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Klimaabend organisieren: die vollständige Checkliste

Ein Klimaabend braucht mehr Vorbereitung als nur ein Thema und ein paar Vorträge. Du musst Referenten verbindlich bestätigen, Anmeldungen und Ernährungswünsche erfassen sowie Raum, Technik und Catering aufeinander abstimmen. Diese Checkliste führt dich von der ersten Programmplanung bis zum gekühlten Getränk und den ausgedruckten Unterlagen am Veranstaltungstag. Besonders leicht vergessen werden Techniktests, Transportwünsche und separat verpackte Diätmahlzeiten.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Programm und Thema festlegen

    2 Personen

  • Referenten und Workshopleiter ansprechen

    2 Personen

  • Referenten endgültig bestätigen

  • Raum und Saalaufteilung reservieren

  • Genehmigungen und Meldungen prüfen

  • Einladungen gestalten

  • Anmeldeformular veröffentlichen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Werbung in sozialen Medien posten

  • Poster verteilen

    3 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Transportwünsche ermitteln

  • Programm an Teilnehmer senden

  • Sprecherinformationen sammeln

  • Präsentationen und Videos sammeln

  • Präsentationen technisch testen

    2 Personen

  • Workshop-Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Namensschilder vorbereiten

  • Anwesenheitsliste drucken

  • Ablaufplan ausdrucken

  • Catering bestellen

  • Einkaufen gehen

    3 Personen

  • Diätmahlzeiten separat verpacken

    2 Personen

  • Getränke kühlen

    2 Personen

  • Technik und Kabel prüfen

    2 Personen

  • Präsentationen auf USB-Stick speichern

  • Ort und Toiletten reinigen

    3 Personen

  • Tische und Stühle bereitstellen

    4 Personen

  • Empfangstresen aufbauen

    2 Personen

  • Workshoptische aufstellen

    3 Personen

  • Projektor und Leinwand aufbauen

    2 Personen

  • Mikrofon und Lautsprecher anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung einrichten

    2 Personen

  • Informationsschilder aufstellen

    2 Personen

  • Dekoration aufhängen

    2 Personen

  • Infomaterial auslegen

    2 Personen

  • Namensschilder bereitlegen

  • Kaffee und Tee vorbereiten

    2 Personen

  • Snacks bereitstellen

    3 Personen

  • Abfallstationen einrichten

    2 Personen

  • Sichere Laufwege prüfen

    2 Personen

Event

  • Referenten empfangen

    2 Personen

  • Teilnehmer registrieren

    3 Personen

  • Willkommensgetränke servieren

    2 Personen

  • Eröffnungspräsentation gestalten

    2 Personen

  • Redner betreuen

  • Technik bei Präsentationen bedienen

    2 Personen

  • Fragen aus dem Publikum sammeln

  • Kaffeepause vorbereiten

    3 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Snacks servieren

    3 Personen

  • Workshopräume umbauen

    4 Personen

  • Workshop-Materialien verteilen

    3 Personen

  • Workshops betreuen

    6 Personen

  • Vegetarische Mahlzeit servieren

    5 Personen

  • Abfall zwischendurch sortieren

    2 Personen

  • Abschlussgespräch begleiten

    2 Personen

  • Verabschiedung und Feedbackkarten verteilen

    2 Personen

  • Besucher verabschieden

    2 Personen

Nachbereitung

  • Möbel abbauen

    4 Personen

  • Technik abkoppeln und verpacken

    2 Personen

  • Geschirr abwaschen

    3 Personen

  • Location reinigen

    4 Personen

  • Müll entsorgen

    2 Personen

  • Materialien zurückgeben

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • TischeAnz. 10
  • StühleAnz. 90
  • KlappischeAnz. 4
  • TischdeckenAnz. 10
  • HockerAnz. 8
  • KleiderständerAnz. 3

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptop
  • HDMI-KabelAnz. 3
  • MikrofoneAnz. 2
  • LautsprecherAnz. 2
  • MikrofonständerAnz. 2
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • Präsentationsklicker
  • USB-SticksAnz. 3
  • Wiederaufladbare BatterienAnz. 12

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 100
  • KaffeetassenAnz. 60
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • TeelöffelAnz. 60
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServierzangenAnz. 8
  • KaraffenAnz. 10
  • ThermoskannenAnz. 6

Küche

  • SchneidebretterAnz. 4
  • KüchenmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 6
  • RührschüsselnAnz. 4
  • WasserkocherAnz. 3
  • KaffeemaschinenAnz. 2
  • KühlboxenAnz. 4
  • EiswürfelbehälterAnz. 6

Dekoration

  • KlimaposterAnz. 12
  • PapiergirlandenAnz. 8
  • TischdekorationAnz. 10
  • NamensschilderAnz. 100
  • InfotafelnAnz. 8
  • WhiteboardAnz. 2
  • FlipchartsAnz. 3
  • Flipchart-PapierAnz. 6
  • StifteAnz. 24

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 6
  • LED-TischlampenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • PutzeimerAnz. 3
  • BesensetsAnz. 3
  • WischmopsAnz. 3
  • HandschuheAnz. 12

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Lege Programm und Thema zuerst fest und bestätige Referenten spätestens 6 bis 8 Wochen vor dem Klimaabend endgültig. Erst danach lassen sich Einladung, Anmeldung und Ablauf verlässlich formulieren.
  • Veröffentliche das Anmeldeformular mindestens 4 Wochen vorher und frage dort neben der Teilnahme auch Ernährungs- und Transportwünsche ab. So kannst du Diätmahlzeiten und benötigte Anreisehilfe rechtzeitig einplanen.
  • Teste Präsentationen, Videos, Projektor, Laptop, HDMI-Kabel und Mikrofone 3 bis 5 Tage vor dem Termin mit genau den Dateien, die später gezeigt werden. Prüfe zusätzlich Verlängerungskabel, Lautsprecher und Präsentationsklicker.
  • Drucke Anwesenheitsliste und Ablaufplan am Vortag aus und bereite Namensschilder nach Anmeldeschluss vor. Sammle Präsentationen und Sprecherinformationen nicht erst am Veranstaltungstag, sondern spätestens 48 Stunden vorher.
  • Bestelle Catering nach der finalen Anmeldezahl und kühle Getränke mehrere Stunden vor Beginn. Verpacke Diätmahlzeiten separat und stelle wiederverwendbare Becher, Kaffeetassen, Teller und Besteck vor dem Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Klimaabend planen?
Beginne etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Thema, Programm, Raum und Referenten. Einladungen und Anmeldung sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin veröffentlicht werden.
Wann müssen Referenten für einen Klimaabend feststehen?
Bestätige alle Referenten idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher verbindlich. Sprecherinformationen, Präsentationen und Videos sollten spätestens 48 Stunden vor der Veranstaltung vollständig vorliegen.
Wie viel Zeit braucht der Techniktest vor einem Klimaabend?
Plane 60 bis 90 Minuten für einen vollständigen Test ein, am besten 3 bis 5 Tage vorher. Prüfe dabei Projektor, Leinwand, Laptop, HDMI-Kabel, Mikrofone, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Präsentationsklicker.
Wann sollte man das Catering für einen Klimaabend bestellen?
Bestelle das Catering nach Anmeldeschluss, meist 7 bis 10 Tage vor dem Termin. Berücksichtige die gemeldeten Ernährungswünsche und verpacke Diätmahlzeiten am Veranstaltungstag separat.

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