Silent Disco organisieren: die vollständige Checkliste

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Bestätige den Veranstaltungsort und reserviere Kopfhörer, Sender und Mischpult möglichst mehrere Wochen vor dem Termin. Prüfe außerdem, wie viele Ladestationen und Verlängerungskabel du für den Aufbau brauchst.
• Lege die endgültige Gästezahl spätestens 7 Tage vorher fest und gib sie dann an das Catering weiter. Plane die Mengen erst nach Ablauf der Anmeldung, damit Essenswünsche und Absagen berücksichtigt sind.
• Sammle Musikvorlieben bereits mit der Anmeldung und speichere alle Playlists am Vortag offline. So bist du nicht auf eine stabile Internetverbindung am Veranstaltungsort angewiesen.
• Lade Kopfhörer, Musikplayer und weiteres Equipment am Tag vor der Veranstaltung vollständig auf. Teste jeden Kanal mit einem Kopfhörer und halte Ersatzbatterien, Gaffer Tape und Kabelbinder griffbereit.
• Räume die Tanzfläche vor dem Eintreffen der Gäste vollständig frei und richte Garderobe, Sitzplätze und Buffet vorher ein. Kanalbeschilderung und ein Willkommensschild verhindern, dass du die Technik während des Einlasses erklären musst.

Häufige Fragen

Wie viele Kopfhörer brauche ich für eine Silent Disco?

Plane mindestens einen Kopfhörer pro angemeldeter Person und zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein. Bei 50 Gästen solltest du daher ungefähr 55 Kopfhörer einplanen, sofern der Verleih diese Menge anbietet.

Wie lange vorher muss ich eine Silent Disco organisieren?

Beginne idealerweise 4 bis 6 Wochen vorher mit Ort, Technik und Catering. Die endgültige Gästezahl, Essenswünsche und Musikkanäle solltest du spätestens 7 Tage vor dem Termin festlegen.

Wie viele Musikkanäle braucht eine Silent Disco?

Für eine private Veranstaltung reichen meist 2 bis 3 Kanäle mit unterschiedlichen Genres oder Playlists. Lege die Auswahl nach den gesammelten Musikvorlieben fest und teste jeden Kanal vor dem Einlass.

Was muss ich am Tag der Silent Disco prüfen?

Kontrolliere vor dem Einlass Stromversorgung, Sender, Mischpult, Musikplayer und den Ladezustand aller Kopfhörer. Plane dafür mindestens 60 Minuten ein und prüfe zusätzlich Tanzfläche, Garderobe, Buffet sowie die Kanalbeschilderung.

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