Checklist para organizar una silent disco sin improvisar
Una silent disco necesita más coordinación que una fiesta con música convencional: hay que controlar auriculares, canales, listas de reproducción, horarios y carga del equipo. Empieza cerrando fecha, lugar y número de asistentes; después confirma el catering y las preferencias musicales. En los últimos días, guarda la música sin conexión y comprueba cada conexión y batería. Esta checklist reúne el orden práctico de preparación, desde las inscripciones hasta la apertura del espacio.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Confirmar fecha y ubicación
Reservar equipo de silent disco
Reservar el catering
Enviar invitaciones
2 personas
Abrir el formulario de inscripción
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Recopilar preferencias musicales
Determinar el número definitivo de invitados
Comunicar las cantidades de catering
Seleccionar géneros musicales
2 personas
Preparar las listas de reproducción
2 personas
Definir el programa y los horarios
Enviar información a los invitados
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Recoger el equipo
2 personas
Guardar las listas de reproducción sin conexión
Cargar el equipo
Clasificar las compras
2 personas
Abrir la ubicación
2 personas
Revisar el suelo y la entrada
2 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Despejar la pista de baile
2 personas
Montar el guardarropa
2 personas
Montar la zona de buffet y bar
3 personas
Colgar la decoración
2 personas
Instalar la iluminación
2 personas
Desembalar los auriculares
3 personas
Cargar y probar los auriculares
3 personas
Conectar los transmisores
2 personas
Probar los canales de música
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar los aperitivos
3 personas
Preparar la mesa de registro
2 personas
Evento
Dar la sesión de bienvenida
2 personas
Recibir a los invitados
3 personas
Repartir auriculares
3 personas
Explicar el uso de los auriculares
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Mantener el buffet ordenado
2 personas
Revisar los auriculares durante el evento
2 personas
Sustituir los headphones defectuosos
2 personas
Cambiar canales de música
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Anunciar la última ronda
Recoger los auriculares
3 personas
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Apagar el equipo
2 personas
Clasificar auriculares
3 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Retirar la decoración
2 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Limpiar el bar y el bufé
2 personas
Limpiar el suelo
2 personas
Comprobar el sanitario
Cerrar el recinto
2 personas
Devolver el equipo
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Registrar objetos perdidos
Comprobar las facturas de proveedores
Enviar mensaje de agradecimiento
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas altascant. 6
- Bancoscant. 6
- Sillascant. 30
- Percheroscant. 2
- Perchascant. 70
- Mesas de buffetcant. 3
Equipo
- Auriculares de silent discocant. 70
- Transmisores de audiocant. 3
- Mesa de mezclas
- Músicoscant. 3
- Estaciones de cargacant. 4
- Cables alargadorescant. 6
- Regletascant. 6
- Bridascant. 50
- Cinta gaffercant. 4
- Baterías de repuestocant. 20
Iluminación
- Barras de luz LEDcant. 6
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
- Trípodes de iluminacióncant. 4
Decoración
- Cartel de bienvenida
- Pegatinas para el canalcant. 3
- Decoración de mesacant. 8
Vajilla
- Vasos reutilizablescant. 100
- Copas de vino reutilizablescant. 50
- Platos reutilizablescant. 80
- Cubiertos reutilizablescant. 100
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Jarras de aguacant. 8
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 6
- Cubos de hielocant. 4
- Pinzascant. 6
- Cucharonescant. 6
- Abridores de botellascant. 4
- Sacacorchoscant. 2
- Acumuladores de fríocant. 20
Limpieza
- Papeleracant. 6
- Recogedor y escobacant. 2
- Escobacant. 2
- Fregonacant. 2
- Cuboscant. 2
- Guantes de limpiezacant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el número definitivo de invitados antes de comunicar las cantidades al catering. Hazlo al menos 5 días antes para poder ajustar comida, bebida, vasos, platos y cubiertos sin compras de última hora.
- Reserva el equipo de silent disco con varias semanas de margen y confirma cuántos auriculares, transmisores y estaciones de carga incluye. Calcula también quién recogerá el equipo y cuándo estará disponible para probarlo.
- Recoge las preferencias musicales junto con la inscripción y prepara las listas de reproducción por género. Guarda una copia sin conexión y prueba el cambio entre canales antes de que lleguen los invitados.
- Carga auriculares, transmisores y baterías de repuesto el mismo día del evento. Usa regletas, alargadores y cinta gaffer para mantener los cables sujetos y deja una estación de carga accesible durante la fiesta.
- Abre el lugar con tiempo para revisar la entrada y el suelo, despejar la pista y montar guardarropa, mesas y sillas. Comprueba además la previsión meteorológica y ten claro qué harás si parte del evento es al aire libre.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una silent disco?
- Empieza entre 4 y 6 semanas antes para reservar el equipo, confirmar el lugar y enviar las invitaciones. Cierra las inscripciones y el número definitivo de asistentes unos 5 días antes.
- ¿Cuántos auriculares necesito para una silent disco?
- Calcula un auricular por invitado confirmado y añade entre un 5 % y un 10 % de reserva. Para 50 personas, prepara entre 53 y 55 auriculares, siempre que el proveedor pueda cubrir esa cantidad.
- ¿Cuándo se prepara la música para una silent disco?
- Define los géneros y crea las listas de reproducción entre 7 y 10 días antes. Guarda todos los archivos sin conexión y haz una prueba completa de los canales y transmisores el día anterior.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar una silent disco?
- Reserva al menos 2 horas antes de la llegada de los invitados para colocar mesas, guardarropa, iluminación y equipo. Añade otros 30 minutos para comprobar conexiones, volumen, baterías y el funcionamiento de cada canal.
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