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Organiser un salon maritime sans rien oublier

Un salon maritime demande une coordination précise entre les exposants, l’accueil du public et la logistique sur place. Cette checklist de 68 tâches et 52 fournitures t’aide à avancer dans le bon ordre, de la fixation de la date au démontage. Tu y trouveras les points souvent réglés trop tard : répartition des stands, besoins alimentaires, badges, autorisations, branchements électriques et café. Prévois aussi des consignes écrites pour que chaque exposant sache où s’installer et quoi apporter.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

  • Fixer la date du salon

    2 personnes

  • Définir le profil des participants

    2 personnes

  • Créer le plan du salon

    2 personnes

  • Contacter les exposants

    2 personnes

  • Publier le formulaire d'inscription

  • Envoyer les invitations

    2 personnes

  • Diffuser l’affiche promotionnelle

    2 personnes

  • Traiter les inscriptions

    2 personnes

  • Confirmer les exposants

    2 personnes

  • Recueillir les besoins alimentaires

  • Envoyer la répartition des stands

  • Préparer les badges nominatifs

    2 personnes

  • Élaborer le programme

    2 personnes

  • Concevoir la signalétique

  • Créer des panneaux d’information

    2 personnes

  • Faire réaliser les imprimés

  • Réserver le catering

  • Prévoir le service de café

  • Réserver des tables et des chaises

  • Réserver des installations de réfrigération

  • Vérifier les autorisations

  • Vérifier les informations d'assurance

  • Imprimer la liste de contacts

  • Envoyer les instructions aux exposants

  • Vérifier la liste des courses

    2 personnes

  • Faire les courses

    2 personnes

  • Refroidir les boissons

    2 personnes

  • Trier les badges nominatifs

    2 personnes

  • Préparer le matériel

    3 personnes

  • Contrôler le hall d’exposition

    2 personnes

  • Installer les tables

    4 personnes

  • Installer les chaises

    3 personnes

  • Apposer les numéros de stand

    2 personnes

  • Installer la signalétique

    2 personnes

  • Installer le comptoir d’inscription

    2 personnes

  • Installer la table traiteur

    2 personnes

  • Préparer le café et le thé

    2 personnes

Événement

  • Accueillir les exposants

    3 personnes

  • Orienter les exposants vers leurs stands

    2 personnes

  • Tenir le bureau d’inscription

    2 personnes

  • Enregistrer les visiteurs

    2 personnes

  • Distribuer le programme

  • Informer les visiteurs

    2 personnes

  • Soutenir les exposants

    2 personnes

  • Servir le café et le thé

    2 personnes

  • Réapprovisionner les boissons

    2 personnes

  • Ravitaillement des amuse-bouches

    2 personnes

  • Vider les poubelles

    2 personnes

  • Vérifier les toilettes

  • Vérifier les stocks

  • Réapprovisionner l’espace pause

  • Servir le catering du soir

    3 personnes

  • Informer les derniers visiteurs

    2 personnes

  • Faire le check-out des exposants

    2 personnes

  • Rassembler les objets perdus

Suivi

  • Démonter les matériaux du stand

    4 personnes

  • Ranger les tables et les chaises

    4 personnes

  • Retirer la décoration

    2 personnes

  • Rassembler les déchets

    3 personnes

  • Faire la vaisselle

    2 personnes

  • Nettoyer l’espace de restauration

    2 personnes

  • Nettoyer le hall d'exposition

    3 personnes

  • Vérifier le matériel

    2 personnes

  • Rendre les articles empruntés

    2 personnes

  • Ranger la nourriture restante du catering

    2 personnes

  • Enregistrer les objets trouvés

  • Remercier les exposants

  • Envoyer l’e-mail aux visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

  • Comptoirs du salonqté 3
  • Tables de standqté 24
  • Chaises pliantesqté 80
  • Tabourets de barqté 12
  • Nappesqté 30
  • Présentoirs à dépliantsqté 12
  • Poubellesqté 10

Équipement

  • Ordinateurs portablesqté 3
  • Tablettesqté 3
  • Terminaux de paiementqté 3
  • Rallongesqté 12
  • Multiprisesqté 12
  • Chargeurs USBqté 8
  • Batteries externesqté 6
  • Microphones mainqté 2
  • Écrans de présentationqté 2
  • Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
  • Rallonges à enrouleurqté 4

Vaisselle

  • Gobelets réutilisablesqté 150
  • Tasses à caféqté 100
  • Plateauxqté 100
  • Assiettesqté 120
  • Couvertsqté 120
  • Plateaux de serviceqté 20
  • Cuillères de serviceqté 20

Cuisine

  • Machines à caféqté 3
  • Bouilloiresqté 3
  • Thermosqté 8
  • Glacièresqté 6
  • Bacs à glaçonsqté 8
  • Planches à découperqté 4
  • Couteaux à painqté 4
  • Plateauxqté 8
  • Tapis rafraîchissantsqté 12

Décoration

  • Drapeaux maritimesqté 12
  • Guirlandes de fanionsqté 8
  • Cordes décorativesqté 6
  • Décorations de roue de bateauqté 4
  • Décorations d’ancreqté 6
  • Décorations de tableqté 24
  • Panneaux numérotés des standsqté 30
  • Panneaux d'informationqté 10

Éclairage

  • Guirlandes lumineuses LEDqté 10
  • Lampes de travail LEDqté 8
  • Lampes à pilesqté 6

Nettoyage

  • Aspirateur
  • Sets de balaiqté 3
  • Serpillièresqté 3
  • Seauxqté 3
  • Chiffons microfibresqté 20
  • Gants de nettoyageqté 12

Catering

  • Courses

Conseils

  • Commence par fixer la date et le profil des participants, puis dessine le plan du salon avant de contacter les exposants. Leur attribuer un emplacement après les inscriptions complique vite la circulation et les besoins électriques.
  • Envoie les invitations et le formulaire d’inscription au moins 6 à 8 semaines avant le salon. Demande dès ce moment les besoins alimentaires, le matériel utilisé et les contraintes de branchement de chaque exposant.
  • Finalise la répartition des stands 10 à 14 jours avant l’ouverture et transmets-la avec les horaires d’installation. Indique clairement les comptoirs, tables, chaises, prises disponibles et zones de stockage.
  • Prépare les badges, le programme et la signalétique au moins 5 jours avant l’événement. Garde une marge pour corriger un nom, un changement d’exposant ou une information imprimée erronée.
  • Pour le café, prévois une machine ou un thermos pour environ 25 à 30 personnes et vérifie les rallonges, multiprises et chargeurs avant l’installation. Les terminaux de paiement, écrans et microphones doivent aussi être testés sur place, pas seulement à la maison.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon maritime ?
Commence idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Cela laisse le temps de définir le programme, contacter les exposants, publier les inscriptions, vérifier les autorisations et réserver le catering ainsi que le mobilier.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?
Confirme les exposants environ 3 semaines avant le salon, puis envoie la répartition des stands 10 à 14 jours avant. Demande une confirmation finale au plus tard 7 jours avant l’installation.
Combien de badges et de programmes imprimer pour un salon maritime ?
Imprime un badge par exposant, intervenant et membre de l’équipe, puis ajoute 5 à 10 % de réserve. Pour les programmes, prévois le nombre attendu de visiteurs plus 10 %, surtout si l’entrée est libre.
Que vérifier la veille d’un salon maritime ?
La veille, vérifie les autorisations, l’assurance, le plan des stands, les contacts, les branchements et le matériel de paiement. Prépare aussi les badges, la signalétique, les gobelets, les tasses et les fournitures de café dans des caisses séparées.

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