Organiser une silent disco sans rien oublier

Une silent disco demande plus de préparation qu’une soirée avec une simple enceinte. Il faut réserver les casques et les émetteurs, recueillir les inscriptions, prévoir les préférences musicales et organiser le catering selon le nombre final de participants. Le jour J, la recharge des appareils, les câbles et l’aménagement de la piste prennent du temps. Cette checklist vous aide à suivre les 64 tâches dans l’ordre, avec les 43 équipements à prévoir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
Réserver le matériel de silent disco
Réserver le catering
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les préférences musicales
Définir le nombre final d’invités
Communiquer les quantités de catering
Sélectionner les genres musicaux
2 personnes
Composer les playlists
2 personnes
Consigner le programme et les horaires
Envoyer les informations aux invités
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Récupérer l'équipement
2 personnes
Enregistrer les playlists hors ligne
Recharger les appareils
Trier les courses
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Dégager la piste de danse
2 personnes
Aménager le vestiaire
2 personnes
Aménager la zone buffet et bar
3 personnes
Installer la décoration
2 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Déballer les headphones
3 personnes
Charger et tester les casques
3 personnes
Brancher les émetteurs
2 personnes
Tester les canaux musicaux
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Préparer la table d'inscription
2 personnes

Événement

Donner le briefing de bienvenue
2 personnes
Accueillir les invités
3 personnes
Distribuer les casques audio
3 personnes
Expliquer l’utilisation des casques audio
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Maintenir le buffet en ordre
2 personnes
Vérifier les casques audio entre-temps
2 personnes
Remplacer les headphones défectueux
2 personnes
Changer de chaîne musicale
Vider les poubelles
2 personnes
Annoncer le dernier tour
Récupérer les headphones
3 personnes
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

Éteindre l’équipement
2 personnes
Trier les casques
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le bar et le buffet
2 personnes
Nettoyer le sol
2 personnes
Vérifier les sanitaires
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner le matériel
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Vérifier les factures des fournisseurs
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 6
Bancsqté 6
Chaisesqté 30
Portantsqté 2
Cintresqté 70
Tables de buffetqté 3

Équipement

Casques de silent discoqté 70
Émetteurs audioqté 3
Mixeur audio
Lecteurs de musiqueqté 3
Stations de rechargeqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Serre-câblesqté 50
Ruban gafferqté 4
Piles de rechangeqté 20

Éclairage

Barres lumineuses LEDqté 6
Guirlandes lumineuses LEDqté 4
Pieds d’éclairageqté 4

Décoration

Panneau d’accueil
Stickers de canalqté 3
Décoration de tableqté 8

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 100
Verres à vin réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 80
Couverts réutilisablesqté 100
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Carafes d’eauqté 8
Thermosqté 4
Glacièresqté 6
Seaux à glaceqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Décapsuleursqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Pains de glaceqté 20

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Balaiqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre final d’invités avant de confirmer le catering et vérifiez que vous disposez d’un casque par participant, plus quelques piles de rechange.
Enregistrez les playlists hors ligne avant l’arrivée des invités : le réseau mobile ou le Wi-Fi ne doit pas être indispensable pendant la soirée.
Prévoyez un temps dédié à la recharge des casques et des lecteurs. Testez chaque canal audio avec le mixeur et les émetteurs avant d’ouvrir le lieu.
Installez les rallonges, multiprises et câbles le long des murs, puis fixez-les avec du ruban gaffer et des serre-câbles pour garder l’entrée et la piste dégagées.
Préparez l’accueil avant le début : panneau d’information, stickers de canal, vestiaire avec portants et cintres, puis tables de buffet avec verres, assiettes et couverts réutilisables.

Questions fréquentes

Combien de casques faut-il pour une silent disco ?: Prévoyez au minimum un casque par invité confirmé. Ajoutez quelques unités de secours si votre prestataire le permet, afin de remplacer rapidement un casque déchargé ou défectueux.
Quand réserver le matériel d’une silent disco ?: Réservez les casques, émetteurs et stations de recharge dès que la date et le lieu sont confirmés. Prévoyez idéalement plusieurs semaines pour vérifier la disponibilité et organiser le retrait ou la livraison.
Quand envoyer les invitations pour une silent disco ?: Envoyez-les assez tôt pour laisser le temps de répondre au formulaire d’inscription, d’indiquer les besoins alimentaires et de choisir les préférences musicales. Arrêtez les inscriptions avant de communiquer les quantités définitives au traiteur.
Que faut-il tester le jour d’une silent disco ?: Testez chaque casque, les différents canaux musicaux, les émetteurs, le mixeur et les lecteurs avant l’arrivée des invités. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et batteries, puis faites un dernier contrôle après l’installation des tables et de l’éclairage.

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