Checklist para organizar una noche de cabaret
Una noche de cabaret necesita más coordinación de la que parece: artistas confirmados, un programa cerrado y una sala preparada para escuchar y ver bien cada actuación. Empieza reservando el lugar y contratando a los monologuistas; después concreta las necesidades técnicas, las inscripciones y el catering. Durante el montaje, deja tiempo para distribuir las sillas, marcar el escenario, colocar el fondo y probar todos los micrófonos antes de abrir las puertas. Esta checklist reúne el orden de trabajo para no llegar tarde a lo que suele olvidarse.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Contratar monologuistas
2 personas
Reservar el lugar
Elaborar el programa
2 personas
Recopilar necesidades técnicas
Confirmar las reservas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Reservar técnica
Publicar el programa
Hacer la lista definitiva de invitados
Comunicar las cantidades de catering
Imprimir el plan de trabajo
Hacer la compra
2 personas
Comprobar los materiales
2 personas
Evento
Abrir la ubicación
2 personas
Descargar el equipo técnico
3 personas
Distribuir la sala
4 personas
Montar mesas
3 personas
Preparar las sillas
3 personas
Marcar el escenario
2 personas
Colgar el fondo
2 personas
Montar la iluminación
2 personas
Conectar el equipo de sonido
3 personas
Probar los micrófonos
2 personas
Probar los modos de iluminación
2 personas
Recibir a los artistas
2 personas
Montar el camerino de los artistas
2 personas
Preparar el catering
3 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
2 personas
Montar la mesa de registro
2 personas
Abrir la entrada y el guardarropa
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Servir café y té
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Anunciar el programa
Presentar la velada de cabaret
2 personas
Servir los aperitivos del descanso
2 personas
Despedir a los invitados
3 personas
Terminar el guardarropa
2 personas
Seguimiento
Apagar la técnica
2 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger la basura
2 personas
Recoger la sala
4 personas
Limpiar el lugar
3 personas
Volver a colocar el mobiliario
3 personas
Empacar el equipo técnico
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Gestionar objetos perdidos
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 90
- Mesascant. 10
- Taburetes de barcant. 4
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 100
Equipo
- Altavoces activoscant. 2
- Mesa de mezclas
- Micrófonos inalámbricoscant. 3
- Soportes de micrófonocant. 3
- Soportes para altavocescant. 2
- Cables de audiocant. 8
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Portátil
Iluminación
- Luces LED de escenariocant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 2
- Luces decorativascant. 8
Vajilla
- Vasos para aguacant. 90
- Copas de vinocant. 90
- Tazas de cafécant. 90
- Platoscant. 90
- Tenedorescant. 90
- Cuchilloscant. 90
- Cucharascant. 90
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Cubiterascant. 3
Decoración
- Fondos de escenariocant. 2
- Mantelescant. 10
- Decoraciones de mesacant. 10
- Pósteres del programacant. 6
- Pancartas con nombrescant. 10
Limpieza
- Escobacant. 2
- Papelelerascant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Fregonascant. 2
- Recogedor y escobacant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el programa antes de publicarlo y confirma cada reserva por escrito. Reserva un margen de 10 a 15 minutos para cambios, presentaciones o retrasos entre actuaciones.
- Recopila las necesidades técnicas de cada monologuista al menos 7 días antes. Pregunta por micrófono, música, portátil, entradas y salidas del escenario para evitar cambios durante el montaje.
- Define la distribución de la sala antes de colocar las sillas y las mesas. Deja un pasillo despejado y comprueba desde las últimas filas que el escenario y el fondo se ven sin obstáculos.
- Calcula el catering con la lista definitiva de invitados y sus preferencias dietéticas. Comunica las cantidades cuando se cierren las inscripciones, no el día del evento, y separa las bebidas de bienvenida del servicio de café.
- Abre el lugar con tiempo para descargar el equipo, montar la iluminación y conectar el sonido. Programa una prueba completa de micrófonos, altavoces y música al menos 60 minutos antes de recibir al público.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una noche de cabaret?
- Empieza a reservar la sala y los monologuistas entre 6 y 8 semanas antes. Deja cerrados el programa, las necesidades técnicas y el catering como mínimo 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que confirmar a los artistas de una noche de cabaret?
- Confirma la disponibilidad y las condiciones de cada artista al hacer la reserva y vuelve a verificarlo 7 días antes. Envía el programa definitivo y la hora de llegada al menos 48 horas antes.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar el sonido y la iluminación?
- Reserva entre 2 y 3 horas para descargar, distribuir la sala, montar las luces y conectar el sonido. Haz una prueba de micrófonos y música al menos 60 minutos antes de abrir las puertas.
- ¿Cuándo se debe cerrar el número de invitados y el catering?
- Cierra la lista definitiva entre 3 y 5 días antes, según el plazo de las inscripciones. Comunica entonces las cantidades de catering y revisa de nuevo las preferencias dietéticas antes de hacer la compra.
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