LizztLIZZT
deLanguage — Deutsch

Zeltmesse organisieren: Checkliste für Planung und Aufbau

Eine Zeltmesse steht und fällt mit einem klaren Ablauf: Erst legst du Termin, Gelände und Aussteller fest, danach planst du Wege, Strom und Standflächen. Spätestens einige Tage vorher müssen Anmeldungen, Namensschilder, Beschilderung und die Ausrüstung vollständig sein. Am Veranstaltungstag zählen ein wetterfester Aufbau, getestete Verlängerungskabel und ein erreichbarer Eingangsbereich. Diese Checkliste führt dich von der ersten Reservierung bis zum fertigen Messegelände.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • Datum und Uhrzeiten festlegen

  • Location reservieren

  • Standbetreiber einladen

    2 Personen

  • Einladungen verschicken

    2 Personen

  • Anmeldungen bearbeiten

    2 Personen

  • Ernährungswünsche erfassen

  • Standbetreiber bestätigen

    2 Personen

  • Informationen für Aussteller senden

  • Standplan erstellen

    2 Personen

  • Stromanschlüsse erfassen

  • Parkroute ausarbeiten

  • Zugangsweg festlegen

  • Beschilderung entwerfen

  • Namensschilder vorbereiten

    2 Personen

  • Anmeldeliste ausdrucken

  • Wettervorhersage prüfen

  • Einkaufen gehen

    2 Personen

  • Materialien zusammenstellen

    2 Personen

  • Zeltmaterialien kontrollieren

    2 Personen

  • Verlängerungskabel testen

    2 Personen

  • Kühlboxen füllen

    2 Personen

  • Kaffee und Tee bereitstellen

    2 Personen

  • Gelände absperren

    3 Personen

  • Zeltkonstruktionen aufbauen

    6 Personen

  • Zelttücher befestigen

    4 Personen

  • Zeltanker kontrollieren

    2 Personen

  • Tische aufstellen

    4 Personen

  • Stühle aufstellen

    3 Personen

  • Standnummern anbringen

    2 Personen

  • Stromversorgung anschließen

    2 Personen

  • Beleuchtung aufhängen

    3 Personen

  • Informationsstand einrichten

    2 Personen

  • Cateringtisch einrichten

    2 Personen

  • Kassentisch einrichten

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial aufstellen

    4 Personen

  • Banner und Fahnen aufstellen

    3 Personen

  • Beschilderung anbringen

    2 Personen

  • Toilettenanlagen prüfen

  • Müllstationen aufstellen

    2 Personen

  • Sicherheitskontrolle durchführen

    2 Personen

Event

  • Aussteller empfangen

    3 Personen

  • Standbetreiber registrieren

    2 Personen

  • Aussteller zu den Ständen begleiten

    2 Personen

  • Besucher begrüßen

    3 Personen

  • Besucher registrieren

    2 Personen

  • Programm vorstellen

  • Kaffee und Tee servieren

    2 Personen

  • Snacks servieren

    2 Personen

  • Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • Kühlboxen kontrollieren

  • Mülleimer leeren

    2 Personen

  • Toiletten auffüllen

  • Standbetreiber unterstützen

    2 Personen

  • Besucherfragen beantworten

    2 Personen

  • Fotomomente festhalten

  • Letzte Besucher informieren

    2 Personen

  • Standbetreiber auschecken

    2 Personen

Nachbereitung

  • Beleuchtung ausschalten

    2 Personen

  • Präsentationsmaterial sammeln

    4 Personen

  • Tische und Stühle aufräumen

    4 Personen

  • Abfall sammeln

    3 Personen

  • Geschirr abwaschen

    2 Personen

  • Cateringtisch reinigen

    2 Personen

  • Zeltkonstruktionen abbauen

    6 Personen

  • Gelände sauber übergeben

    3 Personen

  • Materialien zurückbringen

    2 Personen

  • Geliehene Sachen zurückgeben

    2 Personen

  • Übrig gebliebenes Material verstauen

    2 Personen

  • Dekoration sauber und trocken aufbewahren

    2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • PartyzelteAnz. 4
  • KlappischeAnz. 24
  • StehtischeAnz. 6
  • KlappstühleAnz. 80
  • BiertischgarniturenAnz. 6
  • TischdeckenAnz. 24
  • KleiderständerAnz. 8
  • AufbewahrungsboxenAnz. 20

