Organiser un salon sous tente sans rien oublier

Un salon sous tente demande plus qu’une réservation et quelques tables. Il faut coordonner les exposants, les inscriptions, l’accès au site et l’installation technique avant l’arrivée du public. Cette checklist vous aide à avancer dans l’ordre, depuis la fixation des horaires jusqu’au montage des structures. Elle attire aussi l’attention sur les points souvent réglés trop tard : alimentation électrique, signalétique, stationnement, météo et besoins alimentaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires
Réserver le lieu
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer les exposants
2 personnes
Envoyer les informations aux exposants
Créer le plan des stands
2 personnes
Recenser les points d’alimentation électrique
Élaborer l’itinéraire de stationnement
Déterminer l'itinéraire d'accès
Concevoir la signalétique
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste d’inscription
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Vérifier le matériel de la tente
2 personnes
Tester les rallonges
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les structures de tente
6 personnes
Fixer les toiles de tente
4 personnes
Vérifier les citernes du chapiteau
2 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Placer les numéros des stands
2 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Installer le comptoir d'information
2 personnes
Installer la table traiteur
2 personnes
Installer le comptoir de caisse
2 personnes
Installer le matériel de présentation
4 personnes
Installer les bannières et les drapeaux
3 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Vérifier les installations sanitaires
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les exposants
3 personnes
Enregistrer les exposants
2 personnes
Guider les exposants vers leurs stands
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Enregistrer les visiteurs
2 personnes
Présenter le programme
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Contrôler les glacières
Vider les poubelles
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
Soutenir les exposants
2 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Immortaliser les moments photo
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

Éteindre l’éclairage
2 personnes
Rassembler le matériel de présentation
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Nettoyer la table traiteur
2 personnes
Démonter les structures de tente
6 personnes
Rendre le terrain propre
3 personnes
Rapporter le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Ranger la décoration propre et sèche
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 24
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Ensembles de tables de bièreqté 6
Nappesqté 24
Portants à vêtementsqté 8
Caisses de rangementqté 20

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 10
Microphone à main
Enceinte Bluetoothqté 2
Terminal de paiement
Calculatricesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Tassesqté 40
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 8
Pains de glaceqté 30

Décoration

Panneaux numérotés des standsqté 30
Bannière de bienvenue
Guirlandes de fanionsqté 12
Bannièresqté 8
Badges nominatifsqté 120
Porte-badgesqté 120
Panneaux indicateursqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Serre-câblesqté 100

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantier LEDqté 6
Pilesqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 3
Raclettes de solqté 2
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20
Balais à mainqté 4
Balayette et pelleqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et les horaires au moins 8 à 12 semaines à l’avance, puis confirmez les exposants après réception des inscriptions. Demandez leurs besoins alimentaires et techniques avant de finaliser le plan des stands.
Dessinez le plan des stands avant de placer les tables pliantes, les tables hautes et les portants à vêtements. Vérifiez que chaque emplacement dispose d’un accès praticable et, si nécessaire, d’un point d’alimentation électrique.
Testez toutes les rallonges et multiprises au moins 48 heures avant l’ouverture. Comptez séparément les besoins des machines à café, bouilloires, éclairages, enceinte et terminal de paiement pour éviter de surcharger une seule prise.
Contrôlez les prévisions météo 72 heures puis 24 heures avant le salon. Vérifiez les toiles, les fixations et les structures de tente avant le montage, et prévoyez un itinéraire d’accès ainsi qu’un balisage visibles par tous les exposants.
Préparez les badges nominatifs, la liste d’inscription et la signalétique la veille. Remplissez les glacières, préparez le café et le thé, puis regroupez la vaisselle et le matériel de service par zone pour réduire les allers-retours le matin.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon sous tente ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, inviter les exposants, traiter les inscriptions, établir le plan des stands et confirmer les besoins techniques.
Quand faut-il vérifier la météo pour un salon sous tente ?: Faites une première vérification 72 heures avant, puis une dernière 24 heures avant l’ouverture. À ce moment-là, contrôlez aussi les toiles, les fixations, les structures et les conditions d’accès au site.
Quand faut-il tester les rallonges et les multiprises ?: Testez-les au moins 48 heures avant le salon, avec les appareils réellement utilisés. Notez l’emplacement des prises et répartissez les machines à café, bouilloires, lampes et équipements de paiement sur plusieurs circuits si possible.
Que faut-il préparer la veille d’un salon sous tente ?: Préparez les badges, la liste d’inscription, la signalétique, les glacières et la vaisselle la veille. Regroupez également les tables, chaises, caisses, appareils et accessoires par zone afin de commencer le montage sans chercher le matériel.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.