Checklist pour organiser une soirée cabaret

Une soirée cabaret se prépare comme un spectacle, avec un accueil soigné et un déroulé précis. Commence par confirmer les artistes et la salle, puis verrouille le programme, les besoins techniques et les inscriptions. Les derniers jours servent surtout à transmettre les quantités au traiteur, imprimer le déroulé et vérifier le matériel. Le jour même, prévois plusieurs heures pour installer la scène, régler le son et tester chaque microphone avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer les artistes de cabaret
2 personnes
Réserver le lieu
Établir le programme
2 personnes
Recueillir les besoins techniques
Confirmer les réservations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Réserver la technique
Publier le programme
Établir la liste définitive des invités
Communiquer les quantités au traiteur
Imprimer le déroulé
Faire les courses
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Décharger le matériel technique
3 personnes
Répartir la salle
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Marquer la scène
2 personnes
Suspendre l’arrière-plan
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Raccorder la sonorisation
3 personnes
Tester les microphones
2 personnes
Tester les réglages d'éclairage
2 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager la loge des artistes
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
2 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Ouvrir l’entrée et le vestiaire
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Annoncer le programme
Animer la soirée cabaret
2 personnes
Servir les en-cas de pause
2 personnes
Raccompagner les invités
3 personnes
Finaliser le vestiaire
2 personnes

Suivi

Éteindre la technique
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Ranger la salle
4 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Remettre le mobilier en place
3 personnes
Ranger le matériel technique
3 personnes
Retourner les matériels
2 personnes
Gérer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Tabourets de barqté 4
Portantsqté 2
Cintresqté 100

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Pieds de haut-parleurqté 2
Câbles audioqté 8
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Ordinateur portable

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 4
Pieds d’éclairageqté 2
Lampes d'ambianceqté 8

Vaisselle

Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 90
Tasses à caféqté 90
Assiettesqté 90
Fourchettesqté 90
Couteauxqté 90
Cuillèresqté 90

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Glacièresqté 4
Seaux à glaceqté 3

Décoration

Fond de scèneqté 2
Nappesqté 10
Décorations de tableqté 10
Affiches du programmeqté 6
Badges nominatifsqté 10

Nettoyage

Balaiqté 2
Poubellesqté 4
Seaux de nettoyageqté 2
Serpillièresqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloque les artistes et la salle avant de publier l’invitation : demande aussi les besoins techniques de chaque numéro afin de réserver la sonorisation et l’éclairage adaptés.
Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant la soirée. Tu pourras alors établir la liste définitive des invités et communiquer les quantités exactes au traiteur.
Prépare le déroulé imprimé en plusieurs exemplaires : un pour la régie, un pour l’animateur et un pour les artistes. Indique les horaires d’accueil, de repas, de passage sur scène et de fin.
Réserve au moins 3 heures avant l’ouverture pour décharger le matériel, installer les tables et les chaises, marquer la scène et suspendre l’arrière-plan. Les réglages de son et de lumière viennent avant le test final.
Compte les verres, assiettes et couverts selon le nombre définitif d’invités, puis ajoute une marge de 10 %. Prévois aussi assez de thermos, de machines à café et de seaux à glace pour éviter les files pendant l’entracte.

Questions fréquentes

Quand réserver les artistes pour une soirée cabaret ?: Réserve les artistes au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps de confirmer leur disponibilité, leurs besoins techniques et l’ordre des numéros avant d’envoyer les invitations.
Combien de temps faut-il pour installer une soirée cabaret ?: Prévois environ 3 heures pour l’installation complète, puis 30 à 45 minutes pour les tests de microphones et de sonorisation. Ajoute du temps si le lieu n’est pas déjà équipé ou si plusieurs artistes ont des configurations différentes.
Quand envoyer les invitations pour une soirée cabaret ?: Envoie les invitations 4 à 6 semaines avant l’événement, avec une date limite d’inscription fixée environ 7 jours avant. Tu auras ainsi le temps de recueillir les besoins alimentaires et de confirmer les quantités au traiteur.
Que faut-il tester avant l’arrivée du public ?: Teste chaque microphone, les câbles audio, la table de mixage, les projecteurs LED et les rallonges au moins 45 minutes avant l’ouverture. Vérifie aussi que chaque artiste sait où entrer, où attendre et où se placer sur la scène.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.