Checklist para organizar una feria de tiendas de campaña
Una feria de tiendas de campaña necesita más que reservar un espacio y colocar las carpas. Hay que coordinar a los expositores, distribuir 69 tareas y controlar 53 materiales para que el montaje avance sin bloqueos. Esta checklist te ayuda a ordenar el trabajo desde la fecha y las inscripciones hasta la señalización, el café y el cierre del recinto. También contempla detalles que suelen descubrirse demasiado tarde, como los puntos de corriente, el estacionamiento y la previsión meteorológica.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Fijar la fecha y las horas
Reservar el lugar
Invitar a los expositores
2 personas
Enviar invitaciones
2 personas
Gestionar inscripciones
2 personas
Recoger preferencias dietéticas
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
Enviar información a los expositores
Hacer el plano de los stands
2 personas
Inventariar los puntos de corriente
Planificar la ruta de estacionamiento
Determinar la ruta de acceso
Diseñar la señalización
Preparar acreditaciones
2 personas
Imprimir la lista de inscripciones
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Reunir los materiales
2 personas
Comprobar el material de la tienda
2 personas
Probar cables de extensión
2 personas
Llenar las neveras portátiles
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Cerrar el recinto
3 personas
Montar las estructuras de la carpa
6 personas
Fijar las lonas de la carpa
4 personas
Comprobar los tanques de la carpa
2 personas
Montar mesas
4 personas
Colocar las sillas
3 personas
Colocar números de stand
2 personas
Conectar la alimentación eléctrica
2 personas
Colgar la iluminación
3 personas
Montar el mostrador de información
2 personas
Montar la mesa de catering
2 personas
Montar la mesa de caja
2 personas
Colocar el material de presentación
4 personas
Colocar pancartas y banderas
3 personas
Colocar la señalización
2 personas
Comprobar las instalaciones de aseo
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
Recibir a los expositores
3 personas
Registrar a los expositores
2 personas
Guiar a los expositores hasta sus stands
2 personas
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
Registrar a los visitantes
2 personas
Presentar el programa
Servir café y té
2 personas
Servir aperitivos
2 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Comprobar las neveras portátiles
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
Reponer los baños
Apoyar a los expositores
2 personas
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
Capturar los momentos fotográficos
Informar a los últimos visitantes
2 personas
Registrar la salida de los expositores
2 personas
Seguimiento
Apagar la iluminación
2 personas
Reunir material de presentación
4 personas
Recoger mesas y sillas
4 personas
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Limpiar la mesa de catering
2 personas
Desmontar las estructuras de las tiendas
6 personas
Dejar el recinto limpio
3 personas
Devolver los materiales
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar el stock sobrante
2 personas
Guardar la decoración limpia y seca
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesas plegablescant. 24
- Mesas altascant. 6
- Sillas plegablescant. 80
- Mesas con bancoscant. 6
- Mantelescant. 24
- Percheroscant. 8
- Cajas de almacenamientocant. 20
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 6
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Lámparas recargablescant. 10
- Micrófono de mano
- Altavoz Bluetoothcant. 2
- Máquina de sellado
- Calculadorascant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Tazascant. 40
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Bandejas de serviciocant. 6
Cocina
- Termoscant. 6
- Jarras de aguacant. 8
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de pancant. 4
- Cucharonescant. 8
- Acumuladores de fríocant. 30
Decoración
- Carteles con número de standcant. 30
- Banner de bienvenida
- Guirnaldascant. 12
- Bannerscant. 8
- Credencialescant. 120
- Portabadgescant. 120
- Carteles direccionalescant. 12
- Pizarrascant. 8
- Cuerdacant. 4
- Bridascant. 200
- Bridascant. 100
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 8
- Focos LED de obracant. 6
- Bateríascant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 10
- Sets de escobacant. 3
- Limpiacristalescant. 2
- Cuboscant. 4
- Paños de limpiezacant. 20
- Escobas de manocant. 4
- Recogedor y escobacant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el horario y el lugar antes de invitar a los expositores. Deja al menos 2 semanas para recibir inscripciones y preferencias dietéticas, y envía después la información logística a cada participante.
- Haz el plano de los stands antes de preparar las mesas y las carpas. Reserva pasillos claros y comprueba cuántos puntos de corriente hay; prueba los cables alargadores y las regletas antes del día del evento.
- Confirma el acceso y el estacionamiento con indicaciones sencillas para los expositores. Coloca la señalización y prepara las acreditaciones y la lista de inscripciones antes de abrir el recinto.
- Revisa las carpas y sus lonas el día anterior, no durante el montaje. Prepara también mesas plegables, mesas altas, sillas, percheros y cajas de almacenamiento según la distribución del plano.
- Calcula las bebidas calientes para toda la jornada y llena las neveras portátiles antes de que lleguen los visitantes. Deja preparados café, té, agua, vasos, tazas y bandejas, y asigna tiempo suficiente para desmontar y cerrar el recinto.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de tiendas de campaña?
- Empieza al menos 4 semanas antes. Reserva el lugar y fija la fecha al principio, invita después a los expositores y deja los últimos 2 o 3 días para confirmar el plano, el material, el tiempo y el montaje.
- ¿Cuándo hay que hacer el plano de los stands?
- Hazlo entre 1 y 2 semanas antes, cuando ya conozcas los expositores inscritos y sus necesidades. Comprueba después los pasillos, las entradas, el estacionamiento y los puntos de corriente antes de colocar las carpas.
- ¿Qué se revisa el día anterior a una feria de tiendas de campaña?
- Comprueba las estructuras y las lonas de todas las carpas, prueba los cables alargadores y reúne el material de montaje. También conviene imprimir la lista de inscripciones, preparar las acreditaciones y revisar el pronóstico del tiempo.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar y desmontar las carpas?
- Reserva como mínimo 2 horas para montar las estructuras, fijar las lonas y colocar las mesas y sillas. Planifica al menos 1 hora adicional para recoger el material, desmontar las carpas y cerrar el recinto.
Empieza este plan en Lizzt
Todas las tareas y artículos de esta página, listos en tu propio evento. Invita a gente, repartid el trabajo y mira quién ha hecho qué.
Organiza este evento gratis con Lizzt¡Organiza gratis e invita a tus contactos!