatie en aanmeldformulier definitief zijn.
- Wanneer moet ik de catering voor een klimaatavond bestellen?
- Bestel de catering uiterlijk 1 week vooraf, nadat je de aanmeldingen en dieetwensen hebt gecontroleerd. Verpak dieetmaaltijden apart en koel dranken op de dag zelf tijdig.
- Hoeveel tijd kost de voorbereiding op de dag van een klimaatavond?
- Plan minimaal 3 uur voor zaalopbouw, techniek, ontvangsttafel en catering. Reserveer daarnaast 30 tot 60 minuten voor een laatste test van presentaties, video's en microfoons.
- Wanneer stuur ik het programma naar deelnemers?
- Stuur het definitieve programma ongeveer 1 week vooraf. Vermeld tijden, locatie, praktische vervoersinformatie en eventuele workshopkeuzes, zodat deelnemers voorbereid aankomen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!