Ausstattung

  • KaffeemaschinenAnz. 3
  • WasserkocherAnz. 3
  • KühlboxenAnz. 6
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • VerlängerungskabelAnz. 8
  • Wiederaufladbare LampenAnz. 10
  • Handmikrofon
  • Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
  • Kartenterminal
  • TaschenrechnerAnz. 2

Geschirr

  • KaffeetassenAnz. 80
  • GläserAnz. 120
  • TassenAnz. 40
  • TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 12
  • ServiertablettsAnz. 6

Küche

  • ThermoskannenAnz. 6
  • WasserkannenAnz. 8
  • SchneidebretterAnz. 4
  • BrotmesserAnz. 4
  • ServierlöffelAnz. 8
  • KühlelementeAnz. 30

Dekoration

  • StandnummernschilderAnz. 30
  • Willkommensbanner
  • WimpelkettenAnz. 12
  • BannerAnz. 8
  • NamensschilderAnz. 120
  • BadgehalterAnz. 120
  • WegweiserAnz. 12
  • KreidetafelnAnz. 8
  • SeilAnz. 4
  • KabelbinderAnz. 200
  • KabelbinderAnz. 100

Beleuchtung

  • LichterkettenAnz. 8
  • LED-BaustrahlerAnz. 6
  • BatterienAnz. 24

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 10
  • BesensetsAnz. 3
  • BodenabzieherAnz. 2
  • EimerAnz. 4
  • PutzlappenAnz. 20
  • HandfegerAnz. 4
  • Handfeger und KehrblechAnz. 4

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Plane die Standaufteilung mindestens 7 Tage vor der Messe und markiere auf dem Lageplan auch Strompunkte, Zufahrt und Eingangsbereich. So erkennst du früh, ob Kabel, Wege oder Verkaufsflächen kollidieren.
  • Schicke den Ausstellern ihre Informationen spätestens 5 Tage vorher. Füge Ankunftszeit, Parkplatz, Standnummer, Aufbauhinweise und eine Kontaktmöglichkeit für Rückfragen hinzu.
  • Prüfe Wettervorhersage und Zeltmaterialien 48 Stunden vor dem Termin. Bei Regen oder Wind brauchst du einen klaren Aufbauplan, trockene Aufbewahrung für Unterlagen und ausreichend befestigte Zeltflächen.
  • Teste Verlängerungskabel, Steckdosenleisten, Kaffeemaschinen und Wasserkocher am Vortag. Rechne pro aktivem Strombereich mit einer eigenen geprüften Leitung und vermeide lose Kabel in Besucherwegen.
  • Bereite Anmeldung, Namensschilder und Wegweiser am Vorabend vollständig vor. Stelle außerdem Kaffee, Tee, Tassen, Gläser und Wasser so bereit, dass die Ausgabe in den ersten 30 Minuten ohne Suchen funktioniert.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Zeltmesse organisieren?
Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Gelände und Ausstellerliste. Die endgültige Standplanung und Teilnehmerbestätigung sollten spätestens 7 Tage vor der Messe abgeschlossen sein.
Was muss man für eine Zeltmesse an Strom einplanen?
Erfasse mindestens 2 Wochen vorher alle Strombedarfe der Aussteller und markiere die Anschlüsse im Lageplan. Teste Kabel und Steckdosenleisten am Vortag und halte Besucherwege vollständig frei.
Wann sollte der Aufbau einer Zeltmesse beginnen?
Plane den Aufbau mindestens 3 bis 5 Stunden vor dem Einlass ein. Zelte, Tische und Beschilderung brauchen zuerst Platz; danach folgen Stromprüfung, Standkontrolle und die Vorbereitung von Kaffee und Getränken.
Wie viele Sitzplätze braucht eine Zeltmesse?
Lege die Zahl nach dem erwarteten Aufenthalt fest: Für etwa ein Drittel der gleichzeitig anwesenden Besucher reichen Sitzplätze, ergänzt durch Stehtische. Prüfe die Menge spätestens bei der finalen Aussteller- und Besucherplanung 7 Tage vorher.

Ähnliche Pläne

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Kostenlos organisieren und deine Kontakte einladen!